Még mindig van zűrzavar: a különböző, gyakran nagyon hasonló kifejezések, mint például az írásbeli forma, írásbeli forma, formanyomtatvány, kézzel írott forma, zavart okoznak a szerződések kezelése során. Emiatt az emberek sajnos még mindig gyakran folyamodnak tollhoz, papírhoz és a nehézkes postai csatornákhoz, ha valamit alá kell írni.

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogy a digitális aláírás mely felhasználási esetekben 100%-ban jogilag érvényes, és a legmagasabb bizonyító erejű és nyomon követhető. Kis “spoiler”: Csak nagyon kevés olyan kivételes eset van, amikor az elektronikus aláírás nem megengedett. Egyébként a digitális aláírási eljárás a technikai hamisíthatatlanság és a legmagasabb bizonyító erő miatt minden esetben “felülmúlja” az analóg aláírást.

Ránézésre

A nemzeti jog csak nagyon kevés szerződési formát zár ki az elektronikus aláírás alól.

…minden másszerződés digitálisan aláírható, jogilag érvényes. Az európai szintű eIDAS-rendelet három szabványt szabályoz.

A legtöbb szerződés a formanyomtatványok szabadsága alá tartozik. A szerződő felek maguk választhatják meg a (digitális) aláírás szabványát.

Ha a nemzeti jogszabályok írásos formát írnak elő, a minősített elektronikus aláírás 100%-ban helyettesítheti a kézzel írott aláírást.

A jogi keretfeltételek mellett a digitális aláírási szabvány kiválasztása a felelősségi kockázat és a szerződéses volumen függvényében a választható kockázatok egyedi értékelésétől is függ.

Mi a szerződések funkciója?

Elvileg ez nyilvánvaló: a szerződés aláírásával minden érintett fél elfogadja a szerződésben meghatározott feltételeket és kötelezettségeket. A szerződés megkötése biztosítja, hogy a szerződő felek teljesítik kötelezettségeiket, valamint jogaik és érdekeik védelme biztosított. Ezen túlmenően az aláírt dokumentum konfliktus esetén bizonyítékként szolgálhat, és segíthet megállni a bíróság előtt. A szerződések véglegesítésének leghatékonyabb módja a digitális úton történő megkötés.

Analóg vagy digitális: Mit jelent a formanyomtatványok szabadsága a szerződések esetében?

Az európai országokban a szerződések általában előírt forma nélkül érvényesek. Ezért nincsenek előírások arra vonatkozóan, hogy a szerződéseket milyen módon kell aláírni. Például megengedett az elektronikus, az írásbeli vagy akár a szóbeli forma is (vö. ABG 883. §). Végső soron a szerződő felek maguk is megállapodhatnak az aláírás konkrét módjáról.

“Ausztriában és Németországban a polgári jogban a formanyomtatványok szabadságának elve érvényesül. Ez azt jelenti, hogy a digitális aláírás sok esetben már most is felváltja a tollat és a papírt.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Bár nincsenek jogi előírások arra vonatkozóan, hogy hogyan lehet nyomtatvány nélkül aláírni a szerződéseket, sok üzleti céllal óvatosságra int! Hiba lenne olyan fontos megállapodásokat, amelyekre nem vonatkoznak formai követelmények, alacsony elektronikus aláírási normával aláírni. Ha magas tárgyalási összegű vagy nagy felelősségi kockázatot jelentő szerződésekről van szó, mindenképpen magas digitális aláírási szabványt kell alkalmazni.

Egyes szerződések esetében törvény írja elő az írásbeli formát

Bizonyos szerződéstípusok esetében az egyik szerződő fél védelme különösen fontos, ezért a törvény írja elő az írásbeli formát. Jogi értelemben ezt nevezik írásbeliségnek. Az írásbeliség vagy írásbeli alakiság teljesítéséhez mindkét szerződő fél kézjegyével történő aláírását írja elő a törvény. Ausztriában az írásbeliséget az ABGB 886. §-a, Németországban a BGB 126. § (1) bekezdése szabályozza.

