Continua a haver confusão: termos diferentes, muitas vezes muito semelhantes, como forma escrita, forma escrita, liberdade de forma, forma manuscrita, causam confusão quando se trata de tratar de contratos. Por esta razão, infelizmente, as pessoas continuam a recorrer frequentemente à caneta, ao papel e aos incómodos canais postais quando há algo a assinar.

Neste artigo, explicamos em que casos de utilização a assinatura digital é 100% válida do ponto de vista jurídico e se pode garantir o mais elevado valor probatório e a rastreabilidade. Um pequeno “spoiler”: existem apenas alguns casos excepcionais em que a assinatura eletrónica não é permitida. Caso contrário, o processo de assinatura digital “supera” a assinatura analógica em todos os casos, devido à sua impossibilidade de falsificação técnica e ao seu maior valor probatório.

Num relance

Apenas algumas formas de contrato estão excluídas das assinaturas electrónicas pela legislação nacional.

...todos os outros contratos podem ser assinados digitalmente com validade legal. Três normas são regulamentadas no Regulamento eIDAS a nível europeu.

A maioria dos contratos está sujeita à liberdade de forma. As partes contratantes podem escolher elas próprias a norma de assinatura (digital).

Se a legislação nacional exigir a forma escrita, a assinatura eletrónica qualificada pode substituir a assinatura manuscrita a 100%.

Para além das condições do quadro jurídico, a escolha da norma de assinatura digital está sujeita a uma avaliação individual dos riscos opcionais, em função do risco de responsabilidade e do volume do contrato.

Qual é a função dos contratos?

Em princípio, é óbvio: ao assinar um contrato, todas as partes envolvidas concordam com as condições e obrigações nele estabelecidas. A celebração de um contrato garante que todas as partes no contrato cumprem as suas obrigações e que os seus direitos e interesses são protegidos. Além disso, um documento assinado pode servir de prova em caso de conflito e ajudar a fazer valer os seus direitos em tribunal. A forma mais eficiente de finalizar contratos é fazê-lo digitalmente.

Analógico ou digital: o que significa a liberdade de forma para os contratos?

Nos países europeus, os contratos são geralmente válidos sem uma forma prescrita. Por conseguinte, não existe qualquer regulamentação relativa à forma como os contratos devem ser assinados. É permitida, por exemplo, a forma eletrónica, escrita ou mesmo oral (cf. § 883 ABG). Em última análise, as próprias partes contratantes podem acordar um tipo específico de assinatura.

“Na Áustria e na Alemanha, o princípio da liberdade de forma aplica-se ao direito civil. Isto significa que as assinaturas digitais já estão a substituir a caneta e o papel em muitos casos”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Embora não existam requisitos legais sobre como assinar contratos sem um formulário, aconselha-se cautela para muitos fins comerciais! Seria um erro assinar acordos importantes que não estão sujeitos a quaisquer requisitos formais com um padrão de assinatura eletrónica baixo. Se existirem contratos com montantes de negociação elevados ou um elevado risco de responsabilidade, deve definitivamente ser utilizado um padrão de assinatura digital elevado.

Alguns contratos exigem a forma escrita por lei

Para certos tipos de contratos, a proteção de uma das partes contratantes reveste-se de especial importância, razão pela qual a lei exige uma forma escrita. Em termos jurídicos, esta forma é designada por forma escrita. Para preencher a forma escrita ou a forma escrita, é exigida por lei uma assinatura manuscrita de ambas as partes contratantes. Na Áustria, a forma escrita está regulamentada no § 886 ABGB, na Alemanha no § 126 parágrafo 1 BGB.

Eis a boa notícia consagrada na lei: de acordo com o artigo 126a do Código Civil Alemão (BGB), a forma escrita legalmente prevista pode ser substituída pela forma eletrónica, salvo disposição legal em contrário. Em geral, o Regulamento eIDAS, que está em vigor em toda a Europa desde 2016, regula os requisitos técnicos e de conteúdo das assinaturas electrónicas e prevalece sobre as leis nacionais.

Se a “forma escrita” for especificamente exigida, a assinatura eletrónica qualificada (QES) pode ser utilizada para uma assinatura em conformidade com a lei.

Por conseguinte, é importante compreender que os termos “forma escrita” ou “forma escrita”, que tendem a implicar caligrafia e papel, não excluem de forma alguma os métodos digitais. A assinatura digital pode ser 100% equivalente à “escrita à mão”.

Wills & Co. Em casos raros, apenas uma “assinatura molhada” é suficiente

A assinatura manuscrita só é exigida para a celebração de contratos e a assinatura de documentos se tal for expressamente (!) prescrito por uma disposição legal ou por uma disposição contratual entre as partes.

Para além de alguns documentos de direito sucessório, como os testamentos (que têm mesmo de ser manuscritos) e alguns outros actos notariais, existem alguns exemplos proeminentes de tipos de documentos no sector dos RH, em particular, que, por lei, só podem ser assinados à mão.

Um exemplo é a cessação das relações laborais por rescisão ou acordo de rescisão nos termos do direito alemão (!) (§ 623 BGB). Neste caso, nenhuma forma de assinatura eletrónica pode substituir a forma escrita, uma vez que a forma eletrónica está expressamente excluída por lei, de acordo com o § 623 BGB.

