Stále existujú nejasnosti: rôzne, často veľmi podobné pojmy, ako napríklad písomná forma, písomná forma, voľná forma, ručne písaná forma, spôsobujú zmätok, pokiaľ ide o zaobchádzanie so zmluvami. Z tohto dôvodu sa ľudia, žiaľ, stále často uchyľujú k peru, papieru a ťažkopádnym poštovým kanálom, keď je potrebné niečo podpísať.

V tomto článku vysvetlíme, pre ktoré prípady použitia je digitálny podpis 100 % právne platný a je možné zaručiť najvyššiu dôkaznú hodnotu a vysledovateľnosť. Malý “spoiler”: Existuje len veľmi málo výnimočných prípadov, keď elektronický podpis nie je povolený. V opačnom prípade proces digitálneho podpisu “prekonáva” analógový podpis v každom prípade z dôvodu technickej nefalšovateľnosti a najvyššej dôkaznej hodnoty.

Na prvý pohľad

Vnútroštátne právne predpisy vylučujú elektronický podpis len pri veľmi málo formách zmlúv .

…všetky ostatnézmluvy môžu byť digitálne podpísané s právnou platnosťou. V celoeurópskom nariadení eIDAS sú upravené tri normy.

Na väčšinu zmlúv sa vzťahuje sloboda formy. Zmluvné strany si môžu samy zvoliť štandard (digitálneho) podpisu.

Ak vnútroštátne právne predpisy vyžadujú písomnú formu, kvalifikovaný elektronický podpis môže 100 % nahradiť vlastnoručný podpis.

Okrem právnych rámcových podmienok je výber štandardu digitálneho podpisu podmienený individuálnym posúdením voliteľných rizík v závislosti od rizika zodpovednosti a objemu zákazky.

Aká je funkcia zmlúv?

V zásade je to zrejmé: podpísaním zmluvy všetky zúčastnené strany súhlasia s podmienkami a povinnosťami stanovenými v zmluve. Uzavretie zmluvy zabezpečuje, že všetky zmluvné strany si splnia svoje povinnosti a že ich práva a záujmy sú chránené. Okrem toho podpísaný dokument môže slúžiť ako dôkaz v prípade konfliktu a pomôcť obstáť na súde. Najefektívnejším spôsobom finalizácie zmlúv je digitálna forma.

Analógová alebo digitálna: Čo znamená sloboda formy pre zmluvy?

V európskych krajinách sú zmluvy vo všeobecnosti platné bez predpísanej formy. Neexistujú preto žiadne predpisy týkajúce sa spôsobu, akým musia byť zmluvy podpísané. Prípustná je napríklad elektronická, písomná alebo dokonca ústna forma (porovnaj § 883 ABG). V konečnom dôsledku sa na konkrétnom type podpisu môžu dohodnúť samotné zmluvné strany.

“V Rakúsku a Nemecku sa v rámci občianskeho práva uplatňuje zásada slobody formy. To znamená, že digitálne podpisy už v mnohých prípadoch nahrádzajú pero a papier.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Hoci neexistujú žiadne právne požiadavky na podpisovanie zmlúv bez formulára, na mnohé obchodné účely sa odporúča opatrnosť! Bolo by chybou podpisovať dôležité zmluvy, ktoré nepodliehajú žiadnym formálnym požiadavkám, nízkym štandardom elektronického podpisu. Ak ide o zmluvy s vysokými dohodnutými sumami alebo s vysokým rizikom zodpovednosti, rozhodne by sa mal použiť vysoký štandard elektronického podpisu.

Niektoré zmluvy vyžadujú zo zákona písomnú formu

Pri niektorých typoch zmlúv je ochrana jednej zo zmluvných strán obzvlášť dôležitá, a preto zákon vyžaduje písomnú formu. V právnej terminológii sa táto forma označuje ako písomná forma. Na splnenie písomnej formy alebo písomnej formy sa zo zákona vyžaduje vlastnoručný podpis oboch zmluvných strán. V Rakúsku je písomná forma upravená v § 886 ABGB, v Nemecku v § 126 ods. 1 BGB.

