Question 1

Kann ich eine digitale Unterschrift ablehnen?

Accepted Answer

Wenn Sie ein Dokument erhalten, das Sie nicht unterschreiben können oder wollen, können Sie die Unterschrift auch ablehnen und eine kurze Begründung anführen.

Question 2

Warum sollten Unternehmen bei elektronischen Signaturen auf europäische Tools setzen?

Accepted Answer

Tools und Plattformen aus Europa haben die Power der US-Tools schon lange erreicht. US-Tools können eine sichere Haltung von sensiblen Daten niemals garantieren. Die Überwachungsgesetze der USA widersprechen den Grundrechten der EU. sproof hat den Hauptsitz in Österreich und hat sich auf höchsten Datenschutz spezialisiert.

Question 3

Ab wann rechnet sich die Einführung der digitalen Signatur?

Accepted Answer

Als Faustregel für die Evaluation einzelner Use Cases rechnen wir damit, dass ein analoger Unterschriftenlauf in etwa 10 min Bearbeitungszeit benötigt. (Werden Signaturen per Postweg eingeholt, dauert eine Freigabe zumeist deutlich länger.)  Bei der Sony DADC, einem namhaften Kunden von sproof, bedeutet dies bei 9350 jährlich signierten Dokumenten eine Einsparung von 292 Personenarbeitstagen. Gegengerechnet mit den Kosten für Integration und Nutzung der Plattform hat sich die Einführung der digitalen Signatur in diesem Beispiel bereits nach 12 Wochen amortisiert.
Natürlich sind es neben den Zeit- bzw. Personalkosten, weitere Ressourcen wie Papierkosten, Druckerkosten, Versandkosten als auch logistische Ressourcen wie Platzbedarf für die Archivierung der Dokumente, welche in dieser Rechnung noch nicht mit eingebunden sind.

Question 4

Wie funktioniert das Signieren mit sproof Sign?

Accepted Answer

Dokumente liegen bei Ihnen am “digitalen Tisch” bzw. in Ihrem digitalen Dashboard, welches Ihnen eine Übersicht über alle Ihre Dokumente gibt. Sie selbst können jetzt entscheiden, mit welchem Signaturstandard (fortgeschritten oder qualifiziert) Sie ein oder mehrere Dokumente signieren möchten. Oder Sie laden andere Personen per Mail ein, das Gleiche für Sie zu tun. Beim Einholen von Unterschriften können Sie zudem den Signaturstandard, die Unterschriftenpositionen uvm. definieren. Sie müssen auf niemanden warten, erinnern automatisch die Signierenden, und können Dokumente im gesetzten Falle mit wenigen Klicks sofort an andere weiterschicken. Kein Scan, kein Weg zum Drucker oder zur Post.

Question 5

Wird das Jahresabo bei sproof automatisch verlängert?

Accepted Answer

Ja, Ihr Abo wird automatisch erneuert.

Question 6

Kann ich eine Reihenfolge festlegen, nach der die Unterschriften eingeholt werden?

Accepted Answer

Ja, direkt beim Einladen kann die Reihenfolge festgelegt werden. Sie können allen Personen gleichzeitig die Möglichkeit zum Unterschreiben geben, mehrere Gruppen definieren oder eine individuelle Reihenfolge festlegen. Sobald alle Personen einer Gruppe unterschrieben haben, wird automatisch die nächste Gruppe eingeladen.

Question 7

Kann man im Team digital signieren?

Accepted Answer

Ja, sproof Sign ist speziell für die Zusammenarbeit in Organisationen optimiert. Die Plattform bietet spezielle Funktionen, um Signatur-Workflows innerhalb von Abteilungen oder mit externen Partnern effizient zu steuern: Zentrale Verwaltung, Dashboards, festgelegte Signatur-Workflows, Stellvertreter-Regelungen & Sichtbarkeiten sowie zentrale Kontingentverwaltung.

Question 8

Was ist eine digitale Signatur?

Accepted Answer

Ein zu unterzeichnendes Dokument wird digital signiert, indem ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck (Hashwert) vom Dokument erstellt und kryptografisch unterschrieben wird. Die Unterschrift kann direkt am digitalen Dokument (PDF) angebracht werden und erlaubt es, die Identität der Unterzeichner*innen festzustellen. Wenn das Dokument danach verändert wird, z.B. durch Ändern des Inhaltes, ist die digitale Signatur nicht mehr gültig, da sich der digitale Fingerabdruck verändert. Dadurch können nachträgliche Änderungen erkannt werden (Integrität).

Question 9

Kann in sproof ein Corporate Branding mit Firmenstempel und Zertifikat eingebunden werden?

Accepted Answer

Ja, wenn Sie Einzeluser oder der Admin Ihres Plans sind (ab Business), haben Sie die Möglichkeit, ein Firmenlogo, Firmenicon bzw. einen Firmenstempel und ein eigenes Zertifikat zu hinterlegen.

Question 10

Können ärztliche Rezepte für Cannabis elektronisch signiert werden?

Accepted Answer

Ja, auch Rezepte für Cannabis können elektronisch signiert werden, sofern die rechtlichen und technischen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. In vielen Ländern und Bundesstaaten, in denen medizinisches Cannabis verschrieben werden kann, gibt es spezifische Vorschriften und Richtlinien, wie diese Rezepte ausgestellt und übermittelt werden können.
Zum 1. April 2024 wurden die Regelungen zur Verschreibung von medizinischem Cannabis in Deutschland geändert: Ärzt:innen können Cannabis zu medizinischen Zwecken nun auf einem &#8220;normalen&#8221; e-Rezept verordnen, ohne dass die Notwendigkeit eines Betäubungsmittelrezeptes (BtM-Rezept) besteht. Somit können e-Rezepte auch elektronisch signiert bzw. auf digitalem Wege den Patient:innen zugestellt werden.   
Die elektronische Signatur ist ein Schlüsselelement, um die Authentizität und Integrität des Rezepts sicherzustellen. Ähnlich wie bei anderen medizinischen Rezepten muss das elektronische Rezept für Cannabis von einem zugelassenen Arzt oder einer zugelassenen medizinischen Fachkraft ausgestellt und digital signiert werden. Die Signatur wird verwendet, um die Identität des ausstellenden Arztes zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Rezept nicht gefälscht oder manipuliert wurde.
Die genauen Anforderungen für die digitale Signatur von Cannabis-Rezepten können je nach Gesetzgebung und den Bestimmungen der jeweiligen Gesundheitsbehörden variieren. Es ist wichtig, dass alle beteiligten Parteien (Ärzte, Apotheken, Patienten) die lokalen Vorschriften genau befolgen, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

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FAQ category: Digital signing