Există încă confuzie: termeni diferiți, adesea foarte asemănători, cum ar fi forma scrisă, forma scrisă, libertatea formei, scrisul de mână provoacă confuzie atunci când vine vorba de gestionarea contractelor. Din acest motiv, din păcate, oamenii încă recurg adesea la stilou, hârtie și canale poștale greoaie atunci când trebuie semnat ceva.

În acest articol, explicăm pentru ce cazuri de utilizare semnătura digitală este 100% valabilă din punct de vedere juridic și pentru care se poate garanta cea mai mare forță probantă și trasabilitate. Mic “spoiler”: Există doar foarte puține cazuri excepționale în care semnătura electronică nu este permisă. În caz contrar, procesul de semnătură digitală “bate” semnătura analogică în toate cazurile datorită imposibilității tehnice de falsificare și a celei mai mari valori probatorii.

La o privire de ansamblu

Doar foarte puține forme de contract sunt excluse de la semnătura electronică prin legislația națională.

...toate celelalte contracte pot fi semnate digital cu valabilitate juridică. Trei standarde sunt reglementate în Regulamentul european eIDAS.

Majoritatea contractelor sunt supuse libertății de formă. Părțile contractante pot alege singure standardul de semnătură (digitală).

În cazul în care legislația națională impune forma scrisă, semnătura electronică calificată poate înlocui semnătura manuscrisă 100%.

În plus față de condițiile cadrului juridic, alegerea standardului de semnătură digitală face obiectul evaluării individuale a riscurilor opționale în funcție de riscul de răspundere și de volumul contractului.

Care este funcția contractelor?

În principiu, este evident: prin semnarea unui contract, toate părțile implicate sunt de acord cu condițiile și obligațiile stabilite în contract. Încheierea unui contract garantează că toate părțile la contract își îndeplinesc obligațiile și că drepturile și interesele lor sunt protejate. În plus, un document semnat poate servi drept probă în cazul unui conflict și poate ajuta la susținerea în instanță. Cea mai eficientă modalitate de finalizare a contractelor este cea digitală.

Analogic sau digital: ce înseamnă libertatea de formă pentru contracte?

În țările europene, contractele sunt în general valabile fără o formă prescrisă. Prin urmare, nu există reglementări privind modul în care trebuie semnate contractele. De exemplu, este permisă forma electronică, scrisă sau chiar orală (cf. secțiunea 883 ABG). În cele din urmă, părțile contractante însele pot conveni asupra unui anumit tip de semnătură.

“În Austria și Germania, principiul libertății de formă se aplică în temeiul dreptului civil. Aceasta înseamnă că semnăturile digitale înlocuiesc deja pixul și hârtia în multe cazuri”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Deși nu există cerințe legale privind modul de semnare a contractelor care nu sunt supuse niciunei cerințe de formă, se recomandă prudență în multe scopuri comerciale! Ar fi o greșeală să semnați acorduri importante care nu sunt supuse niciunei cerințe de formă cu un standard scăzut de semnătură electronică. Dacă există contracte cu sume mari de negociere sau cu un risc ridicat de răspundere, ar trebui utilizat cu siguranță un standard ridicat de semnătură electronică.

Unele contracte necesită forma scrisă prin lege

Pentru anumite tipuri de contracte, protecția uneia dintre părțile contractante este deosebit de importantă, motiv pentru care legea impune o formă scrisă. În termeni juridici, aceasta este denumită formă scrisă. Pentru îndeplinirea formei scrise sau a formei scrise, este necesară prin lege o semnătură manuscrisă a ambelor părți contractante. În Austria, forma scrisă este reglementată în § 886 ABGB, iar în Germania în § 126 alineatul 1 BGB.

Iată veștile bune înscrise în lege: în conformitate cu articolul 126a din Codul civil german (BGB), forma scrisă prevăzută de lege poate fi înlocuită cu forma electronică, cu excepția cazului în care legea prevede altfel. În general, Regulamentul eIDAS, care este în vigoare în întreaga Europă din 2016, reglementează cerințele tehnice și de conținut pentru semnăturile electronice și prevalează asupra legislației naționale.

În cazul în care “forma scrisă” este cerută în mod expres, semnătura electronică calificată (QES) poate fi utilizată pentru semnarea conformă din punct de vedere juridic.

Prin urmare, este important să se înțeleagă că termenii “formă scrisă” sau “formă scrisă”, care tind să implice scrisul de mână și hârtia, nu exclud în niciun fel metodele digitale. Semnătura digitală poate fi 100% echivalentă cu “scrisul de mână”.

Wills & Co. În cazuri rare, este suficientă doar o “semnătură umedă”

Semnătura manuscrisă în scris este necesară pentru încheierea contractelor și semnarea documentelor numai dacă acest lucru este prevăzut în mod expres (!) de o dispoziție legală sau de o dispoziție contractuală între părți.

Pe lângă unele documente din dreptul succesoral, cum ar fi testamentele (care chiar trebuie să fie scrise de mână) și alte acte notariale, există câteva exemple importante de tipuri de documente din sectorul resurselor umane, în special, care, prin lege, pot fi semnate numai de mână.

Un exemplu este încetarea raporturilor de muncă prin notificare de încetare sau acord de reziliere în conformitate cu legislația germană (!) (secțiunea 623 BGB). În acest caz, nicio formă de semnătură electronică nu poate înlocui forma scrisă, deoarece forma electronică este exclusă în mod expres de lege în conformitate cu articolul 623 din BGB.