Tu je dobrá správa zakotvená v zákone: Podľa § 126a nemeckého občianskeho zákonníka (BGB) možno zákonom predpísanú písomnú formu nahradiť elektronickou formou, ak zákon neustanovuje inak. Všeobecne platí, že nariadenie eIDAS, ktoré platí v celej Európe od roku 2016, upravuje technické a obsahové požiadavky na elektronické podpisy a má prednosť pred vnútroštátnymi zákonmi.

Ak sa výslovne vyžaduje “písomná forma”, na podpisovanie v súlade s právnymi predpismi sa môže použiť kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Preto je dôležité pochopiť, že pojmy “písomná forma” alebo “písomná forma”, ktoré majú tendenciu naznačovať písmo a papier, v žiadnom prípade nevylučujú digitálne metódy. Digitálny podpis môže byť stopercentne rovnocenný s “vlastnoručným podpisom”.

V zriedkavých prípadoch stačí len “mokrý podpis”.

Vlastnoručný podpis v písomnej forme sa pri uzatváraní zmlúv a podpisovaní dokumentov vyžaduje len vtedy, ak je to výslovne (!) stanovené v zákonnom ustanovení alebo v zmluvnom ustanovení medzi stranami.

Okrem niektorých dokumentov z oblasti dedičského práva, ako sú závety (ktoré musia byť dokonca napísané rukou) a niektoré iné notárske listiny, existujú niektoré významné príklady typov dokumentov najmä v oblasti ľudských zdrojov, ktoré sa podľa zákona môžu podpisovať len rukou.

Jedným z príkladov je ukončenie pracovného pomeru výpoveďou alebo dohodou o zrušení podľa nemeckého (!) práva (§ 623 BGB). Žiadna forma elektronického podpisu tu nemôže nahradiť písomnú formu, pretože elektronická forma je v súlade s § 623 BGB výslovne vylúčená zákonom.

Významný krok späť v nemeckej politike digitalizácie bol nedávno predmetom kontroverznej diskusie v mnohých médiách. Od roku 1995 musia zamestnávatelia v Nemecku zaznamenávať najdôležitejšie zmluvné podmienky písomne a odovzdávať ich zamestnancovi na podpis v súlade s nemeckým zákonom o dokazovaní (NachwG): Záznam o podstatných podmienkach zamestnania (§ 2 NachwG). Hoci smernica EÚ (nariadenie eIDAS) povoľuje elektronický prenos, v Nemecku nie je povolené poskytovať dôkazy o podstatných zmluvných podmienkach v elektronickej forme. Ani kvalifikovaný elektronický podpis nespĺňa požiadavky zákona o overovaní.

Naše osobné hodnotenie: Je len otázkou času, kedy sa nevyhnutná ofenzíva digitalizácie, najmä v oblasti ľudských zdrojov, pozitívne prejaví aj na legislatíve a zákon o evidencii bude čoskoro opäť novelizovaný.

Okrem toho aj v tomto osobitnom prípade už existujú “obchádzky”, ktoré minimalizujú množstvo potrebného papiera a času a obmedzujú narušenie médií na minimum. Funguje to napríklad vďaka dodatočným dokumentom, ktoré sa v súlade so zákonom podpisujú v analógovej podobe, ale digitálna kópia sa stále spravuje a ukladá centrálne v digitálnom archíve.

Úplne bez rizika: podpisujte digitálne a v súlade s požadovanými formálnymi požiadavkami

Bez ohľadu na to, či ide o analógovú alebo digitálnu zmluvu, vnútroštátne právne predpisy upravujú predovšetkým to, či a ako zmluva podlieha formálnym požiadavkám. Keď ste získali prehľad a rozhodli ste sa pre digitálnu cestu, ktorá šetrí čas, nariadenie eIDAS (elektronická identifikácia, autentifikácia a dôveryhodné služby) platí ako platný rámec vo všetkých členských štátoch EÚ/EHS. Tento právny rámec by mal urýchliť digitálnu transformáciu v celej Európe, umožniť obchodné procesy bez mediálnej diskontinuity a uľahčiť bezpečné elektronické procesy medzi 28 jednotlivými trhmi.

