Utgångsläge och mål

Som en av Österrikes ledande leverantörer av energi- och infrastrukturtjänster är Salzburg AG en viktig drivkraft för livskvaliteten och den ekonomiska styrkan i hela regionen. Parallellt med den kontinuerliga utbyggnaden av framtidsinriktad infrastruktur har företaget också utvecklat ambitionen att ytterligare modernisera interna processer på ett målinriktat sätt och skapa nya digitala tjänster för kunderna.

En e-signaturlösning från en amerikansk leverantör användes redan, men i det dagliga arbetet blev det uppenbart att det fanns ytterligare potential för mer flexibilitet, enklare processer, maximal rättssäkerhet i ett europeiskt sammanhang och en mer hållbar och transparent kostnadsmodell. Samtidigt fanns det en önskan om att möjliggöra helt nya digitala användningsområden inom kundtjänsten – till exempel genom end-to-end-processer utan medieavbrott, som den efterföljande implementeringen av Fastlane.

Varför sproof?

• Bort från amerikansk programvara: Beslutet till förmån för sproof var ett tydligt ställningstagande för Europas digitala suveränitet.
  
  
• Massiva kostnadsbesparingar: Bytet minskade drastiskt de avsevärda licenskostnaderna för det gamla systemet och gjorde det möjligt att använda budgeten mer effektivt.
  
  
• Hållbarhet som mått: Sedan Salzburg AG bytte till den europeiska plattformen sproof har man redan sparat över 250 000 pappersark per år tack vare lagliga digitala signaturer. Med den nya behandlingen av SEPA-autogiromedgivanden via sproof Fastlane multipliceras denna effekt nu massivt: företaget har potential att spara över en miljon pappersark i framtiden.
  
  
• Agil utveckling: Tack vare ett nära samarbete i ögonhöjd kunde skräddarsydda backlogs och API-anslutningar (t.ex. till SAP CRM) implementeras på rekordtid.

Förändringen: digital suveränitet i stället för USA-beroende

Trots att företaget redan använde en e-signaturlösning från en stor amerikansk leverantör stötte de ansvariga på stora hinder i praktiken. Strukturerna för bevissäkring, datalagring utanför Europa och framför allt de “horribla licenskostnaderna” passade inte längre in i den långsiktiga strategin.

Efter en intensiv marknadsundersökning bestämde sig Salzburg AG för sproof, en europeisk plattform för digitala signaturer och identitetsverifiering från Österrike, som utvecklats som ett kraftfullt alternativ till amerikanska leverantörer. Flera faktorer var avgörande:

1. Digital suveränitet: Full efterlevnad av GDPR och datalagring inom Europa uppfyller de höga kraven på dataskydd, efterlevnad och långsiktig digital suveränitet.
   
   
2. Maximal rättssäkerhet: Med kvalificerade elektroniska signaturer (QES) erbjuder sproof den nödvändiga rättssäkerheten för alla typer av avtal och lagstadgade krav i den europeiska miljön.
   
   
3. Flexibilitet & smidighet: Förmågan att implementera individuella krav (t.ex. API-anslutningar till SAP CRM) snabbt och i ögonhöjd.
   
   
4. Transparent och hållbar kostnadsmodell: Jämfört med tidigare lösningar imponerade sproof med en transparent, skalbar kostnadsmodell som ger långsiktig planeringssäkerhet.
   
   
5. Fokus på kundresan: Låga inträdesbarriärer – kunder kan underteckna dokument utan att registrera sig, vilket ökar antalet slutförda dokument och förbättrar kundupplevelsen.
   
   
6. Certifierad informationssäkerhet: ISO 27001-certifiering understryker sproofs höga standarder för informationssäkerhet och säkerställer efterlevnad av internationellt erkända säkerhetsstandarder.
   
   
7. Roll- och rättighetshantering: Ett fint graderat roll- och behörighetskoncept möjliggör säker kontroll av åtkomst, ansvar och godkännandeprocesser – vilket är viktigt för användning i komplexa företags- och gruppstrukturer.

“Det är alltid trevligt att kunna säga: Vi har en europeisk stabilitet med oss, där vi är rättssäkra. Det hjälper oss enormt mycket i revisionsfrågor.” – Markus Schmidt, IT-chef och CIO, Salzburg AG

Snabb SaaS-implementering och sömlös API-integration

Den tekniska implementeringen av sproof gick smidigt. Som en SaaS-lösning aktiverades plattformen snabbt och integrerades gradvis i befintliga processer. Kraven prioriterades vid regelbundna samordningsmöten och implementerades i en gemensam backlog. Integrationen i centrala system som SAP CRM skedde via API-anslutningen, vilket gjorde att signaturprocesserna kunde kartläggas helt digitalt och automatiskt.

“Vi insåg snabbt att sproof kunde genomföra de nödvändiga systemförändringarna mycket snabbt. De hade alltid ett öppet öra för våra behov – och det var den avgörande faktorn i vårt beslut.” – Roman Wallinger, chef för IT-säkerhet och styrning

Användningsfall: sproof Fastlane inom kundservice

Det papperslösa SEPA-autogiromedgivandet är en verklig milstolpe i samarbetet. Den integrerade sproof Fastlane möjliggör ett sömlöst arbetsflöde: kunderna skannar koden på fakturan, fyller i medgivandet digitalt och signerar det i samma steg. Den avgörande fördelen: ingen inloggning eller registrering krävs.

Digitalisering av SEPA-autogiromedgivandet

1. Hybridåtkomst: Kunderna kan få tillgång till det digitala dokumentet direkt via en QR-kod på pappersfakturor eller en hyperlänk i e-postmeddelanden.
   
   
2. Felfri komplettering: Uppgifter som IBAN valideras redan vid inmatningen. Detta sparar tråkiga omarbetningar i backoffice.
   
   
3. Sömlös integration: Det undertecknade dokumentet lagras automatiskt i CRM-systemet och bankuppgifterna uppdateras direkt i SAP-systemet.
   
   
4. Fullständig varumärkesprofilering: För att stärka kundernas förtroende sker all kommunikation (e-post, certifikat) i Salzburg AG:s företagsdesign.

“Fastlane-projektet är en idealisk plan för framtida tillämpningar. Tillhandahållandet av de digitala SEPA-formulären ger redan nu våra kunder ett enormt mervärde, eftersom de kan godkänna sina autogireringar enkelt och utan komplikationer.” – Thomas Oberdorfer, chef för kundtjänst, Salzburg AG

Mervärde för Salzburg AG och kunderna

• En digital kundresa från början till slut
  
• Betydande tids- och kostnadsbesparingar i backoffice
  
• Eliminering av kostnader för scanning, utskrift och efterbearbetning
  
• Minskning av fel genom verifierad datainmatning
  
• Komplett varumärkesprofilering av Salzburg AG:s utseende och känsla

“Vi talar om en dimension på över 250.000 sidor per år som vi sparar genom att digitalisera med sproof.” – Christian Perner, IT-processledare, Salzburg AG

Framtidsutsikter: Resan fortsätter

Salzburg AG planerar redan att utöka Fastlanes framgångar till att omfatta all kundkommunikation – från tariffändringar till nya avtal. Integrationen av EUDI Wallet – via sproof Ident – för verifiering av digital identitet (särskilt inom telekomsektorn) finns också på färdplanen för att göra kundresan ännu säkrare och enklare.