Joprojām pastāv neskaidrības: dažādi, bieži vien ļoti līdzīgi termini, piemēram, rakstiska forma, rakstveida forma, brīvā forma, ar roku rakstīta forma, rada neskaidrības, kad runa ir par līgumiem. Šā iemesla dēļ cilvēki diemžēl joprojām bieži izmanto pildspalvu, papīru un apgrūtinošus pasta kanālus, ja ir kaut kas jāparaksta.

Šajā rakstā mēs skaidrojam, kādos lietošanas gadījumos digitālais paraksts ir 100 % juridiski derīgs un var garantēt visaugstāko pierādījuma vērtību un izsekojamību. Neliels “spoileris”: ir tikai daži izņēmuma gadījumi, kad elektroniskais paraksts nav atļauts. Pretējā gadījumā digitālā paraksta process “pārspēj” analogo parakstu visos gadījumos tehniskās neviltojamības un augstākās pierādāmības vērtības dēļ.

No pirmā acu uzmetiena

Valsts tiesību akti elektronisko parakstu nepiemēro tikai dažiem līgumu veidiem .

…visus pārējoslīgumus var parakstīt digitāli, un tie ir juridiski saistoši. Eiropas mēroga eIDAS regulā ir reglamentēti trīs standarti.

Uz lielāko daļu līgumu attiecas formas brīvība. Līgumslēdzējas puses pašas var izvēlēties (digitālā) paraksta standartu.

Ja valsts tiesību akti paredz rakstisku formu, kvalificēts elektroniskais paraksts var 100 % aizstāt pašrocīgu parakstu.

Papildus tiesiskā regulējuma nosacījumiem digitālā paraksta standarta izvēle ir atkarīga no individuāla izvēles risku novērtējuma atkarībā no atbildības riska un līguma apjoma.

Kāda ir līgumu funkcija?

Principā tas ir acīmredzami: parakstot līgumu, visas iesaistītās puses piekrīt līgumā izklāstītajiem nosacījumiem un saistībām. Līguma noslēgšana nodrošina, ka visas līguma puses pilda savas saistības un ka tiek aizsargātas to tiesības un intereses. Turklāt parakstīts dokuments var kalpot kā pierādījums konflikta gadījumā un palīdzēt pastāvēt tiesā. Visefektīvākais veids, kā noslēgt līgumus, ir to darīt digitāli.

Neatkarīgi no tā, vai tas ir analogs vai ciparu formāts: ko nozīmē formas brīvība attiecībā uz līgumiem?

Eiropas valstīs līgumi parasti ir spēkā bez noteiktas formas. Tāpēc nav noteikumu par to, kā jāparaksta līgumi. Piemēram, ir atļauta elektroniska, rakstiska vai pat mutiska forma (sk. ABG 883. pantu). Galu galā līgumslēdzējas puses pašas var vienoties par konkrētu paraksta veidu.

“Austrijā un Vācijā civiltiesībās ir spēkā formas brīvības princips. Tādējādi digitālais paraksts daudzos gadījumos jau aizstāj pildspalvu uz papīra.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Lai gan nav juridisku prasību par to, kā parakstīt līgumus bez veidlapas, daudzos uzņēmējdarbības nolūkos ieteicams ievērot piesardzību! Būtu kļūdaini parakstīt svarīgus līgumus, uz kuriem neattiecas nekādas formālas prasības, ar zemu elektroniskā paraksta standartu. Ja ir līgumi ar lielām sarunu summām vai augstu atbildības risku, noteikti jāizmanto augsts elektroniskā paraksta standarts.

Dažiem līgumiem likums paredz rakstisku formu

Atsevišķiem līgumu veidiem vienas līgumslēdzējas puses aizsardzība ir īpaši svarīga, tāpēc likumā ir noteikta prasība par rakstisku formu. Juridiskā terminoloģijā to sauc par rakstveida formu. Lai izpildītu rakstveida formu jeb rakstveida formu, likums prasa abu līgumslēdzēju pušu pašrocīgu parakstu. Austrijā rakstveida forma ir reglamentēta ABGB 886. pantā, bet Vācijā – BGB 126. panta 1. punktā.

Lūk, likumā nostiprinātā labā ziņa: saskaņā ar Vācijas Civilkodeksa (BGB) 126.a pantu likumā noteikto rakstisko formu var aizstāt ar elektronisko formu, ja vien likumā nav noteikts citādi. Kopumā eIDAS regula, kas visā Eiropā ir spēkā kopš 2016. gada, reglamentē e-paraksta tehniskās un satura prasības un ir noteicošā attiecībā pret valstu tiesību aktiem.

