{"id":18920,"date":"2023-02-27T08:59:00","date_gmt":"2023-02-27T08:59:00","guid":{"rendered":"https:\/\/wp-staging.sproof.com\/popros-o-podpisy-elektroniczne-uzyskaj-wiele-podpisow-cyfrowych-za-posrednictwem-poczty-e-mail\/"},"modified":"2026-03-23T21:31:44","modified_gmt":"2026-03-23T21:31:44","slug":"popros-o-podpisy-elektroniczne-uzyskaj-wiele-podpisow-cyfrowych-za-posrednictwem-poczty-e-mail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wp-staging.sproof.com\/pl\/popros-o-podpisy-elektroniczne-uzyskaj-wiele-podpisow-cyfrowych-za-posrednictwem-poczty-e-mail\/","title":{"rendered":"Popro\u015b o podpisy elektroniczne \u2013 uzyskaj wiele podpis\u00f3w cyfrowych za po\u015brednictwem poczty e-mail"},"content":{"rendered":"\n

Najwy\u017cszy czas! Nadszed\u0142 czas, aby dostosowa\u0107 procesy biznesowe, aby dzia\u0142a\u0142y efektywniej i bezpieczniej. W \u015bwiecie biznesu pomagaj\u0105 w tym coraz lepsze cyfrowe przep\u0142ywy pracy. Pojawia si\u0119 coraz wi\u0119cej platform i rozwi\u0105za\u0144, kt\u00f3re stanowi\u0105 remedium na absolutnie standardowe procesy, a\u017c po niszowe aplikacje specjalne. Jednym z tych standardowych proces\u00f3w, kt\u00f3ry dzi\u0119ki rozwi\u0105zaniom cyfrowym mo\u017cna znacznie usprawni\u0107, jest zbieranie podpis\u00f3w. <\/p>\n\n

W tym artykule wyja\u015bniamy, czym jest cyfrowy “przep\u0142yw pracy podpis\u00f3w” i w jaki spos\u00f3b mo\u017cna pom\u00f3c Tobie, Twojej firmie lub Twojej sieci, je\u015bli polegasz na znacz\u0105cej cyfryzacji w tym przypadku u\u017cycia.<\/p>\n\n

Analogowy kontra cyfrowy: jak zbierasz podpisy?<\/h2>\n\n

Oczywi\u015bcie istnieje wariant “oldschoolowy”: podpisywanie d\u0142ugopisem na papierze. Patrz\u0105c osobno, to te\u017c nie kosztuje du\u017co – zw\u0142aszcza je\u015bli sam jeste\u015b osob\u0105 podpisuj\u0105c\u0105 – a czasami wydaje si\u0119 bardziej “szykowny” lub nawet bardziej formalny. Zw\u0142aszcza w po\u0142\u0105czeniu z fizycznym spotkaniem. Odr\u0119czny podpis i tak jest prawnie wa\u017cny. <\/p>\n\n

Drugie spojrzenie ujawnia “ogon szczura”: bardzo z\u0142o\u017cony, pracoch\u0142onny i zasoboch\u0142onny proces (drukowanie, skanowanie, stemplowanie, wysy\u0142ka, oczekiwanie na zwrot itp.). Oznacza to r\u00f3wnie\u017c: przerwy w mediach, kt\u00f3re os\u0142abiaj\u0105 warto\u015b\u0107 dowodow\u0105, czasoch\u0142onne archiwizowanie i wreszcie uzyskanie lub oczekiwanie na gotow\u0105 do podpisania i zwr\u00f3con\u0105 umow\u0119 jest bardzo czasoch\u0142onne. <\/p>\n\n

Obecnie dobrze znana alternatywa: podpis cyfrowy lub elektroniczny<\/strong>Technicznie jest to metoda kryptograficzna oparta na algorytmach szyfrowania asymetrycznego. Dzi\u0119ki temu mo\u017cliwa jest weryfikacja autentyczno\u015bci dokumentu i to\u017csamo\u015bci osoby podpisuj\u0105cej. <\/p>\n\n

To, co jest technicznie skomplikowane i wysoce bezpieczne w tle, jest ukryte na pierwszym planie przez \u0142atwy w u\u017cyciu interfejs u\u017cytkownika. W ko\u0144cu prawnie wi\u0105\u017c\u0105cy podpis cyfrowy jest tak prosty, jak wykonanie przelewu online. <\/p>\n\n

\n

Zasadniczo istniej\u0105 r\u00f3\u017cne sposoby podpisywania cyfrowego: proste, zaawansowane i kwalifikowane. Pomimo pozornie identycznego wygl\u0105du podpis\u00f3w cyfrowych na dokumencie ko\u0144cowym, status ka\u017cdego rodzaju podpisu cyfrowego i jego wi\u0105\u017c\u0105cy charakter s\u0105 r\u00f3\u017cne. <\/p>\n\n\n\n

