Det råder fortfarande förvirring: olika, ofta mycket snarlika, begrepp som skriftlig form, skriftlig form, formfrihet, handskriven form skapar förvirring när det gäller hanteringen av avtal. Därför använder man sig tyvärr fortfarande ofta av penna, papper och besvärliga postvägar när något ska skrivas under.

I den här artikeln förklarar vi för vilka användningsfall den digitala signaturen är 100% juridiskt giltig och det högsta bevisvärdet och spårbarheten kan garanteras. Liten “spoiler”: Det finns bara mycket få undantagsfall där den elektroniska signaturen inte är tillåten. Annars “trumfar” den digitala signaturprocessen den analoga signaturen i alla fall på grund av teknisk oförfalskbarhet och det högsta bevisvärdet.

En överblick

Endast ett fåtal avtalsformer är undantagna från elektroniska signaturer enligt nationell lagstiftning.

…alla andra avtal kan signeras digitalt med juridisk giltighet. Tre standarder regleras i den EU-omfattande eIDAS-förordningen.

De flesta avtal omfattas av formfrihet. De avtalsslutande parterna kan själva välja standard för (digital) signatur.

Om nationell lagstiftning kräver skriftlig form kan den kvalificerade elektroniska signaturen ersätta den handskrivna signaturen till 100%.

Utöver de rättsliga ramvillkoren är valet av standard för digital signatur föremål för en individuell bedömning av valfria risker beroende på ansvarsrisk och avtalsvolym.

Vad är avtalens funktion?

I princip är det uppenbart: genom att underteckna ett avtal samtycker alla berörda parter till de villkor och skyldigheter som anges i avtalet. Genom att ett avtal ingås säkerställs att alla avtalsparter fullgör sina skyldigheter och att deras rättigheter och intressen skyddas. Dessutom kan ett undertecknat dokument fungera som bevis i händelse av en konflikt och hjälpa till att stå upp i domstol. Det mest effektiva sättet att slutföra avtal är att göra det digitalt.

Analogt eller digitalt: Vad innebär formfriheten för avtal?

I europeiska länder är avtal i allmänhet giltiga utan föreskriven form. Det finns därför inga bestämmelser om på vilket sätt avtal måste undertecknas. Exempelvis är elektronisk, skriftlig eller till och med muntlig form tillåten (jfr § 883 ABG). I slutändan kan de avtalsslutande parterna själva komma överens om en viss typ av signatur.

“I Österrike och Tyskland gäller den civilrättsliga principen om formfrihet. Detta innebär att digitala signaturer redan ersätter papper och penna i många fall.”

Dr Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Även om det inte finns några rättsliga krav på hur man undertecknar avtal utan ett formulär, rekommenderas försiktighet för många affärsändamål! Det vore ett misstag att underteckna viktiga avtal som inte omfattas av några formella krav med en låg standard för elektroniska signaturer. Om det finns avtal med höga förhandlingssummor eller en hög ansvarsrisk bör en hög standard för digitala signaturer definitivt användas.

Vissa avtal kräver skriftlig form enligt lag

För vissa typer av avtal är det särskilt viktigt att skydda en av avtalsparterna, och därför krävs det enligt lag en skriftlig form. I juridiska termer kallas detta för den skriftliga formen. För att uppfylla kravet på skriftlig form eller skriftlig form krävs enligt lag en handskriven underskrift av båda avtalsparterna. I Österrike regleras den skriftliga formen i § 886 ABGB, i Tyskland i § 126 stycke 1 BGB.

Här är de goda nyheterna som är förankrade i lagen: Enligt § 126a i den tyska civillagen (BGB) kan den lagstadgade skriftliga formen ersättas av den elektroniska formen, om inte annat föreskrivs i lag. I allmänhet reglerar eIDAS-förordningen, som har varit i kraft i hela Europa sedan 2016, de tekniska och innehållsmässiga kraven för e-signaturer och har företräde framför nationella lagar.

Om “skriftlig form” krävs specifikt kan den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) användas för juridiskt korrekt signering.

Det är därför viktigt att förstå att termerna “skriftlig form” eller “skriftlig form”, som tenderar att innebära handskrift och papper, inte på något sätt utesluter digitala metoder. Den digitala signaturen kan vara 100% likvärdig med “handskrift”.

Wills & Co. I sällsynta fall är endast en “våt signatur” tillräcklig

En handskriven signatur krävs endast för ingående av avtal och undertecknande av handlingar om detta uttryckligen (!) föreskrivs i en lagbestämmelse eller en avtalsbestämmelse mellan parterna.

Förutom vissa arvsrättsliga dokument som testamenten (som till och med måste vara handskrivna) och vissa andra notariella handlingar finns det några framträdande exempel på dokumenttyper inom just HR-sektorn som enligt lag endast får undertecknas för hand.

Ett exempel är uppsägning av anställningsförhållanden genom uppsägning eller hävningsavtal enligt tysk (!) lag (§ 623 BGB). Här kan ingen form av e-signatur ersätta den skriftliga formen, eftersom den elektroniska formen uttryckligen är utesluten enligt lag i enlighet med § 623 BGB.