Ja “rakstiskā forma” ir īpaši pieprasīta, juridiski atbilstošai parakstīšanai var izmantot kvalificētu elektronisko parakstu (QES).

Tāpēc ir svarīgi saprast, ka termini “rakstveida forma” vai “rakstveida forma”, kas parasti nozīmē rokrakstu un papīru, nekādā ziņā neizslēdz digitālās metodes. Digitālais paraksts var būt 100 % līdzvērtīgs “rokrakstam”.

Wills & Co. Retos gadījumos pietiek tikai ar “slapjo parakstu”.

Pašrocīgs paraksts ir nepieciešams tikai tad, ja tas ir skaidri (!) noteikts likumā vai pušu savstarpējā līgumā.

Papildus dažiem mantojuma tiesību dokumentiem, piemēram, testamentiem (kas pat ir jāraksta ar roku) un dažiem citiem notariālajiem aktiem, ir daži spilgti piemēri, piemēram, dokumentu veidi jo īpaši cilvēkresursu jomā, kurus saskaņā ar likumu var parakstīt tikai ar roku.

Viens no piemēriem ir darba attiecību izbeigšana, pamatojoties uz paziņojumu par darba attiecību izbeigšanu vai vienošanos par darba attiecību pārtraukšanu saskaņā ar Vācijas (!) tiesību aktiem (BGB 623. pants). Šajā gadījumā nekāda e-paraksta forma nevar aizstāt rakstisku formu, jo elektroniskā forma saskaņā ar BGB 623. pantu ir nepārprotami izslēgta ar likumu.

Nesen daudzos plašsaziņas līdzekļos ir izvērsušās pretrunīgas diskusijas par būtisku neveiksmi Vācijas digitalizācijas politikā. Kopš 1995. gada darba devējiem Vācijā saskaņā ar Vācijas Likumu par pierādījumiem (NachwG) svarīgākie līguma nosacījumi ir jāreģistrē rakstiski un jānodod darbiniekam parakstīšanai: Būtisko darba līguma noteikumu un nosacījumu ieraksts (2. pants NachwG). Lai gan ES direktīva (eIDAS regula) atļauj elektronisku nosūtīšanu, Vācijā nav atļauts būtiskāko līguma nosacījumu pierādījumus sniegt elektroniskā formā. Pat kvalificēts elektroniskais paraksts neatbilst Verifikācijas likuma prasībām.

Mūsu personīgais vērtējums: ir tikai laika jautājums, kad nepieciešamā digitalizācijas ofensīva, jo īpaši cilvēkresursu jomā, pozitīvi ietekmēs arī likumdošanu, un drīzumā atkal tiks grozīts Likums par pierādījumiem.

Turklāt pat šim īpašajam gadījumam jau ir pieejami “apiešanas veidi”, lai līdz minimumam samazinātu papīra daudzumu un laiku, kas nepieciešams, un līdz minimumam samazinātu mediju darbības traucējumus. Tas darbojas, piemēram, pateicoties papildu dokumentiem, kas saskaņā ar likumu tiek parakstīti analogā formā, bet digitālā kopija joprojām tiek pārvaldīta un uzglabāta centralizēti digitālajā arhīvā.

Pilnīga bezriska parakstīšana: parakstiet digitāli un saskaņā ar nepieciešamajām formālajām prasībām.

Neatkarīgi no tā, vai tas ir analogais vai digitālais līgums, valsts tiesību akti galvenokārt reglamentē, vai un kā uz līgumu attiecas formālas prasības. Kad esat ieguvuši pārskatu par šo jautājumu un nolēmuši izvēlēties digitālo, laiku taupošo ceļu, eIDAS regula (Elektroniskās identifikācijas, autentifikācijas un uzticamības pakalpojumu regula) ir spēkā visās ES/EEK dalībvalstīs. Šim tiesiskajam regulējumam būtu jāvirza uz priekšu digitālā transformācija visā Eiropā, jānodrošina uzņēmējdarbības procesi bez mediju pārrāvumiem un jāveicina droši elektroniskie procesi starp 28 atsevišķiem tirgiem.

