Er is nog steeds verwarring: verschillende, vaak erg op elkaar lijkende termen zoals schriftelijk, vormvrij, handgeschreven zorgen voor verwarring als het gaat om het afhandelen van contracten. Daarom nemen mensen helaas nog steeds vaak hun toevlucht tot pen, papier en omslachtige postkanalen als er iets ondertekend moet worden.

In dit artikel leggen we uit voor welke gebruiksgevallen de digitale handtekening 100% rechtsgeldig is en de hoogste bewijskracht en traceerbaarheid kan worden gegarandeerd. Kleine “spoiler”: er zijn slechts enkele uitzonderlijke gevallen waarin de elektronische handtekening niet is toegestaan. In alle andere gevallen “overtroeft” het proces van de digitale handtekening de analoge handtekening in alle gevallen vanwege de technische onvervalsbaarheid en de hoogste bewijskracht.

In één oogopslag

Slechts enkele contractvormen zijn door de nationale wetgeving uitgesloten van elektronische handtekeningen.

...alle andere contracten digitaal ondertekend kunnen worden met rechtsgeldigheid. In de Europese eIDAS-verordening zijn drie standaarden vastgelegd.

Voor de meeste contracten geldt vormvrijheid. De contractpartijen kunnen zelf de standaard voor (digitale) handtekeningen kiezen.

Als de nationale wetgeving de schriftelijke vorm vereist, kan de gekwalificeerde elektronische handtekening de handgeschreven handtekening 100% vervangen.

Naast de wettelijke kadervoorwaarden is de keuze van de digitale handtekeningstandaard afhankelijk van de individuele beoordeling van optionele risico’s, afhankelijk van het aansprakelijkheidsrisico en de omvang van het contract.

Wat is de functie van contracten?

In principe is het duidelijk: door een contract te ondertekenen, stemmen alle betrokken partijen in met de voorwaarden en verplichtingen die in het contract zijn vastgelegd. Het sluiten van een contract zorgt ervoor dat alle contractpartijen hun verplichtingen nakomen en dat hun rechten en belangen worden beschermd. Bovendien kan een ondertekend document als bewijs dienen in geval van een conflict en helpt het om stand te houden in de rechtszaal. De meest efficiënte manier om contracten af te ronden is door dit digitaal te doen.

Analoog of digitaal: wat betekent vormvrijheid voor contracten?

In Europese landen zijn contracten over het algemeen geldig zonder voorgeschreven vorm. Er zijn dus geen regels met betrekking tot de manier waarop contracten moeten worden ondertekend. Een elektronische, schriftelijke of zelfs mondelinge vorm is bijvoorbeeld toegestaan (zie artikel 883 ABG). Uiteindelijk kunnen de contractpartijen zelf een bepaald type handtekening overeenkomen.

“In Oostenrijk en Duitsland geldt het beginsel van de vormvrijheid volgens het burgerlijk recht. Daarom vervangt de digitale handtekening in veel gevallen al de pen op papier.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Hoewel er geen wettelijke vereisten zijn voor het ondertekenen van contracten zonder formulier, is voorzichtigheid geboden voor veel zakelijke doeleinden! Het zou een vergissing zijn om belangrijke overeenkomsten waarvoor geen formele vereisten gelden, te ondertekenen met een lage standaard voor elektronische handtekeningen. Als er contracten zijn met hoge onderhandelingsbedragen of een hoog aansprakelijkheidsrisico, moet er zeker een hoge standaard voor digitale handtekeningen worden gebruikt.

Voor sommige contracten is de schriftelijke vorm wettelijk verplicht

Voor bepaalde soorten contracten is de bescherming van een van de contractpartijen van bijzonder belang en daarom is een schriftelijke vorm wettelijk verplicht. In juridische termen wordt dit de schriftelijke vorm genoemd. Om te voldoen aan de schriftelijke vorm is een handgeschreven handtekening van beide contractpartijen wettelijk vereist. In Oostenrijk is de schriftelijke vorm geregeld in § 886 ABGB, in Duitsland in § 126 lid 1 BGB.

