Še vedno obstaja zmeda: različni, pogosto zelo podobni izrazi, kot so pisna oblika, pisna oblika, svoboda oblike, rokopis, povzročajo zmedo pri obravnavi pogodb. Zato se ljudje žal še vedno pogosto zatekajo k pisalu, papirju in okornim poštnim kanalom, kadar je treba nekaj podpisati.

V tem članku pojasnjujemo, v katerih primerih uporabe je digitalni podpis 100-odstotno pravno veljaven ter je mogoče zagotoviti najvišjo dokazno vrednost in sledljivost. Majhen “spoiler”: Obstaja le zelo malo izjemnih primerov, v katerih elektronski podpis ni dovoljen. Sicer pa postopek digitalnega podpisa zaradi tehnične nezmotljivosti in najvišje dokazne vrednosti v vsakem primeru “premaga” analogni podpis.

Na prvi pogled

Nacionalna zakonodaja izključuje elektronsko podpisovanje le pri zelo malo pogodbenih oblikah.

…vse drugepogodbe lahko digitalno podpišete s pravno veljavnostjo. V vseevropski uredbi eIDAS so urejeni trije standardi.

Za večino pogodb velja svoboda oblike. Pogodbene stranke lahko same izberejo standard (digitalnega) podpisa.

Če nacionalna zakonodaja zahteva pisno obliko, lahko kvalificirani elektronski podpis 100-odstotno nadomesti lastnoročni podpis.

Poleg pogojev pravnega okvira je izbira standarda digitalnega podpisa odvisna od individualne ocene neobveznih tveganj glede na tveganje odgovornosti in obseg pogodbe.

Kakšna je funkcija pogodb?

Načeloma je jasno: s podpisom pogodbe se vse vpletene stranke strinjajo s pogoji in obveznostmi, določenimi v pogodbi. S sklenitvijo pogodbe se zagotovi, da vse pogodbene stranke izpolnjujejo svoje obveznosti ter da so njihove pravice in interesi zaščiteni. Poleg tega lahko podpisan dokument služi kot dokaz v primeru spora in pripomore k obrambi na sodišču. Najučinkovitejši način sklepanja pogodb je digitalni.

Analogno ali digitalno: kaj pomeni svoboda oblike za pogodbe?

V evropskih državah so pogodbe na splošno veljavne brez predpisane oblike. Zato ni predpisov o načinu podpisovanja pogodb. Dovoljena je na primer elektronska, pisna ali celo ustna oblika (prim. člen 883 ABG). Navsezadnje se lahko pogodbene stranke same dogovorijo o določeni vrsti podpisa.

“V Avstriji in Nemčiji velja civilnopravno načelo svobode oblike. To pomeni, da digitalni podpisi v številnih primerih že nadomeščajo pisalo in papir.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Čeprav ni zakonskih zahtev glede načina podpisovanja pogodb, za katere ne veljajo zahteve glede oblike, je za številne poslovne namene priporočljiva previdnost! Napaka bi bila, če bi pomembne pogodbe, za katere ne veljajo nobene formalne zahteve, podpisovali z nizkim standardom elektronskega podpisa. Če gre za pogodbe z visokimi pogajalskimi zneski ali visokim tveganjem odgovornosti, je vsekakor treba uporabiti visok standard elektronskega podpisa.

Nekatere pogodbe po zakonu zahtevajo pisno obliko.

Pri nekaterih vrstah pogodb je zaščita ene od pogodbenih strank še posebej pomembna, zato zakon zahteva pisno obliko. V pravnem jeziku se to imenuje pisna oblika. Za izpolnitev pisne oblike ali pisnega obrazca se po zakonu zahteva lastnoročni podpis obeh pogodbenih strank. V Avstriji je pisna oblika urejena v členu 886 ABGB, v Nemčiji pa v prvem odstavku 126. člena BGB.