Liela daļa eIDAS regulē drošas digitālās identitātes un drošu elektronisko parakstu jautājumus. Tātad, ja, kā minēts iepriekš, elektroniskais paraksts nav skaidri izslēgts valsts tiesību aktos, līgumus var parakstīt saskaņā ar eIDAS pamatnostādnēm. Regulā būtībā izšķir trīs elektronisko parakstu veidus: vienkāršu, uzlabotu un kvalificētu.

Visiem uzņēmējiem ir svarīgi labi pārzināt līgumprocesus uzņēmumā, lai izlemtu, kurš paraksta standarts ir piemērots konkrētajam līgumprocesam.

Lai iegūtu sīkāku informāciju, iesakām izlasīt mūsu pārskata rakstu par parakstu standartiem. Kopā ar šo rakstu jūs varēsiet izlemt, kurus līgumus jums vajadzētu parakstīt, izmantojot kādu standartu.

Šeit ir parasts praktisks piemērs par juridiski nederīgu parakstu:

E-pasta vēstules piemērs: Lai lēmumi, kas tiek izpildīti e-pasta teksta veidā, būtu juridiski spēkā esoši, tiem jābūt rakstiskiem. Tas nozīmē, ka visām līguma pusēm ir jābūt rakstiskam parakstam. Šajā gadījumā bieži vien digitālie paraksti ir nepiemēroti. Šādas procedūras nav juridiski spēkā esošas:

• Drukāt, parakstīt, vēlreiz skenēt, nosūtīt (mediju pārtraukums)
  
• Paraksta attēla ievietošana e-pasta dokumentā (vienkāršs elektroniskais paraksts).

Šajā gadījumā juridiski derīga metode būtu tikai kvalificēts elektroniskais paraksts.

Secinājums

Neraugoties uz visiem digitalizācijas uzbrukumiem un jaunām metodēm, kā veikt uzņēmējdarbību bez papīra dokumentiem, mēs esam pārliecināti, ka paraksts vienmēr būs būtiska visu veidu lēmumu un apstiprinājumu daļa. Tāpēc, jo īpaši profesionālajā nozarē, ir nepieciešams zināt, ka ir garantēta drošība un atbilstība.

Tieši šeit izpaužas digitālo parakstu platformu, piemēram, sproof sign, priekšrocības: tehniski sarežģītie procesi tiek veikti fonā. Piemēram, lai parakstītu kvalificētu elektronisko parakstu, jums ir tikai vienreiz jāidentificējas. Platforma vada jūs cauri 10 minūšu ilgajam procesam.

Ekskurss: Kāda ir paraksta funkcija?

Sertifikāta parakstīšana pilda iemūžināšanas funkciju, kas nodrošina, ka deklarācija ir pastāvīgi un salasāmi dokumentēta un to var pārskatīt vēlāk.

Identitātes un pārbaudes funkcija ir tāda, ka vārda personisko parakstu var izmantot, lai noteiktu saikni ar parakstītāju. Šo saikni var pārbaudīt, salīdzinot parakstu.

Autentiskuma apliecinājuma funkcija ir ar paraksta palīdzību nodrošināt, ka deklarācija ir no personas, kas to parakstījusi, un ka to var saistoši konstatēt arī vēlāk.

Ar roku rakstīts paraksts pilda pierādīšanas funkciju. Parakstīts dokuments var kalpot kā pierādījums par deklarācijas saturu un par to, kas to ir sagatavojis. Es nevaru pildīt pierādīšanas funkciju, jo neesmu matemātiska programma.

Ar roku rakstīta paraksta brīdinājuma funkcija ir tā, ka tas norāda uz deklarācijas juridisko saistošo raksturu un personīgo atbildību. Tādējādi parakstītājs ir pasargāts no nepārdomātu paziņojumu izdarīšanas.

Pabeigšanas funkciju veic ar pašrocīgu parakstu, kas fiziski noslēdz deklarāciju. Ir svarīgi atzīmēt, ka derīga ir tikai tā deklarācijas daļa, kas ir pirms paraksta un kurā nav turpmāku papildinājumu vai izmaiņu. Parakstu var izmantot arī, lai atšķirtu deklarāciju no projekta.

Izmantojot kontroles funkciju, trešās personas var viegli pārbaudīt dokumenta vai akta saturu, ko atvieglo attiecīgo formālo prasību pieņemšana.

*Avoti:
Paraksta digitalizācija– Baltā grāmata
Bachelorthesis Krämer