Íme a törvényben rögzített jó hír: a német polgári törvénykönyv (BGB) 126a. szakasza szerint a jogszabályban előírt írásbeli formát fel lehet váltani az elektronikus formával, hacsak a törvény másként nem rendelkezik. Általánosságban elmondható, hogy a 2016 óta Európa-szerte hatályos eIDAS-rendelet szabályozza az elektronikus aláírásra vonatkozó technikai és tartalmi követelményeket, és elsőbbséget élvez a nemzeti jogszabályokkal szemben.

Ha az “írásbeli forma” kifejezetten szükséges, a minősített elektronikus aláírás (QES) használható a jogszabálynak megfelelő aláírásra.

Ezért fontos megérteni, hogy az “írásbeli forma” vagy “írásbeli forma” kifejezések, amelyek általában kézírásra és papírra utalnak, semmiképpen sem zárják ki a digitális módszereket. A digitális aláírás 100%-ban egyenértékű lehet a “kézírással”.

Wills & Co. Ritka esetekben csak a “nedves aláírás” elegendő.

Kézzel történő aláírás csak akkor szükséges a szerződéskötéshez és az okiratok aláírásához, ha ezt jogszabály vagy a felek közötti szerződéses rendelkezés kifejezetten (!) előírja.

Egyes öröklési jogi dokumentumok, például a végrendelet (amelyet még kézzel is kell írni) és néhány más közjegyzői okirat mellett különösen a HR-szektorban van néhány kiemelkedő példa olyan dokumentumtípusokra, amelyeket a törvény szerint csak kézzel lehet aláírni.

Ilyen például a munkaviszony felmondással vagy felmondási szerződéssel történő megszüntetése a német (!) jog szerint (BGB 623. §). Az elektronikus aláírás semmilyen formája nem helyettesítheti itt az írásbeli formát, mivel az elektronikus formát a BGB 623. szakasza szerint a törvény kifejezetten kizárja.

A német digitalizációs politika jelentős visszalépése a közelmúltban számos médiumban ellentmondásos vita tárgyát képezte. A németországi munkáltatóknak 1995 óta a német bizonyítási törvény (NachwG) értelmében a legfontosabb szerződési feltételeket írásban kell rögzíteniük és a munkavállalónak aláírásra átadniuk: A munkaviszony lényeges feltételeinek rögzítése (NachwG 2. §). Bár az uniós irányelv (eIDAS-rendelet) lehetővé teszi az elektronikus továbbítást, Németországban nem megengedett a lényeges szerződési feltételek elektronikus formában történő bizonylatolása. Még a minősített elektronikus aláírás sem felel meg az igazolási törvény követelményeinek.

Személyes értékelésünk: Csak idő kérdése, hogy a szükséges digitalizációs offenzívák, különösen a HR területén, a jogalkotásra is pozitív hatást gyakoroljanak, és a bizonyítási törvényt hamarosan ismét módosítani fogják.

Ráadásul még erre a speciális esetre is léteznek már “megoldások”, amelyekkel minimalizálható a papír- és időigény, és a lehető legkisebbre csökkenthetők a médiazavarok. Ez például a kiegészítő dokumentumoknak köszönhetően működik, amelyeket a törvénynek megfelelően analóg formában írnak alá, de egy digitális másolatot továbbra is kezelnek és központilag tárolnak a digitális archívumban.

Teljesen kockázatmentes: digitálisan és az előírt formai követelményeknek megfelelően írja alá.

Függetlenül attól, hogy analóg vagy digitális, a nemzeti jogszabályok elsősorban azt szabályozzák, hogy egy szerződés alaki követelményhez kötött-e, és ha igen, milyen módon. Ha már áttekintést szerzett erről, és a digitális, időtakarékos út mellett döntött, az eIDAS-rendelet (elektronikus azonosítás, hitelesítés és bizalmi szolgáltatások) érvényes keretrendszerként minden EU/EGK tagállamban alkalmazandó. Ennek a jogi keretnek egész Európában elő kell mozdítania a digitális átalakulást, lehetővé kell tennie az üzleti folyamatokat médiaszakadás nélkül, és meg kell könnyítenie a biztonságos elektronikus folyamatokat a 28 egyes piac között.

