Vis dar esama painiavos: skirtingi, dažnai labai panašūs terminai, tokie kaip rašytinė forma, rašytinė forma, formos laisvė, rašysena, rankraštis, kelia painiavą tvarkant sutartis. Dėl šios priežasties žmonės, deja, vis dar dažnai griebiasi rašiklio, popieriaus ir nepatogių pašto kanalų, kai reikia ką nors pasirašyti.
Šiame straipsnyje paaiškiname, kokiais naudojimo atvejais skaitmeninis parašas yra 100 % teisiškai galiojantis, o jo įrodomoji vertė ir atsekamumas yra aukščiausi. Nedidelis “spoileris”: yra tik labai nedaug išskirtinių atvejų, kai elektroninio parašo naudoti neleidžiama. Kitais atvejais skaitmeninio parašo procesas visais atvejais “pranoksta” analoginį parašą dėl techninio neklastojamumo ir didžiausios įrodomosios vertės.
Iš pirmo žvilgsnio
Tik labai nedaugeliui sutarčių formų pagal nacionalinę teisę netaikomas elektroninis parašas.
…visos kitossutartys gali būti pasirašytos skaitmeniniu parašu ir galioja teisiškai. Visoje Europoje galiojančiame eIDAS reglamente reglamentuojami trys standartai.
Daugeliui sutarčių taikoma formos laisvė. Sutarties šalys gali pačios pasirinkti (skaitmeninio) parašo standartą.
Jei nacionaliniuose įstatymuose reikalaujama rašytinės formos, kvalifikuotas elektroninis parašas gali 100 % pakeisti ranka rašytą parašą.
Be teisinės sistemos sąlygų, skaitmeninio parašo standartas pasirenkamas individualiai įvertinus neprivalomą riziką, atsižvelgiant į atsakomybės riziką ir sutarties apimtį.
Kokia yra sutarčių funkcija?
Iš esmės tai akivaizdu: pasirašydamos sutartį visos dalyvaujančios šalys sutinka su sutartyje nustatytomis sąlygomis ir įsipareigojimais. Sudarant sutartį užtikrinama, kad visos sutarties šalys įvykdys savo įsipareigojimus ir kad jų teisės ir interesai bus apsaugoti. Be to, pasirašytas dokumentas gali pasitarnauti kaip įrodymas kilus konfliktui ir padėti atsilaikyti teisme. Veiksmingiausias būdas užbaigti sutartis – tai padaryti skaitmeniniu būdu.
Analoginė ar skaitmeninė: ką sutarčių formų laisvė reiškia sutartims?
Europos šalyse sutartys paprastai galioja be nustatytos formos. Todėl nėra jokių taisyklių, reglamentuojančių, kaip turi būti pasirašomos sutartys. Pavyzdžiui, leidžiama elektroninė, rašytinė ar net žodinė forma (plg. ABG 883 straipsnį). Galiausiai pačios sutarties šalys gali susitarti dėl konkrečios pasirašymo formos.
“Austrijoje ir Vokietijoje pagal civilinę teisę taikomas formos laisvės principas. Tai reiškia, kad skaitmeniniai parašai daugeliu atvejų jau keičia rašiklį ir popierių”.
Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH
Nors nėra jokių teisinių reikalavimų, kaip pasirašyti sutartis, kurioms netaikomi jokie formos reikalavimai, daugeliu verslo tikslų patariama elgtis atsargiai! Būtų klaida pasirašyti svarbias sutartis, kurioms netaikomi jokie formos reikalavimai, naudojant žemą elektroninio parašo standartą. Jei sutartyse numatytos didelės derybų sumos arba didelė atsakomybės rizika, būtinai reikėtų naudoti aukštą elektroninio parašo standartą.
Kai kurios sutartys pagal įstatymą turi būti rašytinės formos
Tam tikrų rūšių sutartims ypač svarbi vienos iš sutarties šalių apsauga, todėl įstatymas reikalauja rašytinės formos. Teisine prasme tai vadinama rašytine forma. Kad būtų įvykdyta rašytinė arba rašytinė forma, pagal įstatymą reikalaujama abiejų sutarties šalių ranka rašyto parašo. Austrijoje rašytinė forma reglamentuojama ABGB 886 straipsnyje, Vokietijoje – BGB 126 straipsnio 1 dalyje.
