Endiselt valitseb segadus: erinevad, sageli väga sarnased terminid, nagu kirjalik vorm, kirjalik vorm, vormivabadus, käsitsi kirjutatud vorm, tekitavad lepingute käsitlemisel segadust. Seetõttu kasutavad inimesed kahjuks ikka veel sageli pliiatsit, paberit ja tülikat postikanalit, kui on vaja midagi allkirjastada.
Käesolevas artiklis selgitame, millistel kasutusjuhtudel on digitaalallkiri 100% õiguslikult kehtiv ning kõrgeim tõendusväärtus ja jälgitavus on tagatud. Väike “spoiler”: On vaid väga vähe erandlikke juhtumeid, kus elektrooniline allkiri ei ole lubatud. Muul juhul “trumpab” digitaalallkirja protsess igal juhul üle analoogallkirja tehnilise võltsimatuse ja kõrgeima tõendusväärtuse tõttu.
Ülevaade
Ainult väga vähesed lepinguvormid on siseriikliku õigusega elektroonilise allkirja kasutamisest välja jäetud.
…kõik muudlepingud saab digitaalselt allkirjastada õiguslikult kehtivana. Kolm standardit on reguleeritud üleeuroopalises eIDASi määruses.
Enamiku lepingute suhtes kehtib vormivabadus. Lepingupooled võivad ise valida (digitaal)allkirjastamisstandardi.
Kui siseriiklikes õigusaktides nõutakse kirjalikku vormi, võib kvalifitseeritud elektrooniline allkiri asendada omakäelist allkirja 100% ulatuses.
Lisaks õiguslikele raamtingimustele sõltub digitaalallkirja standardi valimine vabatahtlike riskide individuaalsest hindamisest sõltuvalt vastutusriskist ja lepingu mahust.
Milline on lepingute funktsioon?
Põhimõtteliselt on see ilmselge: lepingu allkirjastamisega nõustuvad kõik osapooled lepingus sätestatud tingimustega ja kohustustega. Lepingu sõlmimine tagab, et kõik lepinguosalised täidavad oma kohustusi ning nende õigused ja huvid on kaitstud. Lisaks sellele võib allkirjastatud dokument olla konflikti korral tõendiks ja aidata kohtus seista. Kõige tõhusam viis lepingute sõlmimiseks on seda teha digitaalselt.
Kas analoog või digitaalne: mida tähendab vormivabadus lepingute puhul?
Euroopa riikides kehtivad lepingud üldiselt ilma ettenähtud vormita. Seetõttu puuduvad eeskirjad, mis käsitlevad lepingute allkirjastamise viisi. Näiteks on lubatud elektrooniline, kirjalik või isegi suuline vorm (vt ABG § 883). Lõpuks võivad lepingupooled ise kokku leppida konkreetses allkirjastamisviisis.
“Austrias ja Saksamaal kehtib tsiviilõiguslikult vormivabaduse põhimõte. Sellest tulenevalt asendab digitaalallkiri paljudel juhtudel juba praegu paberile kirjutatud pliiatsi”
Dr Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH
Kuigi puuduvad õiguslikud nõuded, kuidas sõlmida lepinguid, mis ei ole vorminõuetele allutatud, on paljude äritegevuste puhul soovitav olla ettevaatlik! Oleks viga allkirjastada olulisi lepinguid, mille suhtes ei kohaldata vorminõudeid, madala elektroonilise allkirja standardiga. Kui tegemist on suurte läbirääkimiste summade või suure vastutusriskiga lepingutega, tuleks kindlasti kasutada kõrget digitaalallkirja standardit.
Mõned lepingud nõuavad seadusega kirjalikku vormi
Teatud lepinguliikide puhul on ühe lepingupoole kaitse eriti oluline, mistõttu on kirjalik vorm seadusega nõutav. Juriidilises mõttes nimetatakse seda kirjalikuks vormiks. Kirjaliku vormi ehk kirjaliku vormi täitmiseks on seadusega nõutav mõlema lepingupoole omakäeline allkiri. Austrias on kirjalik vorm reguleeritud § 886 ABGB, Saksamaal § 126 lõige 1 BGB.