Um grande retrocesso na política alemã de digitalização foi recentemente objeto de discussão controversa em muitos meios de comunicação social. Desde 1995, os empregadores na Alemanha são obrigados a registar por escrito as condições contratuais mais importantes e a entregá-las ao trabalhador para assinatura, em conformidade com a lei alemã sobre a prova (NachwG): O registo das condições essenciais de trabalho (§2 NachwG). Embora a diretiva da UE (Regulamento eIDAS) permita a transmissão eletrónica, na Alemanha não é permitido comprovar as condições contratuais essenciais em formato eletrónico. Mesmo uma assinatura eletrónica qualificada não preenche os requisitos da lei de verificação.

A nossa avaliação pessoal: será apenas uma questão de tempo até que as necessárias ofensivas de digitalização, em especial no domínio dos recursos humanos, tenham também um impacto positivo na legislação e a Lei da Prova seja novamente alterada muito em breve.

Além disso, já existem “soluções alternativas”, mesmo para este caso especial, para minimizar a quantidade de papel e o tempo necessário e reduzir ao mínimo as perturbações dos meios de comunicação. Isto funciona, por exemplo, graças a documentos adicionais que são assinados em formato analógico, de acordo com a lei, mas uma cópia digital continua a ser gerida e armazenada centralmente no arquivo digital.

Totalmente livre de riscos: assina digitalmente e de acordo com os requisitos formais exigidos

Independentemente de ser analógico ou digital, a legislação nacional regula, em primeiro lugar, se e como um contrato está sujeito a um requisito formal. Quando tiveres uma visão geral desta questão e decidires optar pela via digital, que poupa tempo, o Regulamento eIDAS (Identificação Eletrónica, Autenticação e Serviços de Confiança) aplica-se como um quadro válido em todos os Estados-Membros da UE/CEE. Este quadro jurídico deverá impulsionar a transformação digital em toda a Europa, permitir processos comerciais sem descontinuidade dos meios de comunicação e facilitar processos electrónicos seguros entre 28 mercados individuais.

Uma grande parte do eIDAS regula as questões da identidade digital segura e das assinaturas electrónicas seguras. Assim, se, como já foi referido, a assinatura eletrónica não for explicitamente excluída pela legislação nacional, os contratos podem ser assinados em conformidade com as orientações do eIDAS. O regulamento distingue basicamente três tipos de assinaturas electrónicas: simples, avançadas e qualificadas.

É importante que todos os operadores comerciais tenham uma boa visão geral dos processos contratuais na empresa, de modo a decidir qual a norma de assinatura mais adequada para cada processo contratual.

Para mais informações, recomenda-se a leitura do nosso artigo de síntese sobre normas de assinatura. Em combinação com este artigo, poderás decidir quais os contratos que deves assinar com que norma.

Eis um exemplo prático comum de uma assinatura não legalmente válida:

Exemplo de correio eletrónico: As decisões executadas sob a forma de texto numa mensagem de correio eletrónico têm de ser escritas para serem legalmente válidas. Isto significa que todas as partes do contrato devem assinar por escrito. Neste caso, é frequente que as assinaturas digitais sejam inadequadas. Os seguintes procedimentos não são juridicamente válidos:

• Imprime, assina, digitaliza novamente, envia (quebra de suporte)
  
• Coloca uma imagem de uma assinatura no documento de correio eletrónico (assinatura eletrónica simples)

Neste caso, apenas a assinatura eletrónica qualificada seria o método juridicamente válido.

Conclusão

Apesar de todas as ofensivas de digitalização e dos novos métodos de fazer negócios sem papel, estamos convencidos de que a assinatura será sempre uma parte essencial das decisões e aprovações de todos os tipos. É, portanto, um pré-requisito, especialmente no sector profissional, saber que a segurança e a conformidade estão garantidas.

É aqui que entra em jogo a força das plataformas de assinatura digital como o sproof sign: os processos tecnicamente complexos são tratados em segundo plano. Por exemplo, só precisas de te identificar uma vez para a assinatura eletrónica qualificada. A plataforma guia-te através do processo de 10 minutos.

Excursus: Qual é a função de uma assinatura?

A assinatura de um certificado cumpre a função de perpetuação, que garante que a declaração é documentada de forma permanente e legível e pode ser revista posteriormente.

A função de identidade e verificação é que a assinatura pessoal do nome pode ser utilizada para estabelecer uma ligação com o signatário. Esta ligação pode ser verificada através da comparação da assinatura.

A função da confirmação de autenticidade consiste em garantir, através de uma assinatura, que a declaração provém da pessoa que a assina e que tal pode ser comprovado posteriormente de forma vinculativa.

A assinatura manuscrita desempenha uma função de prova. Um documento assinado pode servir de prova do conteúdo de uma declaração e de quem a fez. Não posso cumprir uma função de prova porque não sou um programa matemático.

A função de aviso de uma assinatura manuscrita é a de indicar o carácter juridicamente vinculativo e a responsabilidade pessoal da declaração. O signatário fica assim protegido contra declarações irreflectidas.

A função de finalização é efectuada por uma assinatura manuscrita, que conclui fisicamente uma declaração. É importante notar que só é válida a parte da declaração que precede a assinatura e que não contém quaisquer aditamentos ou alterações posteriores. A assinatura também pode ser utilizada para distinguir uma declaração de um projeto.

Ao utilizar a função de controlo, terceiros podem facilmente verificar o conteúdo de um documento ou escritura, o que é facilitado pela adoção dos requisitos formais correspondentes.

*Fontes:
Digitalização da assinatura – WhitePaper
BachelorthesisKrämer