Lähtötilanne ja tavoitteet

Salzburg AG on yksi Itävallan johtavista energia- ja infrastruktuuripalvelujen tarjoajista, ja se on koko alueen elämänlaadun ja taloudellisen vahvuuden kannalta keskeinen tekijä. Tulevaisuuteen suuntautuvan infrastruktuurin jatkuvan laajentamisen rinnalla yritys on myös kehittänyt kunnianhimoa uudistaa edelleen sisäisiä prosesseja kohdennetusti ja luoda uusia digitaalisia palveluja asiakkaille.

Vaikka yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan sähköisen allekirjoituksen ratkaisu oli jo käytössä, päivittäisessä työssä kävi ilmi, että lisäpotentiaalia olisi enemmän joustavuutta, yksinkertaisempia prosesseja , maksimaalinen oikeusturva eurooppalaisessa kontekstissa sekä kestävämpi ja avoimempi kustannusmalli. Samaan aikaan haluttiin mahdollistaa täysin uusia digitaalisia käyttötapoja asiakaspalvelussa – esimerkiksi päästä päähän -prosessien avulla ilman mediajatkumoa, kuten Fastlanen myöhempi käyttöönotto.

Miksi sproof?

• Pois yhdysvaltalaisista ohjelmistoista: Päätös sproofin puolesta oli selkeä sitoumus Euroopan digitaaliseen itsemääräämisoikeuteen.
  
  
• Valtavat kustannussäästöt: Vaihto vähensi huomattavasti vanhan järjestelmän huomattavia lisenssikustannuksia ja mahdollisti budjetin tehokkaamman käytön.
  
  
• Kestävä kehitys mittarina: Siirryttyään eurooppalaiseen sproof-alustaan Salzburg AG on jo säästänyt vuosittain yli 250 000 paperiarkkia lainsäädännön mukaisten digitaalisten allekirjoitusten ansiosta. Kun SEPA-suoraveloitusvaltakirjat käsitellään nyt sproof Fastlaneen kautta , tämä vaikutus moninkertaistuu: yritys voi tulevaisuudessa säästää yli miljoona paperiarkkia.
  
  
• Ketterä kehitys: Tiiviin silmäyhteistyön ansiosta räätälöidyt backlogit ja API-yhteydet (esim. SAP CRM:ään) toteutettiin ennätysajassa.

Muutos: digitaalinen itsemääräämisoikeus Yhdysvaltojen riippuvuuden sijaan.

Vaikka yrityksellä oli jo käytössä suuren yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, vastuuhenkilöt kohtasivat käytännössä valtavia esteitä. Todisteiden säilyttämiseen liittyvät rakenteet, tietojen tallentaminen Euroopan ulkopuolella ja ennen kaikkea “hirvittävät lisenssikustannukset” eivät enää sopineet pitkän aikavälin strategiaan.

Intensiivisen markkinatutkimuksen jälkeen Salzburg AG päätyi valitsemaan sproofin, itävaltalaisen digitaalisten allekirjoitusten ja henkilöllisyyden todentamisen eurooppalaisen alustan, joka on kehitetty tehokkaaksi vaihtoehdoksi yhdysvaltalaisille palveluntarjoajille. Useat tekijät olivat ratkaisevia:

1. Digitaalinen suvereniteetti: GDPR:n täydellinen noudattaminen ja tietojen tallentaminen Euroopassa täyttävät tietosuojaa, vaatimustenmukaisuutta ja digitaalista suvereniteettia koskevat korkeat vaatimukset pitkällä aikavälillä.
   
   
2. Suurin mahdollinen oikeusvarmuus: sproof tarjoaa pätevän sähköisen allekirjoituksen (QES) avulla tarvittavan oikeusvarmuuden kaikentyyppisiin sopimuksiin ja lainsäädännöllisiin vaatimuksiin eurooppalaisessa ympäristössä.
   
   
3. Joustavuus ja ketteryys: Kyky toteuttaa yksittäiset vaatimukset (esim. API-yhteydet SAP CRM:ään) nopeasti ja silmän tasolla.
   
   
4. Läpinäkyvä ja kestävä kustannusmalli: Aiempiin ratkaisuihin verrattuna sproof teki vaikutuksen läpinäkyvällä, skaalautuvalla kustannusmallilla, joka tarjoaa pitkän aikavälin suunnitteluvarmuutta.
   
   
5. Asiakaspalveluun keskittyminen: Matalat kynnykset – asiakkaat voivat allekirjoittaa asiakirjoja rekisteröitymättä, mikä lisää valmistumisprosenttia ja parantaa asiakaskokemusta.
   