Siin on hea uudis, mis on seaduses sätestatud: Saksamaa tsiviilseadustiku (BGB) paragrahvi 126a kohaselt võib seadusega ettenähtud kirjaliku vormi asendada elektroonilise vormiga, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti. Üldiselt reguleerib 2016. aastast kogu Euroopas kehtiv eIDAS-määrus e-allkirjade tehnilisi ja sisulisi nõudeid ning on ülimuslik riiklike õigusaktide suhtes.
Kui “kirjalik vorm” on konkreetselt nõutav, võib õiguskohase allkirjastamise puhul kasutada kvalifitseeritud elektroonilist allkirja (QES).
Seetõttu on oluline mõista, et terminid “kirjalik vorm” või “kirjalik vorm”, mis kipuvad tähendama käekirja ja paberit, ei välista mingil juhul digitaalseid meetodeid. Digitaalne allkiri võib olla 100% samaväärne “käekirjaga”.
Wills & Co. Harvadel juhtudel piisab ainult “märjast allkirjast”.
Kirjalik omakäeline allkiri on lepingute sõlmimiseks ja dokumentide allkirjastamiseks nõutav ainult siis, kui see on sõnaselgelt (!) ette nähtud seaduses või poolte vahelises lepingus.
Lisaks mõnedele pärimisõiguslikele dokumentidele, nagu testament (mis peavad olema isegi käsitsi kirjutatud) ja mõnedele muudele notariaalsetele dokumentidele, on eelkõige personalivaldkonnas mõned silmapaistvad näited dokumendiliikidest, mida võib seaduse kohaselt allkirjastada ainult käsitsi.
Üks näide on töösuhte lõpetamine ülesütlemisavalduse või ülesütlemislepingu alusel Saksa (!) õiguse alusel (BGB § 623). Siin ei saa ükski e-allkirja vorm asendada kirjalikku vormi, kuna elektrooniline vorm on seaduse kohaselt § 623 BGB kohaselt sõnaselgelt välistatud.
Saksamaa digitaliseerimispoliitika suur tagasilöök on hiljuti olnud paljudes meediaväljaannetes vastuolulise arutelu teemaks. Alates 1995. aastast peavad tööandjad Saksamaal vastavalt Saksamaa tõendamisseadusele (NachwG) kõige olulisemad lepingutingimused kirjalikult fikseerima ja töötajale allkirjastamiseks üle andma: Töölepingu oluliste tingimuste protokoll (§2 NachwG). Kuigi ELi direktiiv (eIDAS määrus) lubab elektroonilist edastamist, ei ole Saksamaal lubatud esitada tõendit oluliste lepingutingimuste kohta elektroonilisel kujul. Isegi kvalifitseeritud elektrooniline allkiri ei vasta tõendamisseaduses sätestatud nõuetele.
Meie isiklik hinnang: on vaid aja küsimus, millal vajalikud digitaliseerimisalased pealetungid, eelkõige personalitöö valdkonnas, avaldavad positiivset mõju ka seadusandlusele ja tõendamisseadust muudetakse taas väga varsti.
Lisaks sellele on isegi selle erijuhtumi puhul juba olemas “lahendused”, et minimeerida paberimahtu ja ajakulu ning hoida meediakatkestused minimaalsetena. See toimib näiteks tänu täiendavatele dokumentidele, mis allkirjastatakse seaduse kohaselt analoogsel kujul, kuid mille digitaalset koopiat hallatakse ja säilitatakse siiski tsentraalselt digitaalarhiivis.
Täiesti riskivaba: allkirjastage digitaalselt ja vastavalt nõutavatele vorminõuetele.
Sõltumata sellest, kas tegemist on analoog- või digitaallepinguga, reguleerivad siseriiklikud õigusaktid eelkõige seda, kas ja kuidas lepingu suhtes kehtib vorminõue. Kui olete sellest ülevaate saanud ja otsustanud digitaalse, aega säästva tee kasuks, kehtib kõikides ELi/EMÜ liikmesriikides kehtiva raamistikuna eIDAS-määrus (elektrooniline identifitseerimine, autentimine ja usaldusteenused). See õigusraamistik peaks edendama digitaalset ümberkujundamist kogu Euroopas, võimaldama äriprotsesse ilma meediakatkestusteta ja hõlbustama turvalisi elektroonilisi protsesse 28 üksikturu vahel.
