Εξακολουθεί να υπάρχει σύγχυση: διαφορετικοί, συχνά πολύ παρόμοιοι, όροι όπως γραπτός τύπος, γραπτή μορφή, ελευθερία του τύπου, χειρόγραφος τύπος προκαλούν σύγχυση κατά το χειρισμό των συμβάσεων. Για το λόγο αυτό, οι άνθρωποι δυστυχώς εξακολουθούν να καταφεύγουν συχνά σε στυλό, χαρτί και δύσκολες ταχυδρομικές οδούς όταν υπάρχει κάτι που πρέπει να υπογραφεί.
Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε για ποιες περιπτώσεις χρήσης η ψηφιακή υπογραφή είναι 100% νομικά έγκυρη και μπορεί να εξασφαλιστεί η υψηλότερη αποδεικτική αξία και ιχνηλασιμότητα. Μικρό “spoiler”: Υπάρχουν πολύ λίγες μόνο εξαιρετικές περιπτώσεις στις οποίες η ηλεκτρονική υπογραφή δεν επιτρέπεται. Κατά τα άλλα, η διαδικασία της ψηφιακής υπογραφής “ξεπερνά” σε κάθε περίπτωση την αναλογική υπογραφή λόγω τεχνικού απαραβίαστου και υψηλότερης αποδεικτικής αξίας.
Με μια ματιά
Πολύ λίγες μόνο μορφές συμβάσεων αποκλείονται από τις ηλεκτρονικές υπογραφές από την εθνική νομοθεσία.
…όλεςοι άλλεςσυμβάσεις μπορούν να υπογραφούν ψηφιακά με νομική ισχύ. Τρία πρότυπα ρυθμίζονται στον πανευρωπαϊκό κανονισμό eIDAS.
Οι περισσότερες συμβάσεις υπόκεινται στην ελευθερία του τύπου. Τα συμβαλλόμενα μέρη μπορούν να επιλέξουν τα ίδια το πρότυπο (ψηφιακής) υπογραφής.
Εάν η εθνική νομοθεσία απαιτεί τον γραπτό τύπο, η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να αντικαταστήσει 100% τη χειρόγραφη υπογραφή.
Εκτός από τους όρους του νομικού πλαισίου, η επιλογή του προτύπου ψηφιακής υπογραφής εξαρτάται από την ατομική αξιολόγηση των προαιρετικών κινδύνων ανάλογα με τον κίνδυνο ευθύνης και τον όγκο της σύμβασης.
Ποια είναι η λειτουργία των συμβάσεων;
Κατ’ αρχήν, είναι προφανές: με την υπογραφή μιας σύμβασης, όλα τα εμπλεκόμενα μέρη συμφωνούν με τους όρους και τις υποχρεώσεις που ορίζονται στη σύμβαση. Η σύναψη μιας σύμβασης διασφαλίζει ότι όλα τα συμβαλλόμενα μέρη εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους και ότι τα δικαιώματα και τα συμφέροντά τους προστατεύονται. Επιπλέον, ένα υπογεγραμμένο έγγραφο μπορεί να χρησιμεύσει ως αποδεικτικό στοιχείο σε περίπτωση σύγκρουσης και να βοηθήσει να σταθεί στο δικαστήριο. Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για την οριστικοποίηση των συμβάσεων είναι να γίνεται ψηφιακά.
Αναλογική ή ψηφιακή: Τι σημαίνει η ελευθερία του τύπου για τις συμβάσεις;
Στις ευρωπαϊκές χώρες, οι συμβάσεις είναι γενικά έγκυρες χωρίς καθορισμένο τύπο. Συνεπώς, δεν υπάρχουν κανονισμοί σχετικά με τον τρόπο υπογραφής των συμβάσεων. Για παράδειγμα, επιτρέπεται ο ηλεκτρονικός, ο γραπτός ή ακόμη και ο προφορικός τύπος (βλ. άρθρο 883 ABG). Σε τελική ανάλυση, τα ίδια τα συμβαλλόμενα μέρη μπορούν να συμφωνήσουν σε έναν συγκεκριμένο τύπο υπογραφής.
“Στην Αυστρία και τη Γερμανία, η αρχή της ελευθερίας του τύπου ισχύει σύμφωνα με το αστικό δίκαιο. Αυτό σημαίνει ότι οι ψηφιακές υπογραφές αντικαθιστούν ήδη το στυλό και το χαρτί σε πολλές περιπτώσεις”
Dr Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH
Αν και δεν υπάρχουν νομικές απαιτήσεις σχετικά με τον τρόπο υπογραφής συμβάσεων που δεν υπόκεινται σε απαιτήσεις μορφής, συνιστάται προσοχή για πολλούς επιχειρηματικούς σκοπούς! Θα ήταν λάθος να υπογράφετε σημαντικές συμφωνίες που δεν υπόκεινται σε τυπικές απαιτήσεις με χαμηλό πρότυπο ηλεκτρονικής υπογραφής. Εάν υπάρχουν συμβάσεις με υψηλά ποσά διαπραγμάτευσης ή υψηλό κίνδυνο ευθύνης, θα πρέπει οπωσδήποτε να χρησιμοποιείται ένα υψηλό πρότυπο ψηφιακής υπογραφής.
