Initiële situatie en doelstellingen

Als een van de toonaangevende Oostenrijkse dienstverleners op het gebied van energie en infrastructuur is Salzburg AG een belangrijke motor voor de levenskwaliteit en economische kracht van de hele regio. Parallel aan de voortdurende uitbreiding van toekomstgerichte infrastructuur heeft het bedrijf ook de ambitie ontwikkeld om interne processen doelgericht verder te moderniseren en nieuwe digitale diensten voor klanten te creëren.

Hoewel er al een oplossing voor e-handtekeningen van een Amerikaanse leverancier in gebruik was, werd in het dagelijkse werk duidelijk dat er extra potentieel was voor meer flexibiliteit, eenvoudigere processen, maximale wettelijke veiligheid in de Europese context en een duurzamer en transparanter kostenmodel. Tegelijkertijd was er de wens om volledig nieuwe digitale use cases in de klantenservice mogelijk te maken – bijvoorbeeld door end-to-end processen zonder mediadiscontinuïteit, zoals de daaropvolgende implementatie van Fastlane.

Waarom sproof?

• Weg met de Amerikaanse software: De keuze voor sproof was een duidelijke keuze voor de digitale soevereiniteit van Europa.
  
  
• Enorme kostenbesparingen: Door de overstap werden de aanzienlijke licentiekosten van het oude systeem drastisch verlaagd en kon het budget efficiënter worden gebruikt.
  
  
• Duurzaamheid als maatstaf: Sinds de overstap naar het Europese sproof platform heeft Salzburg AG al meer dan 250.000 vellen papier per jaar bespaard dankzij digitale handtekeningen die aan de wet voldoen. Met de nieuwe verwerking van SEPA-mandaten voor automatische incasso via sproof Fastlane wordt dit effect nu enorm vergroot: het bedrijf heeft het potentieel om in de toekomst meer dan een miljoen vellen papier te besparen.
  
  
• Agile ontwikkeling: dankzij nauwe samenwerking op ooghoogte werden aangepaste backlogs en API-verbindingen (bijv. met SAP CRM) in recordtijd geïmplementeerd.

De verandering: digitale soevereiniteit in plaats van afhankelijkheid van de VS

Hoewel het bedrijf al een oplossing voor elektronische handtekeningen van een grote Amerikaanse leverancier gebruikte, stuitten de verantwoordelijken in de praktijk op enorme hindernissen. De structuren voor het bewaren van bewijsmateriaal, gegevensopslag buiten Europa en vooral de “verschrikkelijke licentiekosten” pasten niet meer in de langetermijnstrategie.

Na intensief marktonderzoek koos Salzburg AG voor sproof, een Europees platform voor digitale handtekeningen en identiteitsverificatie uit Oostenrijk, dat was ontwikkeld als krachtig alternatief voor Amerikaanse aanbieders. Verschillende factoren gaven de doorslag:

1. Digitale soevereiniteit: Volledige naleving van de GDPR en gegevensopslag binnen Europa voldoen aan de hoge eisen voor gegevensbescherming, compliance en digitale soevereiniteit op de lange termijn.
   
   
2. Maximale rechtszekerheid: met gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) biedt sproof de nodige rechtszekerheid voor alle soorten contracten en wettelijke vereisten in de Europese omgeving.
   
   
3. Flexibiliteit en wendbaarheid: het vermogen om individuele vereisten (bijv. API-verbindingen met SAP CRM) snel en op ooghoogte te implementeren.
   
   
4. Transparant en duurzaam kostenmodel: Vergeleken met eerdere oplossingen maakt sproof indruk met een transparant, schaalbaar kostenmodel dat zekerheid biedt bij de planning op de lange termijn.
   
   
5. Focus op klantreis: Lage toetredingsdrempels – klanten kunnen documenten ondertekenen zonder zich te registreren, wat de voltooiingspercentages verhoogt en de klantervaring verbetert.
   