   
6. Sertifioitu tietoturva: ISO 27001 -sertifikaatti korostaa sproofin korkeita tietoturvastandardeja ja varmistaa kansainvälisesti tunnustettujen turvallisuusstandardien noudattamisen.
   
   
7. Roolien ja oikeuksien hallinta: hienojakoinen rooli- ja valtuutuskonsepti mahdollistaa käyttöoikeuksien, vastuiden ja hyväksymisprosessien turvallisen hallinnan, mikä on välttämätöntä monimutkaisissa yritys- ja konsernirakenteissa.

“On aina mukavaa, kun voi sanoa: Meillä on eurooppalainen vakaus mukanamme, ja olemme oikeudellisesti turvassa. Se auttaa meitä valtavasti tilintarkastuskysymyksissä.” – Markus Schmidt, IT- ja tietohallintopäällikkö, Salzburg AG.

Nopea SaaS-toteutus ja saumaton API-integraatio

Sproofin tekninen toteutus sujui ongelmitta. SaaS-ratkaisuna alusta otettiin nopeasti käyttöön ja integroitiin vähitellen olemassa oleviin prosesseihin. Vaatimukset priorisoitiin säännöllisissä koordinointikokouksissa ja toteutettiin yhteisessä backlogissa. Integrointi keskusjärjestelmiin, kuten SAP CRM:ään, tapahtui API-yhteyden kautta, jolloin allekirjoitusprosessit voitiin kartoittaa täysin digitaalisesti ja automaattisesti.

“Huomasimme nopeasti, että sproof pystyi toteuttamaan tarvittavat järjestelmämuutokset hyvin nopeasti. Heillä oli aina avoin korva tarpeillemme – ja se oli ratkaiseva tekijä päätöksessämme.” – Roman Wallinger, IT Security & Governance -yksikön päällikkö

Käyttötapaus: sproof Fastlane asiakaspalvelussa

Paperiton SEPA-suoraveloitusvaltuutus on todellinen virstanpylväs yhteistyössä. Integroitu sproof Fastlane mahdollistaa saumattoman työnkulun: asiakkaat skannaavat laskussa olevan koodin, täyttävät valtuutuksen digitaalisesti ja allekirjoittavat sen samassa vaiheessa. Ratkaiseva etu: kirjautumista tai rekisteröitymistä ei tarvita.

SEPA-suoraveloitusvaltuutuksen digitalisointi

1. Hybridiyhteys: Asiakkaat voivat käyttää digitaalista asiakirjaa suoraan paperilaskuissa olevan QR-koodin tai sähköposteissa olevan hyperlinkin avulla.
   
   
2. Virheetön valmistuminen: Tiedot, kuten IBAN, validoidaan jo syötön aikana. Näin säästytään työläiltä uudelleenkäsittelyiltä back office -toimistossa.
   
   
3. Saumaton integraatio: Allekirjoitettu asiakirja tallennetaan automaattisesti CRM-järjestelmään, ja pankkitiedot päivitetään suoraan SAP-järjestelmään.
   
   
4. Täydellinen brändi: Asiakkaiden luottamuksen vahvistamiseksi kaikki viestintä (sähköpostit, todistukset) toteutetaan Salzburg AG:n yritysmuodossa.

“Fastlane-hanke toimii ihanteellisena mallina tuleville sovelluksille. Digitaalisten SEPA-lomakkeiden tarjoaminen tarjoaa asiakkaillemme jo nyt valtavaa lisäarvoa, sillä he voivat valtuuttaa suoraveloituksensa helposti ja mutkattomasti.” – Thomas Oberdorfer, asiakaspalvelupäällikkö, Salzburg AG.

Lisäarvoa Salzburg AG:lle ja asiakkaille

• Digitaalinen asiakaspolku päästä päähän
  
• Merkittävät aika- ja kustannussäästöt back office -toimistoissa.
  
• Skannaus-, tulostus- ja jälkikäsittelykustannusten eliminointi.
  
• Virheiden vähentäminen tarkistettujen tietojen syötön avulla
  
• Täydellinen brändäys Salzburg AG:n ulkoasun ja tunnelman mukaisesti

“Puhumme yli 250 000 sivusta vuodessa, jonka säästämme digitoimalla sproofin avulla.” – Christian Perner, IT-prosessipäällikkö, Salzburg AG.

Näkymät: Matka jatkuu

Salzburg AG suunnittelee jo Fastlaneen liittyvän menestyksen laajentamista kaikkeen asiakasviestintään – tariffimuutoksista uusiin sopimuksiin. Suunnitelmissa on myös EUDI Walletin integrointi – sproof identin kautta – digitaalista henkilöllisyyden todentamista varten (erityisesti televiestintäalalla), jotta asiakaskäynnistä tulisi entistäkin turvallisempi ja yksinkertaisempi.