I dalje postoji zbunjenost: različiti, često vrlo slični pojmovi poput pisanog oblika, pisanja, slobode forme, rukopisa stvaraju zabunu kada je riječ o rukovanju ugovorima. Zbog toga se, nažalost, još uvijek često koriste olovka, papir i nezgrapne poštanske rute kad ima nešto za potpisati.

U ovom članku objašnjavamo za koje slučajeve upotrebe digitalni potpis je 100% pravno valjan i može se jamčiti najviša vrijednost dokaza i sljedivost. Mali “spoiler”: Postoji vrlo malo iznimnih slučajeva kada elektronički potpis nije dopušten. U suprotnom, proces digitalnog potpisa “nadmašuje” analogni potpis u svakom slučaju zbog tehničke nefalsifikabilnosti i najviše dokazne vrijednosti.

Na prvi pogled

Samo vrlo mali broj oblika ugovora isključen je iz elektroničkih potpisa prema nacionalnom zakonu.

… Svi ostali ugovori mogu se digitalno potpisati na pravno valjan način. U tu svrhu, 3 standarda su regulirana u uredbi eIDAS, koja vrijedi diljem Europe .

Većina ugovora podliježe slobodi forme. Ugovorne strane mogu same odabrati (digitalni) standard potpisa.

Ako nacionalni zakoni zahtijevaju pisani oblik, kvalificirani elektronički potpis može u potpunosti zamijeniti ručno pisani potpis.

Osim pravnog okvira, izbor standarda digitalnog potpisa ovisi o individualnoj procjeni opcionalnih rizika ovisno o riziku odgovornosti i opsegu ugovora.

Koja je funkcija ugovora?

U osnovi, to je očito: potpisivanjem ugovora sve uključene strane pristaju na uvjete i obveze navedene u ugovoru. Zaključenje ugovora osigurava da sve strane u ugovoru ispune svoje obveze i da su njihova prava i interesi zaštićeni. Osim toga, potpisani dokument može poslužiti kao dokaz u slučaju sukoba interesa i pomoći da se ostane čvrsto na sudu. Najučinkovitiji način potpisivanja ugovora je digitalno.

Bilo da su analogni ili digitalni: Što znači sloboda oblika u ugovorima?

U europskim zemljama ugovori su općenito valjani bez propisanog obrasca. Stoga ne postoje propisi o načinu na koji ugovori moraju biti potpisani. Na primjer, dopušten je elektronički, pisani ili čak usmeni oblik (usp. § 883 ABG). Na kraju, same ugovorne strane mogu se dogovoriti o određenoj vrsti potpisa.

“U Austriji, ali i u Njemačkoj, načelo slobode forme primjenjuje se prema građanskom pravu. Prema tome, digitalni potpis već zamjenjuje olovku na papiru u mnogim slučajevima.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang odvjetnici u odvjetništvu GmbH

Za neformalne ugovore ne postoje zakonske obveze o načinu potpisivanja, ali se preporučuje oprez u mnogim poslovnim situacijama! Bilo bi pogrešno potpisati važne ugovore koji nisu podložni formalnim zahtjevima s niskim standardom elektroničkog potpisa. Ako postoje ugovori s visokim iznosima pregovora ili visokim rizikom od odgovornosti, važno je osloniti se na visok standard digitalnog potpisa.

Neki ugovori zakonom zahtijevaju pisani oblik

U određenim vrstama ugovora zaštita jedne od ugovornih strana posebno je važna, zbog čega je pisani obrazac zakonski obavezan. Pravno se to naziva pisani oblik. Kako bi se uskladili s pisanim ili pisanim obrascem, zakon zahtijeva rukom potpis obje ugovorne strane. U Austriji je pisani oblik reguliran u § 886 ABGB, u Njemačkoj u § 126 (1) BGB.

Evo dobre vijesti sadržane u zakonu: Prema § 126a BGB (DE), zakonski propisani pisani obrazac može se zamijeniti elektroničkim obrascem, osim ako zakon ne propisuje drugačije. Općenito, uredba o eIDAS-u, koja je na snazi diljem Europe, regulira tehničke i sadržajne zahtjeve za e-potpise od 2016. godine, nadmašujući nacionalne zakone.

Ako je “pisani obrazac” izričito potreban, kvalificirani elektronički potpis (QES) može se koristiti za zakonski usklađeno potpisivanje.

Stoga je važno razumjeti da pojmovi “pisani oblik” ili “pisanje”, koji zapravo podrazumijevaju rukopis i papir, ni na koji način ne isključuju digitalne metode. Digitalni potpis može biti 100% ekvivalentan “rukopisu”.

Wills & Co. U rijetkim slučajevima, dovoljan je samo “mokri potpis”

Za sklapanje ugovora i potpisivanje dokumenata potrebno je ručno pisani potpis samo ako je to izričito (!) zahtijevano zakonskom odredbom ili ugovorom između stranaka.

Osim nekih dokumenata iz zakona o nasljeđivanju poput oporuke (koja mora biti čak i rukom pisana) i nekih drugih javnobilježničkih akata, postoje i istaknuti primjeri vrsta dokumenata, osobito u ljudskim resursima, koji se mogu potpisivati samo rukom.

Primjer je prekid radnog odnosa putem raskida ili ugovora o raskidu § 623 BGB na njemačkom (!) Desno. Nijedan oblik elektroničkog potpisa ne može zamijeniti pisani oblik; jer je elektronički obrazac izričito isključen zakonom prema § 623 BGB.

