Sekaannusta esiintyy edelleen: erilaiset, usein hyvin samankaltaiset termit, kuten kirjallinen muoto, kirjallinen muoto, muotovapaus, käsinkirjoitettu muoto, aiheuttavat sekaannusta sopimusten käsittelyssä. Tästä syystä ihmiset turvautuvat valitettavan usein edelleen kynään, paperiin ja hankaliin postituskanaviin, kun on jotain allekirjoitettavaa.

Tässä artikkelissa selitetään, missä käyttötapauksissa digitaalinen allekirjoitus on 100-prosenttisesti oikeudellisesti pätevä ja missä tapauksissa voidaan taata korkein mahdollinen todistusarvo ja jäljitettävyys. Pieni “spoileri”: On vain hyvin harvoja poikkeustapauksia, joissa sähköinen allekirjoitus ei ole sallittu. Muutoin digitaalinen allekirjoitusprosessi “päihittää” analogisen allekirjoituksen kaikissa tapauksissa teknisen väärentämättömyyden ja korkeimman todistusarvon vuoksi.

Yleiskatsaus

Kansallisessa lainsäädännössä sähköinen allekirjoitus on kielletty vain hyvin harvoissa sopimusmuodoissa.

…kaikki muutsopimukset voidaan allekirjoittaa digitaalisesti ja laillisesti. Euroopan laajuisessa eIDAS-asetuksessa säädetään kolmesta standardista.

Useimpiin sopimuksiin sovelletaan muotovapautta. Sopimuspuolet voivat itse valita (digitaalisen) allekirjoitusstandardin.

Jos kansallisessa lainsäädännössä edellytetään kirjallista muotoa, hyväksytty sähköinen allekirjoitus voi korvata käsin kirjoitetun allekirjoituksen 100-prosenttisesti.

Oikeudellisten puite-edellytysten lisäksi digitaalisen allekirjoituksen standardin valintaan liittyy vapaaehtoisten riskien yksilöllinen arviointi vastuuriskin ja sopimusvolyymin mukaan.

Mikä on sopimusten tehtävä?

Periaatteessa se on itsestään selvää: allekirjoittamalla sopimuksen kaikki osapuolet hyväksyvät sopimuksessa esitetyt ehdot ja velvoitteet. Sopimuksen tekemisellä varmistetaan, että kaikki sopimuspuolet täyttävät velvollisuutensa ja että heidän oikeuksiaan ja etujaan suojellaan. Lisäksi allekirjoitettu asiakirja voi toimia todisteena riitatilanteessa ja auttaa puolustautumaan oikeudessa. Tehokkain tapa saattaa sopimukset päätökseen on tehdä se digitaalisesti.

Analoginen tai digitaalinen: mitä muotovapaus tarkoittaa sopimusten kannalta?

Euroopan maissa sopimukset ovat yleensä päteviä ilman määrättyä muotoa. Sopimusten allekirjoitustapaa koskevia säännöksiä ei siis ole. Esimerkiksi sähköinen, kirjallinen tai jopa suullinen muoto on sallittu (ks. ABG:n 883 §). Sopimuspuolet voivat viime kädessä itse sopia tietystä allekirjoitustavasta.

“Itävallassa ja Saksassa sovelletaan yksityisoikeudellista muotovapauden periaatetta. Tämä tarkoittaa, että digitaaliset allekirjoitukset korvaavat jo nyt monissa tapauksissa kynän ja paperin.”

Dr Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Vaikka oikeudellisia vaatimuksia sopimusten allekirjoittamisesta ilman lomaketta ei ole, varovaisuus on suositeltavaa monissa liiketoimintatarkoituksissa! Olisi virhe allekirjoittaa tärkeitä sopimuksia, joihin ei sovelleta mitään muotovaatimuksia, alhaisella sähköisen allekirjoituksen standardilla. Jos on kyse sopimuksista, joihin liittyy suuria neuvottelusummia tai suuri vastuuriski, olisi ehdottomasti käytettävä korkeaa sähköisen allekirjoituksen standardia.

Joissakin sopimuksissa edellytetään kirjallista muotoa lain mukaan

Tietyissä sopimustyypeissä toisen sopimuspuolen suoja on erityisen tärkeä, minkä vuoksi laki edellyttää kirjallista muotoa. Oikeudellisessa mielessä tätä kutsutaan kirjalliseksi muodoksi. Kirjallisen muodon tai kirjallisen muodon täyttäminen edellyttää lain mukaan molempien sopijapuolten omakätistä allekirjoitusta. Itävallassa kirjallisesta muodosta säädetään ABGB:n 886 §:ssä ja Saksassa BGB:n 126 §:n 1 momentissa.