Štai gera žinia, įtvirtinta įstatyme: pagal Vokietijos civilinio kodekso (BGB) 126a straipsnį teisės aktais nustatyta rašytinė forma gali būti pakeista elektronine forma, jei įstatyme nenumatyta kitaip. Apskritai eIDAS reglamentas, kuris nuo 2016 m. galioja visoje Europoje, reglamentuoja e. parašo techninius ir turinio reikalavimus ir turi viršenybę prieš nacionalinius įstatymus.
Jei konkrečiai reikalaujama “rašytinės formos”, pasirašant teisės aktų reikalavimus atitinkantį dokumentą galima naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą (QES).
Todėl svarbu suprasti, kad sąvokos “rašytinė forma” arba “rašytinė forma”, kurios paprastai reiškia rašymą ranka ir popieriuje, jokiu būdu neapima skaitmeninių metodų. Skaitmeninis parašas gali būti 100 % lygiavertis “rašytiniam raštui”.
Retais atvejais pakanka tik “šlapio parašo”.
Sudarant sutartis ir pasirašant dokumentus ranka pasirašyti reikalaujama tik tuo atveju, jei tai aiškiai (!) numatyta įstatyminėje nuostatoje arba šalių sutarties nuostatoje.
Be kai kurių paveldėjimo teisės dokumentų, pavyzdžiui, testamentų (kurie netgi turi būti rašomi ranka) ir kai kurių kitų notarinių aktų, ypač personalo sektoriuje yra keletas svarbių dokumentų rūšių pavyzdžių, kuriuos pagal įstatymus galima pasirašyti tik ranka.
Vienas iš pavyzdžių – darbo santykių nutraukimas pranešimu apie darbo sutarties nutraukimą arba susitarimu dėl sutarties nutraukimo pagal Vokietijos (!) teisę (BGB 623 straipsnis). Šiuo atveju jokia e. parašo forma negali pakeisti rašytinės formos, nes elektroninė forma pagal BGB 623 straipsnį yra aiškiai išskirta įstatymu.
Neseniai daugelyje žiniasklaidos priemonių buvo prieštaringai diskutuojama apie didelį Vokietijos skaitmeninimo politikos nuosmukį. Nuo 1995 m. darbdaviai Vokietijoje turėjo raštu užfiksuoti svarbiausias sutarties sąlygas ir įteikti jas darbuotojui pasirašyti pagal Vokietijos įrodymų įstatymą (NachwG): Įrašas apie esmines darbo sutarties sąlygas (§2 NachwG). Nors ES direktyva (eIDAS reglamentas) leidžia perduoti duomenis elektroniniu būdu, Vokietijoje neleidžiama pateikti esminių sutarties sąlygų įrodymų elektronine forma. Net kvalifikuotas elektroninis parašas neatitinka Patikrinimo įstatymo reikalavimų.
Mūsų asmeninis vertinimas: tik laiko klausimas, kada būtinos skaitmeninimo priemonės, ypač žmogiškųjų išteklių srityje, turės teigiamą poveikį ir teisės aktams, o Įrodymų įstatymas taip pat greitai bus vėl iš dalies pakeistas.
Be to, net ir šiuo ypatingu atveju jau yra “apėjimo būdų”, kaip sumažinti popieriaus ir laiko sąnaudas ir kuo labiau sumažinti žiniasklaidos trikdžius. Tai veikia, pavyzdžiui, dėl papildomų dokumentų, kurie pagal įstatymą pasirašomi analogine forma, tačiau skaitmeninė kopija vis tiek tvarkoma ir saugoma centralizuotai skaitmeniniame archyve.
Visiškai nerizikinga: pasirašoma skaitmeniniu būdu ir laikantis reikiamų oficialių reikalavimų.
Nepriklausomai nuo to, ar sutartis analoginė, ar skaitmeninė, nacionaliniais teisės aktais pirmiausia reglamentuojama, ar sutarčiai taikomas formalus reikalavimas ir kaip jis taikomas. Kai jau susipažinote su tuo ir nusprendėte rinktis skaitmeninį, laiką taupantį kelią, visose ES/EEB valstybėse narėse galioja eIDAS reglamentas (Elektroninės atpažinties, autentiškumo nustatymo ir patikimumo užtikrinimo paslaugos). Ši teisinė sistema turėtų paspartinti skaitmeninę transformaciją visoje Europoje, sudaryti sąlygas verslo procesams nenutrūkstamai veikti be medijų ir palengvinti saugius elektroninius procesus tarp 28 atskirų rinkų.