Az eIDAS nagy része a biztonságos digitális személyazonosság és a biztonságos elektronikus aláírás kérdéseit szabályozza. Ha tehát – mint fentebb említettük – a nemzeti jog nem zárja ki kifejezetten az elektronikus aláírást, a szerződések aláírása az eIDAS-irányelveknek megfelelően történhet. A rendelet alapvetően háromféle elektronikus aláírást különböztet meg: egyszerű, fokozott és minősített elektronikus aláírást.

Minden gazdasági szereplő számára fontos, hogy jól áttekinthesse a vállalaton belüli szerződéskötési folyamatokat, hogy eldönthesse, melyik aláírási szabvány melyik szerződéskötési folyamathoz a megfelelő.

További részletekért javasoljuk, hogy olvassa el az aláírási szabványokról szóló áttekintő cikkünket. Ezzel a cikkel együtt el tudja majd dönteni, hogy melyik szerződést melyik szabvány szerint kell aláírnia.

Íme egy gyakori gyakorlati példa a jogilag nem érvényes aláírásra:

Példa e-mail: Az e-mailben szövegként végrehajtott határozatokat írásba kell foglalni ahhoz, hogy jogilag érvényesek legyenek. Ez azt jelenti, hogy a szerződést valamennyi félnek írásos aláírással kell ellátnia. Itt gyakran előfordul, hogy a digitális aláírás nem megfelelő. A következő eljárások nem jogilag érvényesek:

• Nyomtatás, aláírás, újbóli beolvasás, küldés (médiaszünet)
  
• Egy aláírás képének elhelyezése az e-mail dokumentumon (egyszerű elektronikus aláírás)

Ebben az esetben csak a minősített elektronikus aláírás lenne a jogilag érvényes módszer.

Következtetés

A digitalizációs offenzívák és a papírmentes ügyintézés új módszerei ellenére meg vagyunk győződve arról, hogy az aláírás mindig is lényeges része lesz mindenféle döntésnek és jóváhagyásnak. Ezért különösen a szakmai szektorban elengedhetetlen, hogy a biztonság és a megfelelőség garantált legyen.

Itt jön a képbe a digitális aláírási platformok, például a sproof sign erőssége: a technikailag összetett folyamatokat a háttérben kezelik. A minősített elektronikus aláíráshoz például csak egyszer kell azonosítania magát. A platform végigvezeti Önt a 10 perces folyamaton.

Exkurzus: Mi az aláírás funkciója?

A tanúsítvány aláírásával a tanúsítvány megörökítési funkciót látja el , amely biztosítja, hogy a nyilatkozat tartósan és olvashatóan dokumentálva legyen, és később felülvizsgálható legyen.

Az azonosítási és ellenőrzési funkció az, hogy a név személyes aláírása felhasználható az aláíróhoz való kapcsolódás megállapítására. Ez a kapcsolat az aláírás összehasonlításával ellenőrizhető.

A hitelesség megerősítésének az a funkciója, hogy aláírással biztosítsa, hogy a nyilatkozat az aláíró személytől származik, és hogy ez később is kötelezően megállapítható legyen.

A kézzel írt aláírás bizonyító funkciót tölt be . Az aláírt dokumentum bizonyítékul szolgálhat a nyilatkozat tartalmára és arra, hogy ki tette azt. Én nem tudok bizonyító funkciót betölteni, mert nem vagyok matematikai program.

A saját kezű aláírás figyelmeztető funkciója, hogy jelzi a nyilatkozat jogilag kötelező jellegét és személyes felelősségét. Az aláíró így védve van a meggondolatlan nyilatkozatok megtételétől.

A véglegesítés funkcióját a kézzel írott aláírás végzi, amely fizikailag lezárja a nyilatkozatot. Fontos megjegyezni, hogy a nyilatkozatnak csak az a része érvényes, amely az aláírást megelőzi, és nem tartalmaz semmilyen későbbi kiegészítést vagy módosítást. Az aláírás arra is használható, hogy megkülönböztesse a nyilatkozatot a tervezettől.

Az ellenőrzési funkció használatával harmadik felek könnyen ellenőrizhetik egy dokumentum vagy okirat tartalmát , amit megkönnyít a megfelelő formai követelmények elfogadása.

*Források:
Az aláírás digitalizálása– WhitePaper
Bachelorthesis Krämer