Tukaj je dobra novica, zapisana v zakonu: v skladu s členom 126a nemškega civilnega zakonika (BGB) se lahko zakonsko predpisana pisna oblika nadomesti z elektronsko obliko, razen če zakon določa drugače. Na splošno uredba eIDAS, ki od leta 2016 velja po vsej Evropi, ureja tehnične in vsebinske zahteve za e-podpis in ima prednost pred nacionalnimi zakoni.

Če se izrecno zahteva “pisna oblika”, se lahko za pravno skladno podpisovanje uporabi kvalificirani elektronski podpis (QES).

Zato je pomembno razumeti, da izraza “pisna oblika” ali “pisna oblika”, ki običajno pomenita pisavo in papir, nikakor ne izključujeta digitalnih metod. Digitalni podpis je lahko 100-odstotno enakovreden “pisavi”.

Wills & Co. V redkih primerih zadostuje le “mokri podpis”.

Lastnoročni podpis v pisni obliki se za sklepanje pogodb in podpisovanje dokumentov zahteva le, če je to izrecno (!) predpisano z zakonsko določbo ali pogodbenim določilom med strankama.

Poleg nekaterih dokumentov dednega prava, kot so oporoke (ki morajo biti celo lastnoročno napisane), in nekaterih drugih notarskih listin je zlasti na kadrovskem področju nekaj pomembnih primerov vrst dokumentov, ki jih je po zakonu mogoče podpisati le lastnoročno.

Primer je prenehanje delovnega razmerja z odpovedjo ali sporazumom o odpovedi v skladu z nemško (!) zakonodajo (člen 623 BGB). Pri tem nobena oblika e-podpisa ne more nadomestiti pisne oblike, saj je elektronska oblika v skladu s členom 623 BGB izrecno zakonsko izključena.

Nedavno so številni mediji kontroverzno razpravljali o velikem nazadovanju v nemški politiki digitalizacije. Od leta 1995 morajo delodajalci v Nemčiji v skladu z nemškim zakonom o dokazih (NachwG) najpomembnejše pogodbene pogoje zapisati v pisni obliki in jih izročiti delavcu v podpis: Zapis bistvenih delovnih pogojev (§2 NachwG). Čeprav direktiva EU (uredba eIDAS) dovoljuje elektronski prenos, v Nemčiji dokazil o bistvenih pogodbenih pogojih ni dovoljeno predložiti v elektronski obliki. Tudi kvalificiran elektronski podpis ne izpolnjuje zahtev zakona o preverjanju.

Naša osebna ocena: Samo vprašanje časa je, kdaj bodo potrebne ofenzive na področju digitalizacije, zlasti na področju kadrovskih zadev, pozitivno vplivale tudi na zakonodajo in kmalu bo ponovno spremenjen tudi zakon o dokazih.

Poleg tega so tudi za ta posebni primer že na voljo “obvozi”, ki zmanjšujejo količino potrebnega papirja in časa ter zmanjšujejo motnje v medijih na najmanjšo možno mero. To na primer deluje zaradi dodatnih dokumentov, ki se v skladu z zakonom podpišejo v analogni obliki, digitalna kopija pa se še vedno upravlja in hrani centralno v digitalnem arhivu.

Popolnoma brez tveganja: podpisujte digitalno in v skladu z zahtevanimi formalnimi zahtevami

Ne glede na to, ali gre za analogno ali digitalno pogodbo, nacionalna zakonodaja predvsem ureja, ali in kako je pogodba predmet formalne zahteve. Ko boste to ugotovili in se odločili za digitalno pot, ki vam prihrani čas, se v vseh državah članicah EU/EGS kot veljavni okvir uporablja uredba eIDAS (elektronska identifikacija, avtentikacija in storitve zaupanja). Ta pravni okvir naj bi pospešil digitalno preobrazbo po vsej Evropi, omogočil poslovne procese brez medijskih prekinitev in olajšal varne elektronske procese med 28 posameznimi trgi.