Tässä on hyvä uutinen, joka on kirjattu lakiin: Saksan siviililain (BGB) 126 a §:n mukaan lakisääteinen kirjallinen lomake voidaan korvata sähköisellä lomakkeella, ellei laissa toisin säädetä. Yleisesti ottaen eIDAS-asetuksessa, joka on ollut voimassa kaikkialla Euroopassa vuodesta 2016 lähtien, säädetään sähköisten allekirjoitusten teknisistä ja sisällöllisistä vaatimuksista, ja se on ensisijainen kansallisiin lakeihin nähden.

Jos “kirjallista muotoa” nimenomaisesti vaaditaan, oikeudellisesti yhteensopivaan allekirjoittamiseen voidaan käyttää hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia (QES).

Siksi on tärkeää ymmärtää, että termit “kirjallinen muoto” tai “kirjallinen muoto”, jotka yleensä viittaavat käsinkirjoitukseen ja paperiin, eivät missään tapauksessa sulje pois digitaalisia menetelmiä. Digitaalinen allekirjoitus voi vastata 100-prosenttisesti “käsialaa”.

Wills & Co. Harvoissa tapauksissa riittää pelkkä “märkä allekirjoitus”.

Sopimusten tekemiseen ja asiakirjojen allekirjoittamiseen vaaditaan omakätinen allekirjoitus vain, jos siitä on nimenomaisesti (!) säädetty laissa tai osapuolten välisessä sopimusmääräyksessä.

Joidenkin perintöoikeudellisten asiakirjojen, kuten testamenttien (jotka on jopa kirjoitettava käsin) ja eräiden muiden notaarin laatimien asiakirjojen lisäksi erityisesti henkilöstöhallinnon alalla on joitakin näkyviä esimerkkejä asiakirjatyypeistä, jotka voidaan lain mukaan allekirjoittaa vain käsin.

Esimerkkinä voidaan mainita työsuhteen päättäminen irtisanomisilmoituksella tai irtisanomissopimuksella Saksan (!) lainsäädännön mukaan (BGB:n 623 §). Mikään sähköisen allekirjoituksen muoto ei voi korvata kirjallista muotoa, koska sähköinen muoto on nimenomaisesti suljettu pois laissa BGB:n 623 §:n mukaisesti.

Saksan digitalisaatiopolitiikan merkittävä takaisku on ollut viime aikoina kiistanalaisen keskustelun aiheena monissa tiedotusvälineissä. Vuodesta 1995 lähtien työnantajien on Saksassa pitänyt kirjata tärkeimmät sopimusehdot kirjallisesti ja antaa ne työntekijälle allekirjoitettavaksi Saksan todistuslain (NachwG) mukaisesti: Keskeisten työehtojen kirjaaminen (NachwG 2 §). Vaikka EU:n direktiivi (eIDAS-asetus) sallii sähköisen välittämisen, Saksassa ei ole sallittua toimittaa todisteita keskeisistä sopimusehdoista sähköisessä muodossa. Edes hyväksytty sähköinen allekirjoitus ei täytä todentamislain vaatimuksia.

Henkilökohtainen arviomme: On vain ajan kysymys, milloin erityisesti henkilöstöhallinnossa tarvittavat digitalisointihankkeet vaikuttavat myönteisesti myös lainsäädäntöön, ja todistusaineistoa koskevaa lakia muutetaan jälleen hyvin pian.

Lisäksi tähänkin erityistapaukseen on jo olemassa “kiertoteitä”, joilla voidaan minimoida paperin ja ajan tarve ja pitää tiedotusvälineiden häiriöt mahdollisimman vähäisinä. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäasiakirjojen avulla, jotka allekirjoitetaan lain mukaisesti analogisessa muodossa, mutta joiden digitaalista kopiota hallinnoidaan ja säilytetään keskitetysti digitaaliarkistossa.

Täysin riskitön: allekirjoitus digitaalisesti ja vaadittujen muotovaatimusten mukaisesti.

Riippumatta siitä, onko kyseessä analoginen vai digitaalinen sopimus, kansallisessa lainsäädännössä säännellään ensisijaisesti sitä, sovelletaanko sopimukseen muotovaatimusta ja miten. Kun olet saanut yleiskuvan tästä ja päättänyt valita digitaalisen, aikaa säästävän reitin, eIDAS-asetusta (sähköinen tunnistaminen, todentaminen ja luottamuspalvelut) sovelletaan voimassa olevana kehyksenä kaikissa EU:n jäsenvaltioissa. Tämän oikeudellisen kehyksen pitäisi edistää digitaalista muutosta kaikkialla Euroopassa, mahdollistaa liiketoimintaprosessit ilman mediajatkuvuutta ja helpottaa turvallisia sähköisiä prosesseja 28 yksittäisen markkinan välillä.