   
6. Gecertificeerde informatiebeveiliging: de ISO 27001-certificering onderstreept de hoge normen voor informatiebeveiliging van sproof en garandeert naleving van internationaal erkende beveiligingsnormen.
   
   
7. Rol- en rechtenbeheer: Een fijnmazig rol- en autorisatieconcept maakt een veilige controle mogelijk van toegang, verantwoordelijkheden en goedkeuringsprocessen – essentieel voor gebruik in complexe bedrijfs- en groepsstructuren.

“Het is altijd fijn om te kunnen zeggen: We hebben Europese stabiliteit bij ons, waar we juridisch veilig zijn. Dat helpt ons enorm bij auditkwesties.” – Markus Schmidt, hoofd IT & CIO, Salzburg AG

Snelle SaaS-implementatie en naadloze API-integratie

De technische implementatie van sproof verliep soepel. Als SaaS-oplossing werd het platform snel geactiveerd en geleidelijk geïntegreerd in bestaande processen. Vereisten werden geprioriteerd in regelmatige coördinatievergaderingen en geïmplementeerd in een gezamenlijke backlog. Integratie met centrale systemen zoals SAP CRM vond plaats via de API-verbinding, waardoor handtekeningprocessen volledig digitaal en automatisch in kaart konden worden gebracht.

“We merkten al snel dat sproof in staat was om de noodzakelijke systeemwijzigingen zeer snel door te voeren. Ze hadden altijd een open oor voor onze behoeften – en dat was de doorslaggevende factor in onze beslissing.” – Roman Wallinger, hoofd IT-beveiliging en -beheer

Use case: sproof Fastlane in klantenservice

Het papierloze SEPA-mandaat voor automatische incasso is een echte mijlpaal in de samenwerking. De geïntegreerde sproof Fastlane maakt een naadloze workflow mogelijk: klanten scannen de code op de factuur, vullen het mandaat digitaal in en ondertekenen het in dezelfde stap. Het beslissende voordeel: inloggen of registreren is niet nodig.

Digitalisering van het SEPA-mandaat voor automatische incasso

1. Hybride toegang: Klanten hebben direct toegang tot het digitale document via een QR-code op papieren facturen of een hyperlink in e-mails.
   
   
2. Foutloos invullen: Gegevens zoals het IBAN worden al gevalideerd tijdens de invoer. Dit bespaart vervelende bewerkingen in de backoffice.
   
   
3. Naadloze integratie: het ondertekende document wordt automatisch opgeslagen in het CRM, de bankgegevens worden direct bijgewerkt in het SAP-systeem.
   
   
4. Volledige branding: Om het vertrouwen van de klant te versterken, wordt alle communicatie (e-mails, certificaten) uitgevoerd in de huisstijl van Salzburg AG.

“Het Fastlane project dient als een ideale blauwdruk voor toekomstige toepassingen. Het aanbieden van de digitale SEPA-formulieren biedt onze klanten nu al een enorme toegevoegde waarde, omdat ze hun automatische incasso’s eenvoudig en zonder complicaties kunnen autoriseren.” – Thomas Oberdorfer, hoofd klantenservice, Salzburg AG

Toegevoegde waarde voor Salzburg AG en klanten

• Eind-tot-eind digitaal klanttraject
  
• Aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen in de backoffice
  
• Geen kosten meer voor scannen, printen en nabewerken
  
• Foutreductie door geverifieerde gegevensinvoer
  
• Volledige branding in de look en feel van Salzburg AG

“We hebben het over een dimensie van meer dan 250.000 pagina’s per jaar die we besparen door te digitaliseren met sproof.” – Christian Perner, IT-procesmanager, Salzburg AG

Vooruitzichten: De reis gaat verder

Salzburg AG is al van plan om het succes van Fastlane uit te breiden naar alle communicatie met klanten – van tariefwijzigingen tot nieuwe contracten. De integratie van de EUDI Wallet – via sproof ident – voor digitale identiteitsverificatie (vooral in de telecomsector) staat ook op de planning om het klanttraject nog veiliger en eenvoudiger te maken.