Hier is het goede nieuws vastgelegd in de wet: volgens artikel 126a van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) kan de wettelijk voorgeschreven schriftelijke vorm worden vervangen door de elektronische vorm, tenzij de wet anders bepaalt. In het algemeen regelt de eIDAS-verordening, die sinds 2016 in heel Europa van kracht is, de technische en inhoudelijke vereisten voor elektronische handtekeningen en heeft deze voorrang op nationale wetten.

Als de “schriftelijke vorm” specifiek vereist is, kan de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) worden gebruikt om wettelijk te ondertekenen.

Het is daarom belangrijk om te begrijpen dat de termen “geschreven vorm” of “geschreven vorm”, die meestal handschrift en papier impliceren, digitale methoden op geen enkele manier uitsluiten. De digitale handtekening kan 100% gelijkwaardig zijn aan het “handschrift”.

Testamenten & Co. In zeldzame gevallen is alleen een “natte handtekening” voldoende.

Een handgeschreven handtekening is alleen vereist voor het afsluiten van contracten en het ondertekenen van documenten als dit uitdrukkelijk (!) wordt voorgeschreven door een wettelijke bepaling of een contractuele bepaling tussen de partijen.

Naast sommige erfrechtelijke documenten zoals testamenten (die zelfs met de hand moeten worden geschreven) en sommige andere notariële akten, zijn er enkele prominente voorbeelden van documenttypes in de HR-sector in het bijzonder, die volgens de wet alleen met de hand mogen worden ondertekend.

Een voorbeeld hiervan is de beëindiging van arbeidsrelaties door opzegging of annuleringsovereenkomst volgens de Duitse (!) wet (artikel 623 BGB). Geen enkele vorm van e-handtekening kan hier de schriftelijke vorm vervangen, aangezien de elektronische vorm uitdrukkelijk bij wet is uitgesloten in overeenstemming met artikel 623 BGB.

Een belangrijke tegenslag in het Duitse digitaliseringsbeleid is onlangs het onderwerp geweest van controversiële discussies in veel media. Sinds 1995 moeten werkgevers in Duitsland de belangrijkste contractvoorwaarden schriftelijk vastleggen en ter ondertekening aan de werknemer overhandigen in overeenstemming met de Duitse wet op het bewijsrecht (NachwG): De vastlegging van de belangrijkste arbeidsvoorwaarden (§2 NachwG). Hoewel de EU-richtlijn (eIDAS-verordening) elektronische verzending toestaat, is het in Duitsland niet toegestaan om het bewijs van de essentiële contractvoorwaarden in elektronische vorm te verstrekken. Zelfs een gekwalificeerde elektronische handtekening voldoet niet aan de eisen van de Verificatiewet.

Onze persoonlijke beoordeling: Het zal slechts een kwestie van tijd zijn voordat de noodzakelijke digitaliseringsoffensieven, met name op HR-gebied, ook een positieve invloed zullen hebben op de wetgeving en de Bewijswet zeer binnenkort opnieuw zal worden gewijzigd.

Bovendien zijn er zelfs voor dit speciale geval al “workarounds” om de hoeveelheid papier en tijd die nodig is te minimaliseren en mediaverstoringen tot een minimum te beperken. Dit werkt bijvoorbeeld dankzij aanvullende documenten die in analoge vorm worden ondertekend in overeenstemming met de wet, maar een digitale kopie wordt nog steeds beheerd en centraal opgeslagen in het digitale archief.

Volledig zonder risico: onderteken digitaal en in overeenstemming met de vereiste formele vereisten

Of het nu analoog of digitaal is, de nationale wetgeving regelt voornamelijk of en hoe een contract formeel verplicht is. Als je hier eenmaal een overzicht van hebt en hebt gekozen voor de digitale, tijdbesparende route, dan geldt de eIDAS-verordening (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) als een geldig kader in alle EU/EEG-lidstaten. Dit wettelijke kader moet de digitale transformatie in heel Europa bevorderen, bedrijfsprocessen zonder mediadiscontinuïteit mogelijk maken en veilige elektronische processen tussen 28 afzonderlijke markten vergemakkelijken.