Ett stort bakslag i den tyska digitaliseringspolitiken har nyligen varit föremål för en kontroversiell diskussion i många medier. Sedan 1995 har arbetsgivare i Tyskland varit tvungna att dokumentera de viktigaste avtalsvillkoren skriftligen och överlämna dem till arbetstagaren för underskrift i enlighet med den tyska bevislagen (NachwG): Nedteckning av de viktigaste anställningsvillkoren (§ 2 NachwG). Även om EU-direktivet (eIDAS-förordningen) tillåter elektronisk överföring, är det inte tillåtet i Tyskland att tillhandahålla bevis på de väsentliga avtalsvillkoren i elektronisk form. Inte ens en kvalificerad elektronisk signatur uppfyller kraven i verifieringslagen.

Vår personliga bedömning: Det är bara en tidsfråga innan de nödvändiga offensiverna för digitalisering, särskilt inom HR, också kommer att ha en positiv inverkan på lagstiftningen och bevislagen kommer också att ändras igen mycket snart.

Även för detta specialfall finns det dessutom redan “lösningar” för att minimera mängden papper och tid som krävs och hålla medieavbrotten på ett minimum. Detta fungerar till exempel tack vare tilläggsdokument som undertecknas i analog form i enlighet med lagen, men en digital kopia hanteras och lagras ändå centralt i det digitala arkivet.

Helt riskfritt: signera digitalt och i enlighet med de formella krav som ställs

Oavsett om det är analogt eller digitalt så är det i första hand den nationella lagstiftningen som reglerar om och hur ett avtal omfattas av formkrav. När du väl har fått en överblick över detta och bestämt dig för den digitala, tidsbesparande vägen, gäller eIDAS-förordningen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) som ett giltigt ramverk i alla EU/EES-medlemsländer. Denna rättsliga ram bör driva på den digitala omvandlingen i hela Europa, möjliggöra affärsprocesser utan medieavbrott och underlätta säkra elektroniska processer mellan 28 enskilda marknader.

En stor del av eIDAS reglerar frågor om säker digital identitet och säkra elektroniska signaturer. Så om, som nämnts ovan, en elektronisk signatur inte uttryckligen utesluts av nationell lagstiftning kan avtal undertecknas i enlighet med eIDAS-riktlinjerna. Förordningen skiljer i princip mellan tre typer av elektroniska signaturer: enkla, avancerade och kvalificerade.

Det är viktigt för alla företagare att ha en god överblick över avtalsprocesserna i företaget för att kunna avgöra vilken signaturstandard som är den rätta för vilken avtalsprocess.

För mer information rekommenderar vi att du läser vår översiktsartikel om signaturstandarder. I kombination med denna artikel kommer du att kunna bestämma vilka av dina avtal du ska underteckna med vilken standard.

Här är ett vanligt praktiskt exempel på en underskrift som inte är juridiskt giltig:

Exempel på e-post: Beslut som verkställs som text i ett e-postmeddelande måste vara skriftliga för att vara juridiskt giltiga. Det innebär att en skriftlig underskrift måste finnas från alla parter i avtalet. Här är det ofta så att digitala signaturer är otillräckliga. Följande förfaranden är inte juridiskt giltiga:

• Skriv ut, signera, skanna igen, skicka (mediaavbrott)
  
• Placera en bild av en signatur på e-postdokumentet (enkel elektronisk signatur)

Endast den kvalificerade elektroniska signaturen skulle vara den juridiskt giltiga metoden i det här fallet.

Slutsats

Trots alla digitaliseringsoffensiver och nya metoder för att göra affärer papperslöst är vi övertygade om att underskriften alltid kommer att vara en viktig del av beslut och godkännanden av alla slag. Det är därför en förutsättning, särskilt inom den professionella sektorn, att veta att säkerhet och överensstämmelse garanteras.

Det är här styrkan hos plattformar för digitala signaturer som sproof sign kommer in i bilden: de tekniskt komplexa processerna hanteras i bakgrunden. Du behöver till exempel bara identifiera dig en gång för den kvalificerade elektroniska signaturen. Plattformen guidar dig genom den 10 minuter långa processen.

Exkurs: Vad är funktionen för en signatur?

Signering av ett certifikat uppfyller funktionen för vidmakthållande, vilket säkerställer att deklarationen är permanent och läsligt dokumenterad och kan granskas vid ett senare tillfälle.

Identitets- och verifieringsfunktionen innebär att namnets personliga signatur kan användas för att skapa en länk till undertecknaren. Denna koppling kan verifieras genom att jämföra signaturen.

Äkthetsbekräftelsens funktion är att med hjälp av en underskrift säkerställa att deklarationen härrör från den person som undertecknar den och att detta också kan fastställas med bindande verkan vid en senare tidpunkt.

En handskriven namnteckning har en bevisfunktion. Ett dokument som är undertecknat kan fungera som bevis för innehållet i en deklaration och vem som har gjort den. Jag kan inte fylla en bevisfunktion eftersom jag inte är ett matematiskt program.

En handskriven namntecknings varnande funktion är att den anger deklarationens rättsligt bindande karaktär och personliga ansvar. Undertecknaren skyddas därmed från att göra ogenomtänkta uttalanden.

Finaliseringsfunktionen utförs av en handskriven signatur, som fysiskt avslutar en deklaration. Det är viktigt att notera att endast den del av deklarationen som föregår underskriften och som inte innehåller några senare tillägg eller ändringar är giltig. Underskriften kan också användas för att skilja en deklaration från ett utkast.

Genom att använda kontrollfunktionen kan tredje part enkelt kontrollera innehållet i ett dokument eller en handling, vilket underlättas genom att motsvarande formella krav antas.

*Källor:
Digitalisering av underskrifter – WhitePaper
BachelorthesisKrämer