Suur osa eIDASist reguleerib turvalise digitaalse identiteedi ja turvaliste elektrooniliste allkirjade küsimusi. Seega, kui, nagu eespool mainitud, ei ole elektrooniline allkiri siseriikliku õigusega selgesõnaliselt välistatud, võib lepinguid allkirjastada vastavalt eIDASi suunistele. Määruses eristatakse põhimõtteliselt kolme liiki elektroonilisi allkirju: lihtsaid, täiustatud ja kvalifitseeritud allkirju.
Kõigi ettevõtjate jaoks on oluline omada head ülevaadet ettevõtte lepinguprotsessidest, et otsustada, milline allkirjastamisstandard millise lepinguprotsessi jaoks on õige.
Täpsema teabe saamiseks soovitame lugeda meie ülevaatlikku artiklit allkirjastamisstandardite kohta. Koos selle artikliga saate otsustada, milliseid lepinguid peaksite millise standardiga allkirjastama.
Siin on tavaline praktiline näide mitteõiguslikult kehtiva allkirja kohta:
Näidis e-kiri: Otsused, mis täidetakse e-kirjaga, peavad olema kirjalikult vormistatud, et olla õiguslikult kehtivad. See tähendab, et kõik lepinguosalised peavad andma kirjaliku allkirja. Sageli on siinkohal nii, et digitaalallkirjad on ebapiisavad. Järgmised menetlused ei ole õiguslikult kehtivad:
- Prindi, allkirjasta, skaneeri uuesti, saada (meediakatkestus)
- Allkirja kujutise paigutamine e-kirja dokumendile (lihtne elektrooniline allkiri)
Ainult kvalifitseeritud elektrooniline allkiri oleks sellisel juhul õiguslikult kehtiv meetod.
Kokkuvõte
Vaatamata mis tahes digitaliseerimisalgatustele ja uutele paberimajandusmeetoditele oleme veendunud, et allkiri on alati oluline osa igasugustest otsustest ja kinnitustest. Seetõttu on eriti ametialases sektoris hädavajalik teada, et turvalisus ja vastavus on tagatud.
Siin tuleb mängu selliste digitaalallkirja platvormide nagu sproof sign tugevus: tehniliselt keerulised protsessid toimuvad taustal. Näiteks peate ennast kvalifitseeritud elektroonilise allkirja saamiseks vaid üks kord identifitseerima. Platvorm juhendab teid läbi 10-minutilise protsessi.
Ekskurss: Mis on allkirja funktsioon?
Sertifikaadi allkirjastamine täidab jäädvustamise funktsiooni, mis tagab, et deklaratsioon on jäädavalt ja loetavalt dokumenteeritud ning seda saab hiljem üle vaadata.
Identifitseerimis- ja kontrollifunktsioon on see, et nime isikliku allkirja abil saab luua seose allakirjutajaga. Seda seost saab kontrollida allkirja võrdlemise teel.
Autentsuse kinnitamise ülesanne on tagada allkirja abil, et deklaratsioon pärineb allakirjutajalt ja et seda saab hiljem ka siduvalt tõendada.
Käsitsi kirjutatud allkiri täidab tõenduslikku funktsiooni. Allkirjastatud dokument võib olla tõendiks deklaratsiooni sisu ja selle kohta, kelle poolt see on tehtud. Ma ei saa täita tõendamisfunktsiooni, sest ma ei ole matemaatiline programm.
Käsitsi kirjutatud allkirja hoiatusfunktsioon seisneb selles, et see näitab deklaratsiooni õiguslikult siduvat iseloomu ja isiklikku vastutust. Allakirjutanu on seega kaitstud läbimõtlematu avalduse tegemise eest.
Lõplikuks vormistamiseks kasutatakse käsitsi kirjutatud allkirja, millega deklaratsioon füüsiliselt lõpetatakse. Oluline on märkida, et kehtiv on ainult see osa deklaratsioonist, mis eelneb allkirjale ja ei sisalda hilisemaid täiendusi või muudatusi. Allkirja saab kasutada ka selleks, et eristada deklaratsiooni eelnõust.
Kontrollifunktsiooni abil saavad kolmandad isikud hõlpsasti kontrollida dokumendi või akti sisu , mida hõlbustab vastavate vorminõuete vastuvõtmine.
*Allikad:
Allkirja digitaliseerimine– WhitePaper
Bachelorthesis Krämer