Veľká časť eIDAS upravuje otázky bezpečnej digitálnej identity a bezpečných elektronických podpisov. Ak teda, ako bolo uvedené vyššie, nie je elektronický podpis výslovne vylúčený vnútroštátnym právom, zmluvy sa môžu podpisovať v súlade s usmerneniami eIDAS. Nariadenie v zásade rozlišuje tri typy elektronických podpisov: jednoduchý, zdokonalený a kvalifikovaný.

Pre všetky podnikateľské subjekty je dôležité mať dobrý prehľad o zmluvných procesoch v spoločnosti, aby sa mohli rozhodnúť, ktorý podpisový štandard je pre ten ktorý zmluvný proces ten správny.

Pre viac informácií odporúčame prečítať si náš prehľadný článok o podpisových štandardoch. V kombinácii s týmto článkom sa budete môcť rozhodnúť, ktoré z vašich zmlúv by ste mali podpisovať pomocou ktorého štandardu.

Tu je bežný praktický príklad podpisu, ktorý nie je právne platný:

Príklad e-mailu: Rozhodnutia, ktoré sú vykonané ako text v e-maile, musia byť v písomnej forme, aby boli právne platné. To znamená, že písomný podpis musia pripojiť všetky zmluvné strany. V tomto prípade sa často stáva, že digitálne podpisy sú nedostatočné. Tieto postupy nie sú právne platné:

• Tlač, podpis, opätovné skenovanie, odoslanie (prerušenie médií)
  
• Umiestniť obrázok podpisu na e-mailový dokument (jednoduchý elektronický podpis)

V tomto prípade by bol právne platným spôsobom len kvalifikovaný elektronický podpis.

Záver

Sme presvedčení, že napriek všetkým digitalizačným ofenzívam a novým metódam bezpapierového podnikania bude podpis vždy nevyhnutnou súčasťou rozhodnutí a schvaľovania všetkého druhu. Preto je nevyhnutnou podmienkou, najmä v profesionálnom sektore, aby bola zaručená bezpečnosť a súlad.

Práve tu sa prejavuje sila platforiem pre digitálny podpis, ako je napríklad sproof sign: technicky zložité procesy sú riešené na pozadí. Napríklad pri kvalifikovanom elektronickom podpise sa stačí identifikovať iba raz. Platforma vás prevedie celým 10-minútovým procesom.

Exkurz: Aká je funkcia podpisu?

Podpísanie certifikátu plní funkciu perpetuácie, ktorá zabezpečuje, že vyhlásenie je trvalo a čitateľne zdokumentované a možno ho neskôr skontrolovať.

Funkcia identifikácie a overovania spočíva v tom, že na vytvorenie spojenia s podpisujúcim sa môže použiť osobný podpis mena. Toto prepojenie možno overiť porovnaním podpisu.

Úlohou potvrdenia pravosti je prostredníctvom podpisu zabezpečiť, aby vyhlásenie pochádzalo od osoby, ktorá ho podpísala, a aby to bolo možné záväzne preukázať aj neskôr.

Vlastnoručný podpis plní dôkaznú funkciu. Dokument, ktorý je podpísaný, môže slúžiť ako dôkaz obsahu vyhlásenia a toho, kto ho urobil. Nemôžem plniť funkciu dôkazu, pretože nie som matematický program.

Varovná funkcia vlastnoručného podpisu spočíva v tom, že vyjadruje právnu záväznosť a osobnú zodpovednosť vyhlásenia. Podpísaná osoba je tak chránená pred neuváženými vyhláseniami.

Funkcia finalizácie sa vykonáva vlastnoručným podpisom, ktorý fyzicky uzatvára vyhlásenie. Je dôležité poznamenať, že platná je len tá časť vyhlásenia, ktorá predchádza podpisu a neobsahuje žiadne následné dodatky alebo zmeny. Podpis sa môže použiť aj na odlíšenie vyhlásenia od návrhu.

Pomocou kontrolnej funkcie môžu tretie strany ľahko skontrolovať obsah dokumentu alebo listiny , čo uľahčuje prijatie príslušných formálnych požiadaviek.

*Zdroje:
Digitalizácia podpisu– Biela kniha
Bachelorthesis Krämer