Didelė eIDAS dalis reglamentuoja saugios skaitmeninės tapatybės ir saugių elektroninių parašų klausimus. Taigi, jei, kaip minėta pirmiau, elektroninis parašas nėra aiškiai draudžiamas nacionalinėje teisėje, sutartys gali būti pasirašomos pagal eIDAS gaires. Reglamente iš esmės išskiriami trys elektroninių parašų tipai: paprastas, pažangusis ir kvalifikuotas.
Visiems verslo subjektams svarbu gerai apžvelgti įmonėje vykstančius sutarčių sudarymo procesus, kad galėtų nuspręsti, kuris parašo standartas yra tinkamas tam tikram sutarčių sudarymo procesui.
Jei norite gauti daugiau informacijos, rekomenduojame perskaityti mūsų apžvalginį straipsnį apie parašų standartus. Kartu su šiuo straipsniu galėsite nuspręsti, kurias sutartis pasirašyti pagal kurį standartą.
Štai įprastas praktinis teisiškai negaliojančio parašo pavyzdys:
El. pašto pavyzdys: Sprendimai, kurie įforminami kaip tekstas elektroniniame laiške, turi būti rašytiniai, kad būtų teisiškai galiojantys. Tai reiškia, kad visos sutarties šalys turi pasirašyti raštu. Šiuo atveju dažnai pasitaiko, kad skaitmeniniai parašai yra netinkami. Šios procedūros nėra teisiškai galiojančios:
- Spausdinti, pasirašyti, dar kartą nuskaityti, išsiųsti (medijos pertrauka)
- el. laiško dokumente patalpinkite parašo atvaizdą (paprastas elektroninis parašas).
Šiuo atveju teisiškai galiojantis būdas būtų tik kvalifikuotas elektroninis parašas.
Išvada
Nepaisant visų skaitmeninimo priemonių ir naujų būdų, kaip verslą vykdyti be popieriaus, esame įsitikinę, kad parašas visada bus svarbi visų rūšių sprendimų ir patvirtinimų dalis. Todėl būtina sąlyga, ypač profesiniame sektoriuje, kad būtų užtikrintas saugumas ir atitiktis.
Būtent čia pasireiškia skaitmeninio parašo platformų, tokių kaip “sproof sign”, privalumai: techniškai sudėtingi procesai atliekami fone. Pavyzdžiui, norint pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, tereikia tik vieną kartą identifikuoti save. Platforma jus veda per 10 minučių trunkantį procesą.
Ekskursas: Kokia yra parašo funkcija?
Sertifikato pasirašymas atlieka įamžinimo funkciją, kuri užtikrina, kad deklaracija būtų nuolat ir įskaitomai užfiksuota ir ją būtų galima peržiūrėti vėliau.
Tapatybės nustatymo ir tikrinimo funkcija yra ta, kad vardo ir pavardės asmeninis parašas gali būti naudojamas ryšiui su pasirašančiuoju asmeniu nustatyti. Šį ryšį galima patikrinti palyginus parašą.
Autentiškumo patvirtinimo paskirtis – parašu užtikrinti, kad deklaracija yra ją pasirašiusio asmens ir kad tai gali būti privalomai nustatyta vėliau.
Ranka rašytas parašas atlieka įrodomąją funkciją. Pasirašytas dokumentas gali būti įrodymas, patvirtinantis pareiškimo turinį ir tai, kas jį pateikė. Aš negaliu atlikti įrodymo funkcijos, nes nesu matematinė programa.
Įspėjamoji ranka rašyto parašo funkcija yra ta, kad jis nurodo teisiškai privalomą deklaracijos pobūdį ir asmeninę atsakomybę. Taip pasirašiusysis apsaugomas nuo neapgalvotų pareiškimų.
Baigiamoji funkcija atliekama ranka rašytu parašu, kuriuo fiziškai užbaigiama deklaracija. Svarbu pažymėti, kad galioja tik ta deklaracijos dalis, kuri yra prieš parašą ir kurioje nėra jokių vėlesnių papildymų ar pakeitimų. Parašu taip pat galima atskirti deklaraciją nuo projekto.
Naudodamos kontrolės funkciją, trečiosios šalys gali lengvai patikrinti dokumento ar akto turinį, o tai palengvina atitinkamų formalių reikalavimų priėmimas.
*Šaltiniai:
Parašo skaitmeninimas– Baltoji knyga
Bachelorthesis Krämer