Dr. Fabian Knirsch (Prezes Zarz\u0105du i Wsp\u00f3\u0142za\u0142o\u017cyciel, sproof GmbH)<\/p>\n<\/blockquote>\n\n

<\/div>\n\n
\"Blog_sproof_Thumbnail_Signaturstandards\"<\/a><\/figure>
\n

QES, FES, EES: Wszystkie standardy podpisu elektronicznego w skr\u00f3cie \u2192<\/a><\/h4>\n<\/div><\/div>\n\n
<\/div>\n\n

W przypadku zwyk\u0142ego podpisu elektronicznego lub podpisu nie jest mo\u017cliwe wykrycie manipulacji.<\/p>\n\n

Kr\u00f3tko m\u00f3wi\u0105c, tylko podpis, kt\u00f3ry jest mo\u017cliwy do zweryfikowania przez publicznie zatwierdzon\u0105 us\u0142ug\u0119 weryfikacyjn\u0105, mo\u017ce zosta\u0107 sklasyfikowany jako zgodny z prawem. Platformy takie jak sproof sign specjalizuj\u0105 si\u0119 w tworzeniu podpis\u00f3w zgodnie z najwy\u017cszymi standardami, a tak\u017ce w zintegrowanej weryfikacji dowolnego dokumentu. <\/p>\n\n

Bez obramowania, prostota, cyfrowo. Pozyskiwanie podpis\u00f3w za pomoc\u0105 platformy e-podpisu (w kontek\u015bcie korporacyjnym). <\/h3>\n\n

Platformy podpis\u00f3w umo\u017cliwiaj\u0105 w mniejszym lub wi\u0119kszym stopniu odwzorowanie proces\u00f3w podpisu cyfrowego, znanych r\u00f3wnie\u017c jako obiegi pracy zwi\u0105zane z podpisami. Znaczenie to jest szczeg\u00f3lnie wa\u017cne przy pozyskiwaniu podpis\u00f3w. Sproof Sign jest w 100% wyspecjalizowany w wydawaniu i uzyskiwaniu podpis\u00f3w i przekonuje wspomnianymi przep\u0142ywami pracy. <\/p>\n\n

Ale czym jest przep\u0142yw pracy w kontek\u015bcie podpisywania dokument\u00f3w?<\/p>\n\n

Og\u00f3lnie rzecz bior\u0105c, przep\u0142yw pracy jest uwa\u017cany za ustrukturyzowan\u0105 sekwencj\u0119 krok\u00f3w pracy maj\u0105cych na celu osi\u0105gni\u0119cie okre\u015blonego celu lub wyniku. Poszczeg\u00f3lne etapy pracy, ich kolejno\u015b\u0107, odpowiedzialno\u015b\u0107 i zale\u017cno\u015bci s\u0105 ustalane w celu sprawnego i efektywnego wykonania pracy. <\/p>\n\n

To samo dotyczy zbierania podpis\u00f3w. Dobre narz\u0119dzie do sk\u0142adania podpis\u00f3w elektronicznych umo\u017cliwia odwzorowanie wszystkich mo\u017cliwych proces\u00f3w zatwierdzania w celu zaoszcz\u0119dzenia czasu i zasob\u00f3w ludzkich. Ca\u0142o\u015b\u0107 odbywa si\u0119 z gwarancj\u0105 przestrzegania najwy\u017cszych standard\u00f3w bezpiecze\u0144stwa i zgodno\u015bci w firmach. <\/p>\n\n

Pot\u0119ga przep\u0142ywu pracy: Uzyskaj zewn\u0119trzne podpisy cyfrowe w zaledwie 5 krokach<\/h3>\n\n

Dodawanie kontakt\u00f3w s\u0142u\u017cbowych<\/h4>\n\n

Naturalnie! Je\u015bli chc\u0119 dopu\u015bci\u0107 dokument do podpisu, pierwszym krokiem jest poznanie danych kontaktowych. W wi\u0119kszo\u015bci przypadk\u00f3w pro\u015bby o podpis s\u0105 przetwarzane za po\u015brednictwem adresu e-mail, poniewa\u017c adres e-mail jest ju\u017c dobr\u0105 podstaw\u0105 do uwierzytelnienia drugiej osoby. W przypadku zaawansowanych podpis\u00f3w elektronicznych (FES) dow\u00f3d to\u017csamo\u015bci jest bezpo\u015brednio powi\u0105zany z osobistym adresem e-mail. Zgodnie z tym druga osoba wystawia podpis cyfrowy z tym samym adresem e-mail, kt\u00f3ry zosta\u0142 u\u017cyty do pro\u015bby o podpis. <\/p>\n\n

Jedn\u0105 z zalet platformy do podpisu elektronicznego jest proste zarz\u0105dzanie danymi kontaktowymi ju\u017c na samym pocz\u0105tku pro\u015bby o podpis. Z regu\u0142y cz\u0119sto u\u017cywane kontakty s\u0105 automatycznie sugerowane podczas proces\u00f3w windykacji, a wszystkie dane kontaktowe s\u0105 automatycznie wprowadzane do uproszczonego systemu zarz\u0105dzania kontaktami, gdzie mo\u017cna je przegl\u0105da\u0107 i edytowa\u0107. <\/p>\n\n