Un regres major în politica germană de digitalizare a făcut recent obiectul unor discuții controversate în numeroase mass-media. Din 1995, angajatorii din Germania trebuie să consemneze în scris cele mai importante condiții contractuale și să le înmâneze angajatului pentru semnare, în conformitate cu Legea germană privind probele (NachwG): Înregistrarea termenilor și condițiilor esențiale de angajare (§2 NachwG). Deși Directiva UE (Regulamentul eIDAS) permite transmiterea electronică, în Germania nu este permisă furnizarea de dovezi privind condițiile contractuale esențiale în format electronic. Chiar și o semnătură electronică calificată nu îndeplinește cerințele Legii privind verificarea.

Evaluarea noastră personală: este doar o chestiune de timp până când ofensivele necesare de digitalizare, în special în domeniul resurselor umane, vor avea un impact pozitiv și asupra legislației, iar Legea privind probele va fi modificată din nou foarte curând.

În plus, chiar și pentru acest caz special, există deja “soluții” pentru a minimiza cantitatea de hârtie și timpul necesar și pentru a reduce la minimum întreruperile media. Acest lucru funcționează, de exemplu, datorită documentelor suplimentare care sunt semnate în formă analogică în conformitate cu legea, dar o copie digitală este în continuare gestionată și stocată centralizat în arhiva digitală.

Complet lipsit de riscuri: semnați digital și în conformitate cu cerințele formale necesare

Indiferent dacă este analogic sau digital, legislația națională reglementează în primul rând dacă și cum un contract este supus unei cerințe formale. După ce v-ați făcut o imagine de ansamblu asupra acestui aspect și ați optat pentru calea digitală, care economisește timp, Regulamentul eIDAS (Identificare electronică, autentificare și servicii de încredere) se aplică ca un cadru valabil în toate statele membre ale UE/CEE. Acest cadru juridic ar trebui să impulsioneze transformarea digitală în întreaga Europă, să permită procese de afaceri fără discontinuitate media și să faciliteze procese electronice sigure între 28 de piețe individuale.

O mare parte din eIDAS reglementează aspectele legate de identitatea digitală sigură și semnăturile electronice sigure. Astfel, în cazul în care, după cum s-a menționat mai sus, o semnătură electronică nu este exclusă în mod explicit de legislația națională, contractele pot fi semnate în conformitate cu orientările eIDAS. În principiu, regulamentul face distincție între trei tipuri de semnături electronice: simple, avansate și calificate.

Este important ca toți operatorii economici să aibă o bună imagine de ansamblu a proceselor contractuale din cadrul companiei pentru a decide care standard de semnătură este cel potrivit pentru fiecare proces contractual.

Pentru mai multe detalii, vă recomandăm să citiți articolul nostru de prezentare generală a standardelor de semnătură. În combinație cu acest articol, veți fi în măsură să decideți care dintre contractele dvs. ar trebui semnate cu ce standard.

Iată un exemplu practic comun de semnătură nelegală:

Exemplu de e-mail: Deciziile care sunt executate ca text într-un e-mail trebuie să fie în scris pentru a fi valabile din punct de vedere juridic. Aceasta înseamnă că o semnătură scrisă trebuie să fie aplicată de toate părțile la contract. În acest caz, semnăturile digitale sunt adesea inadecvate. Următoarele proceduri nu sunt valabile din punct de vedere juridic:

• Imprimați, semnați, scanați din nou, trimiteți (pauză media)
  
• Plasarea unei imagini a unei semnături pe documentul de e-mail (semnătură electronică simplă)

Numai semnătura electronică calificată ar fi metoda valabilă din punct de vedere juridic în acest caz.

Concluzie

În ciuda oricăror ofensive de digitalizare și a noilor metode de a face afaceri fără hârtie, suntem convinși că semnătura va fi întotdeauna o parte esențială a deciziilor și aprobărilor de toate tipurile. Prin urmare, este o condiție prealabilă, în special în sectorul profesional, să știm că securitatea și conformitatea sunt garantate.

Aici intervine punctul forte al platformelor de semnătură digitală, cum ar fi sproof sign: procesele complexe din punct de vedere tehnic sunt gestionate în fundal. De exemplu, trebuie să vă identificați o singură dată pentru semnătura electronică calificată. Platforma vă ghidează prin procesul de 10 minute.

Excursus: Care este funcția unei semnături?

Semnarea unui certificat îndeplinește funcția de perpetuare, care asigură faptul că declarația este documentată permanent și lizibil și poate fi revizuită la o dată ulterioară.

Funcția de identitate și verificare constă în faptul că semnătura personală a numelui poate fi utilizată pentru a stabili o legătură cu semnatarul. Această legătură poate fi verificată prin compararea semnăturii.

Funcția confirmării autenticității este de a garanta, prin intermediul unei semnături, că declarația provine de la persoana care o semnează și că acest lucru poate fi stabilit în mod obligatoriu și la o dată ulterioară.

O semnătură manuscrisă îndeplinește o funcție probatorie. Un document care este semnat poate servi drept dovadă a conținutului unei declarații și a persoanei care a făcut-o. Eu nu pot îndeplini o funcție de probă deoarece nu sunt un program matematic.

Funcția de avertizare a semnăturii manuscrise este aceea de a indica caracterul juridic obligatoriu și responsabilitatea personală a declarației. Semnatarul este astfel protejat împotriva declarațiilor necugetate.

Funcția de finalizare este îndeplinită de o semnătură de mână, care încheie fizic o declarație. Este important de reținut că numai partea din declarație care precede semnătura și care nu conține adăugiri sau modificări ulterioare este valabilă. Semnătura poate fi, de asemenea, utilizată pentru a distinge o declarație de un proiect.

Prin utilizarea funcției de control, părțile terțe pot verifica cu ușurință conținutul unui document sau al unui act, ceea ce este facilitat de adoptarea cerințelor formale corespunzătoare.

*Surse:
Digitalizarea semnăturii – WhitePaper
BachelorthesisKrämer