Suuri osa eIDAS-järjestelmästä koskee turvattua digitaalista identiteettiä ja turvattuja sähköisiä allekirjoituksia. Jos siis, kuten edellä mainittiin, sähköistä allekirjoitusta ei ole nimenomaisesti suljettu pois kansallisessa lainsäädännössä, sopimukset voidaan allekirjoittaa eIDAS-ohjeiden mukaisesti. Asetuksessa erotetaan periaatteessa kolme erilaista sähköistä allekirjoitusta: yksinkertainen, kehittynyt ja hyväksytty sähköinen allekirjoitus.

Kaikkien talouden toimijoiden on tärkeää saada hyvä yleiskuva yrityksen sopimusprosesseista, jotta he voivat päättää, mikä allekirjoitusstandardi on oikea kuhunkin sopimusprosessiin.

Jos haluat lisätietoja, suosittelemme lukemaan yleiskatsausartikkelimme allekirjoitusstandardeista. Yhdessä tämän artikkelin kanssa voit päättää, mitkä sopimuksistasi kannattaa allekirjoittaa millä standardilla.

Seuraavassa on yleinen käytännön esimerkki oikeudellisesti virheellisestä allekirjoituksesta:

Esimerkkisähköposti: Päätökset, jotka tehdään tekstinä sähköpostissa, on tehtävä kirjallisesti, jotta ne olisivat oikeudellisesti päteviä. Tämä tarkoittaa, että kaikkien sopimuspuolten on allekirjoitettava sopimus kirjallisesti. Tässä tapauksessa digitaaliset allekirjoitukset ovat usein riittämättömiä. Seuraavat menettelyt eivät ole oikeudellisesti päteviä:

• Tulosta, allekirjoita, skannaa uudelleen, lähetä (mediatauko).
  
• Sijoittaa allekirjoituksen kuva sähköpostiasiakirjaan (yksinkertainen sähköinen allekirjoitus).

Vain hyväksytty sähköinen allekirjoitus olisi tässä tapauksessa oikeudellisesti pätevä menetelmä.

Päätelmä

Huolimatta kaikista digitalisointihankkeista ja uusista menetelmistä tehdä liiketoimintaa paperittomasti, olemme vakuuttuneita siitä, että allekirjoitus on aina olennainen osa kaikenlaisia päätöksiä ja hyväksyntöjä. Siksi on välttämätöntä, erityisesti ammattialalla, tietää, että turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus on taattu.

Tässä tulee esiin sproof signin kaltaisten digitaalisten allekirjoitusalustojen vahvuus: teknisesti monimutkaiset prosessit hoidetaan taustalla. Sinun tarvitsee esimerkiksi tunnistautua vain kerran pätevää sähköistä allekirjoitusta varten. Alusta opastaa sinut 10 minuutin prosessin läpi.

Excursus: Mikä on allekirjoituksen tehtävä?

Varmenteen allekirjoittamisella täytetään ikuistamistehtävä, jolla varmistetaan, että ilmoitus on pysyvästi ja luettavasti dokumentoitu ja että sitä voidaan tarkastella myöhemmin.

Identiteetti- ja todentamistoiminto on se, että nimen henkilökohtaisen allekirjoituksen avulla voidaan luoda yhteys allekirjoittajaan. Tämä yhteys voidaan todentaa vertaamalla allekirjoitusta.

Aitousvahvistuksen tehtävänä on varmistaa allekirjoituksella, että ilmoitus on peräisin sen allekirjoittaneelta henkilöltä ja että tämä voidaan sitovasti todeta myös myöhemmin.

Käsin kirjoitettu allekirjoitus täyttää todistustehtävän . Allekirjoitettu asiakirja voi toimia todisteena ilmoituksen sisällöstä ja siitä, kuka sen on tehnyt. En voi täyttää todistustehtävää, koska en ole matemaattinen ohjelma.

Käsinkirjoitetun allekirjoituksen varoitustehtävä on se, että se osoittaa ilmoituksen oikeudellisesti sitovan luonteen ja henkilökohtaisen vastuun. Allekirjoittajaa suojellaan näin harkitsemattomilta lausunnoilta.

Viimeistelytoiminto suoritetaan käsin kirjoitetulla allekirjoituksella, jolla ilmoitus fyysisesti viimeistellään. On tärkeää huomata, että ainoastaan se osa ilmoituksesta, joka edeltää allekirjoitusta ja joka ei sisällä myöhempiä lisäyksiä tai muutoksia, on pätevä. Allekirjoitusta voidaan käyttää myös erottamaan ilmoitus luonnoksesta.

Valvontatoiminnon avulla kolmannet osapuolet voivat helposti tarkistaa asiakirjan tai asiakirjan sisällön , mitä helpottaa vastaavien muodollisten vaatimusten hyväksyminen.

*Lähteet:
Allekirjoituksen digitalisointi– WhitePaper
Bachelorthesis Krämer