Definiowanie standardu podpisu<\/h4>\n\n

Jak ju\u017c szczeg\u00f3\u0142owo opisano, standard podpisu ma zasadnicze znaczenie dla po\u017c\u0105danej warto\u015bci dowodowej \u017c\u0105danego podpisu. Wa\u017cne jest, aby wiedzie\u0107, \u017ce mo\u017cna zdefiniowa\u0107 standard podpisu dla jego odpowiednika, ale nie jest to konieczne. Je\u017celi np. umowa ma du\u017ce znaczenie formalne, kwalifikowany podpis elektroniczny mo\u017ce by\u0107 wymagany lub inne rodzaje podpis\u00f3w mog\u0105 by\u0107 technicznie wy\u0142\u0105czone. Je\u015bli druga osoba nie ma mo\u017cliwo\u015bci z\u0142o\u017cenia podpisu w spos\u00f3b kwalifikowany, narz\u0119dzie do sk\u0142adania podpisu elektronicznego automatycznie przeprowadzi Ci\u0119 przez proces identyfikacji<\/a> <\/p>\n\n

Definiowanie sekwencji i r\u00f3l<\/h4>\n\n

Istniej\u0105 r\u00f3\u017cne przypadki u\u017cycia, w kt\u00f3rych chcesz unikn\u0105\u0107 sytuacji, w kt\u00f3rej kilka kontakt\u00f3w otrzyma dokument do podpisania w tym samym czasie. Jednym z przypadk\u00f3w u\u017cycia mo\u017ce by\u0107 sytuacja, w kt\u00f3rej kierownictwo powinno podpisa\u0107 dokument po przedstawicielach dw\u00f3ch innych dzia\u0142\u00f3w, a na ko\u0144cu sekretariat otrzymuje dokument do wgl\u0105du lub do ostatecznego pobrania. <\/p>\n\n

Definiowanie pozycji podpisu<\/h4>\n\n

Jedn\u0105 z najwa\u017cniejszych funkcji ka\u017cdej platformy podpis\u00f3w jest “Definiowanie symboli zast\u0119pczych dla podpis\u00f3w”. Mo\u017cesz dok\u0142adnie okre\u015bli\u0107, po kt\u00f3rej stronie, kto gdzie ma si\u0119 podpisa\u0107. Za pomoc\u0105 znaku proofa mo\u017cna r\u00f3wnie\u017c dostosowa\u0107 rozmiar karty podpisu. <\/p>\n\n

Ustawianie terminu podpisywania i wysy\u0142ania przypomnie\u0144<\/h4>\n\n

W ostatnim kroku przep\u0142ywu pracy, najbardziej kompleksowe rozwi\u0105zania do podpis\u00f3w typu “wszystko w jednym” pozwalaj\u0105 wyznaczy\u0107 termin, napisa\u0107 przyjazny (do konkretnego) tekst zaproszenia i, co najwa\u017cniejsze, automatycznie przypomnie\u0107 odbiorcy o tym terminie. W ten spos\u00f3b znacznie zwi\u0119ksza si\u0119 wska\u017anik powodzenia otrzymania kontrasygnowanego dokumentu w odpowiednim czasie. Nie wspominaj\u0105c o tym, \u017ce ten przep\u0142yw pracy i tak znacznie minimalizuje “czas do podj\u0119cia decyzji”. <\/p>\n\n

(Opcjonalnie:) Sprawd\u017a otrzymane podpisy bezpo\u015brednio w znaku proofa<\/h4>\n\n

Jak wspomniano, wa\u017cne jest, aby zrozumie\u0107, \u017ce kwalifikowany i zaawansowany podpis elektroniczny gwarantuje najwy\u017cszy poziom bezpiecze\u0144stwa, poniewa\u017c jego wa\u017cno\u015b\u0107 mo\u017cna bardzo \u0142atwo zweryfikowa\u0107. Bezpo\u015brednio zintegrowany mechanizm weryfikacji – dost\u0119pny w postaci znaku sproof – umo\u017cliwia pe\u0142n\u0105 identyfikowalno\u015b\u0107 i bezpiecze\u0144stwo wa\u017cnych proces\u00f3w zatwierdzania. <\/p>\n\n

Podpis cyfrowy z punktu widzenia osoby zaproszonej<\/h3>\n\n

Dla osoby zapraszaj\u0105cej wa\u017cne jest, aby wszystkie podpisy zosta\u0142y zwr\u00f3cone na czas. Kluczowe znaczenie ma niskoprogowe wej\u015bcie na platform\u0119 podpis\u00f3w. Znak Sproof usprawni\u0142 ten proces: <\/p>\n\n