U mnogim medijima nedavno se kontroverzno raspravljalo o velikom koraku unatrag u njemačkoj politici digitalizacije. Od 1995. godine, poslodavci u Njemačkoj prema Nachweisgesetzu (NachwG) moraju najvažnije ugovorne uvjete zabilježiti u pisanom obliku i predati ih zaposleniku na potpis: Evidenciju o bitnim radnim uvjetima (§2 NachwG). Iako EU Direktiva (eIDAS Uredba) dopušta elektronički prijenos, u Njemačkoj nije dopušteno dokazivati bitne uvjete ugovora u elektroničkom obliku. Čak ni kvalificirani elektronički potpis ne zadovoljava zahtjeve Zakona o verifikaciji.

Naša osobna procjena: Samo je pitanje vremena kada će potrebne digitalizacijske ofenzive, osobito u ljudskim resursima, također pozitivno utjecati na zakonodavstvo i da će Zakon o verifikaciji uskoro ponovno biti prilagođen.

Osim toga, čak i za ovaj poseban slučaj, već postoje “zaobilazna rješenja” za ograničavanje količine papira i vremena potrebnog koliko je moguće te za održavanje medijskih smetnji na minimum. To funkcionira, primjerice, zahvaljujući dodatnim fontovima koji su potpisani analogno u skladu sa zakonom, ali digitalna kopija i dalje se centralno upravlja i pohranjuje u digitalnom arhivu.

Bez rizika: Digitalno potpisivanje i u skladu s potrebnim obrascima

Bez obzira radi li se o analognom ili digitalnom, nacionalno zakonodavstvo prvenstveno regulira je li i kako ugovor podložan formalnom zahtjevu. Kada steknete pregled toga i odlučite se za digitalni, vremenski štedljivi put, eIDAS Uredba (Elektronička identifikacija, autentifikacija i usluge povjerenja) primjenjuje se kao valjani okvir u svim državama članicama EU/EEZ-a. Ovaj pravni okvir imao je za cilj potaknuti digitalnu transformaciju diljem Europe, omogućiti poslovne procese bez medijske diskontinuiteta i omogućiti sigurne elektroničke procese između 28 pojedinačnih tržišta.

Velik dio eIDAS-a regulira teme sigurnog digitalnog identiteta i sigurnog elektroničkog potpisa. Ako, kao što je gore spomenuto, elektronički potpis nije strogo isključen nacionalnim zakonima, ugovori se mogu potpisivati prema smjernicama eIDAS-a. Propis u osnovi razlikuje tri vrste elektroničkih potpisa: jednostavan, napredni i kvalificirani.

Važno je da svi vlasnici poduzeća steknu dobar pregled ugovornih procesa u tvrtki kako bi odlučili koji je standard potpisa pravi za koji proces sklapanja ugovora.

Za detalje preporučujemo da pročitate naš pregledni članak o standardima potpisa. U kombinaciji s ovim člankom, moći ćete odlučiti koje ugovore trebate potpisati prema kojem standardu.

Evo uobičajenog praktičnog primjera za potpis koji nije pravno valjan:

Primjer e-pošte: Odluke koje se donose kao tekst u e-pošti podložne su pisanom obliku kako bi stekle pravnu valjanost. To znači da mora biti priložen pisani potpis svih uključenih strana. Ovdje je često slučaj da nema dovoljno digitalnog potpisivanja. Sljedeći postupci nisu pravno valjani:

• Isprintaj, potpiši, skeniraj ponovno, pošalji (medijski diskontinuitet)
  
• Postavite sliku potpisa na e-mail dokument (Jednostavni elektronički potpis)

Samo kvalificirani elektronički potpis bio bi pravno valjana metoda u ovom slučaju.

Zaključak

Unatoč svim digitalizacijskim napadima i novim metodama zaključivanja transakcija bez papira, uvjereni smo da će potpis uvijek biti ključni dio odluka i odobrenja svih vrsta. Stoga je preduvjet, osobito u profesionalnom sektoru, znati da su sigurnost i usklađenost zajamčeni.

Tu postaje očita snaga digitalnih potpisnih platformi poput sproof signa: tehnički složeni procesi odvijaju se u pozadini. Na primjer, za kvalificirani elektronički potpis, trebate se identificirati samo jednom. Platforma će vas voditi kroz proces koji traje 10 minuta.

Ekskurz: Koja je funkcija potpisa?*

Potpisivanjem dokumenta ispunjava se funkcija perpetuacije , što osigurava da je deklaracija trajno i čitljivo dokumentirana te da se može ponovno pregledati u kasnijem roku.

Funkcija identiteta i verifikacije sastoji se u tome da se osobni potpis imena može koristiti za uspostavljanje veze s osobom potpisnika. Ova se veza može provjeriti usporedbom potpisa.

Funkcija potvrde o autentičnosti je osigurati putem potpisa da izjava potječe od osobe koja je potpisuje te da se to može obvezujuće utvrditi kasnije.

Rukom pisani potpis ispunjava funkciju dokaza . Potpisani dokument može poslužiti kao dokaz sadržaja izjave i tko ju je izdao. Ne mogu pokrenuti funkciju dokaza jer nisam matematički program.

Upozoravajuća funkcija rukom pisanog potpisa je da označava pravno obvezujuću i osobnu odgovornost izjave. Potpisnik je tako zaštićen od nepromišljenih izjava.

Funkcija zatvaranja izvodi se rukom pisanim potpisom, čime se deklaracija prostorno završava. Važno je napomenuti da je valjan samo dio deklaracije koji prethodi potpisu i ne sadrži nikakve naknadne dodatke ili promjene. Deklaracija se također može razlikovati od nacrta potpisom.

Korištenjem funkcije kontrole , treće strane mogu lako provjeriti sadržaj dokumenta ili dokumenta, što je olakšano izdavanjem odgovarajućih formalnih zahtjeva.

*Izvori:
Digitalizacija potpisa – WhitePaper
Preddiplomski rad Krämer