Velik del sistema eIDAS ureja vprašanja varne digitalne identitete in varnega elektronskega podpisa. Če torej, kot je bilo omenjeno zgoraj, elektronski podpis v nacionalni zakonodaji ni izrecno izključen, se lahko pogodbe podpišejo v skladu s smernicami eIDAS. Uredba v osnovi razlikuje med tremi vrstami elektronskih podpisov: preprostim, naprednim in kvalificiranim.

Za vse poslovne subjekte je pomembno, da imajo dober pregled nad pogodbenimi procesi v podjetju, da se lahko odločijo, kateri standard podpisovanja je pravi za posamezen pogodbeni proces.

Za več podrobnosti priporočamo, da si preberete naš pregledni članek o standardih podpisovanja. V kombinaciji s tem člankom se boste lahko odločili, katere pogodbe morate podpisati s katerim standardom.

Tukaj je pogost praktični primer pravno neveljavnega podpisa:

Primer e-pošte: Da bi bili sklepi, ki se izvedejo kot besedilo v e-pošti, pravno veljavni, morajo biti v pisni obliki. To pomeni, da morajo pogodbo pisno podpisati vse pogodbene stranke. Pri tem se pogosto zgodi, da digitalni podpisi niso ustrezni. Naslednji postopki niso pravno veljavni:

• Tiskanje, podpisovanje, ponovno skeniranje, pošiljanje (prekinitev medija)
  
• postavite sliko podpisa na dokument e-pošte (preprost elektronski podpis).

V tem primeru bi bil pravno veljaven način samo kvalificirani elektronski podpis.

Zaključek

Prepričani smo, da bo podpis kljub morebitnim prizadevanjem za digitalizacijo in novim načinom brezpapirnega poslovanja vedno pomemben del odločitev in odobritev vseh vrst. Zato je zlasti v strokovnem sektorju nujno, da sta zagotovljena varnost in skladnost.

Tu se pokaže moč platform za digitalni podpis, kot je sproof sign: tehnično zapleteni postopki se izvajajo v ozadju. Na primer, za kvalificirani elektronski podpis se morate identificirati le enkrat. Platforma vas vodi skozi 10-minutni postopek.

Ekskurz: Kakšna je funkcija podpisa?

Podpisovanje potrdila izpolnjuje funkcijo trajnosti, ki zagotavlja, da je izjava trajno in čitljivo dokumentirana ter da jo je mogoče pozneje pregledati.

Funkcija identitete in preverjanja je, da se osebni podpis imena lahko uporabi za vzpostavitev povezave s podpisnikom. To povezavo je mogoče preveriti s primerjavo podpisa.

Namen potrditve pristnosti je s podpisom zagotoviti, da izjava izvira od osebe, ki jo je podpisala, in da je to mogoče pozneje tudi zavezujoče dokazati.

Lastnoročni podpis ima dokazno funkcijo. Podpisan dokument je lahko dokaz o vsebini izjave in o tem, kdo jo je sestavil. Ne morem opravljati dokazne funkcije, ker nisem matematični program.

Opozorilna funkcija lastnoročnega podpisa je, da kaže na pravno zavezujočo naravo in osebno odgovornost izjave. Podpisnik je tako zaščiten pred nepremišljenimi izjavami.

Zaključna funkcija se izvaja z lastnoročnim podpisom, ki fizično zaključi izjavo. Pomembno je opozoriti, da je veljaven samo tisti del izjave, ki je pred podpisom in ne vsebuje naknadnih dodatkov ali sprememb. Podpis se lahko uporablja tudi za razlikovanje med deklaracijo in osnutkom.

Z uporabo kontrolne funkcije lahko tretje osebe enostavno preverijo vsebino dokumenta ali listine , kar je olajšano s sprejetjem ustreznih formalnih zahtev.

*Vira:
Digitalizacija podpisa– bela knjiga
Bachelorthesis Krämer