Een groot deel van eIDAS regelt de kwesties van veilige digitale identiteit en veilige elektronische handtekeningen. Dus als, zoals hierboven vermeld, een elektronische handtekening niet expliciet wordt uitgesloten door de nationale wetgeving, kunnen contracten worden ondertekend in overeenstemming met de richtlijnen van eIDAS. De verordening maakt in principe onderscheid tussen drie soorten elektronische handtekeningen: eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde.

Het is belangrijk voor alle ondernemers om een goed overzicht te hebben van de contractprocessen in het bedrijf om te kunnen beslissen welke handtekeningstandaard de juiste is voor welk contractproces.

Voor meer details raden we je aan ons overzichtsartikel over handtekeningenstandaarden te lezen. In combinatie met dit artikel kunt u beslissen welke van uw contracten u met welke standaard moet ondertekenen.

Hier is een veelvoorkomend praktisch voorbeeld van een niet-rechtsgeldige handtekening:

Voorbeeld e-mail: Beslissingen die als tekst in een e-mail worden uitgevoerd, moeten schriftelijk zijn om rechtsgeldig te zijn. Dit betekent dat alle partijen bij het contract een schriftelijke handtekening moeten zetten. Vaak zijn digitale handtekeningen hier ontoereikend. De volgende procedures zijn niet rechtsgeldig:

• Printen, ondertekenen, opnieuw scannen, verzenden (mediapauze)
  
• Een afbeelding van een handtekening op het e-maildocument plaatsen (eenvoudige elektronische handtekening)

Alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening zou in dit geval de rechtsgeldige methode zijn.

Conclusie

Ondanks alle digitaliseringsoffensieven en nieuwe methodes om papierloos zaken te doen, zijn wij ervan overtuigd dat de handtekening altijd een essentieel onderdeel zal zijn van alle soorten beslissingen en goedkeuringen. Het is daarom een eerste vereiste, vooral in de professionele sector, om te weten dat veiligheid en conformiteit gegarandeerd zijn.

Dit is waar de kracht van platforms voor digitale handtekeningen zoals sproof sign om de hoek komt kijken: de technisch complexe processen worden op de achtergrond afgehandeld. U hoeft zich bijvoorbeeld maar één keer te identificeren voor de gekwalificeerde elektronische handtekening. Het platform begeleidt u door het 10 minuten durende proces.

Excursus: Wat is de functie van een handtekening?

Het ondertekenen van een certificaat vervult de bestendigingsfunctie, die ervoor zorgt dat de verklaring permanent en leesbaar wordt gedocumenteerd en op een later tijdstip kan worden herzien.

De identiteits- en verificatiefunctie is dat de persoonlijke handtekening van de naam kan worden gebruikt om een verband te leggen met de ondertekenaar. Deze link kan worden geverifieerd door de handtekening te vergelijken.

De functie van de echtheidsbevestiging is om door middel van een handtekening te garanderen dat de verklaring afkomstig is van de persoon die deze ondertekent en dat dit ook op een later tijdstip bindend kan worden vastgesteld.

Een handgeschreven handtekening vervult een bewijsfunctie. Een document dat ondertekend is kan dienen als bewijs van de inhoud van een verklaring en door wie deze is gedaan. Ik kan geen bewijsfunctie vervullen omdat ik geen wiskundig programma ben.

De waarschuwende functie van een handgeschreven handtekening is dat het de juridisch bindende aard en persoonlijke verantwoordelijkheid van de verklaring aangeeft. De ondertekenaar wordt zo beschermd tegen het doen van ondoordachte uitspraken.

De afrondingsfunctie wordt uitgevoerd door een handgeschreven handtekening, waarmee een aangifte fysiek wordt afgesloten. Het is belangrijk op te merken dat alleen het deel van de declaratie dat voorafgaat aan de handtekening en geen latere toevoegingen of wijzigingen bevat, geldig is. De handtekening kan ook worden gebruikt om een aangifte te onderscheiden van een ontwerp.

Door gebruik te maken van de controlefunctie kunnen derden eenvoudig de inhoud van een document of akte controleren.

*Bronnen:
Digitalisering van de handtekening – WhitePaper
BachelorthesisKrämer