Ορισμένες συμβάσεις απαιτούν τη γραπτή μορφή από το νόμο
Για ορισμένους τύπους συμβάσεων, η προστασία ενός από τα συμβαλλόμενα μέρη είναι ιδιαίτερα σημαντική, γι’ αυτό και ο νόμος απαιτεί γραπτό τύπο. Σε νομικούς όρους, αυτό αναφέρεται ως γραπτός τύπος. Για την εκπλήρωση του γραπτού τύπου ή της γραπτής μορφής απαιτείται από το νόμο η ιδιόχειρη υπογραφή και των δύο συμβαλλομένων μερών. Στην Αυστρία, ο γραπτός τύπος ρυθμίζεται στο άρθρο 886 ABGB, στη Γερμανία στο άρθρο 126 παράγραφος 1 BGB.
Ακολουθούν τα καλά νέα που κατοχυρώνονται στο νόμο: Σύμφωνα με το άρθρο 126α του γερμανικού Αστικού Κώδικα (BGB), ο νομικά προβλεπόμενος γραπτός τύπος μπορεί να αντικατασταθεί από τον ηλεκτρονικό τύπο, εκτός εάν ο νόμος ορίζει διαφορετικά. Σε γενικές γραμμές, ο κανονισμός eIDAS, ο οποίος ισχύει σε όλη την Ευρώπη από το 2016, ρυθμίζει τις τεχνικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις περιεχομένου για τις ηλεκτρονικές υπογραφές και υπερισχύει των εθνικών νόμων.
Εάν απαιτείται ρητά ο “γραπτός τύπος”, η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES) μπορεί να χρησιμοποιηθεί για υπογραφή σύμφωνα με το νόμο.
Επομένως, είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι οι όροι “γραπτή μορφή” ή “γραπτή μορφή”, οι οποίοι τείνουν να υπονοούν χειρόγραφο και χαρτί, δεν αποκλείουν σε καμία περίπτωση τις ψηφιακές μεθόδους. Η ψηφιακή υπογραφή μπορεί να είναι 100% ισοδύναμη με τη “χειρόγραφη μορφή”.
Wills & Co. Σε σπάνιες περιπτώσεις, αρκεί μόνο η “υγρή υπογραφή”.
Η ιδιόχειρη γραπτή υπογραφή απαιτείται για τη σύναψη συμβάσεων και την υπογραφή εγγράφων μόνο εάν αυτό προβλέπεται ρητά (!) από διάταξη νόμου ή από συμβατική διάταξη μεταξύ των μερών.
Εκτός από ορισμένα έγγραφα του κληρονομικού δικαίου, όπως οι διαθήκες (που πρέπει να είναι χειρόγραφες) και ορισμένες άλλες συμβολαιογραφικές πράξεις, υπάρχουν ορισμένα εξέχοντα παραδείγματα τύπων εγγράφων, ιδίως στον τομέα των ανθρώπινων πόρων, τα οποία βάσει του νόμου μπορούν να υπογράφονται μόνο χειρόγραφα.
Ένα παράδειγμα είναι ο τερματισμός των εργασιακών σχέσεων με καταγγελία ή συμφωνία καταγγελίας σύμφωνα με το γερμανικό (!) δίκαιο (άρθρο 623 BGB). Καμία μορφή ηλεκτρονικής υπογραφής δεν μπορεί να αντικαταστήσει εδώ τον γραπτό τύπο, καθώς ο ηλεκτρονικός τύπος αποκλείεται ρητά από το νόμο σύμφωνα με το άρθρο 623 BGB.
Ένα σημαντικό πισωγύρισμα στη γερμανική πολιτική ψηφιοποίησης αποτέλεσε πρόσφατα αντικείμενο αμφιλεγόμενης συζήτησης σε πολλά μέσα ενημέρωσης. Από το 1995, οι εργοδότες στη Γερμανία οφείλουν να καταγράφουν εγγράφως τους σημαντικότερους συμβατικούς όρους και να τους παραδίδουν στον εργαζόμενο προς υπογραφή σύμφωνα με τον γερμανικό νόμο περί αποδείξεων (NachwG): Η καταγραφή των ουσιωδών όρων εργασίας (§2 NachwG). Παρόλο που η οδηγία της ΕΕ (κανονισμός eIDAS) επιτρέπει την ηλεκτρονική διαβίβαση, στη Γερμανία δεν επιτρέπεται η παροχή αποδείξεων των ουσιωδών συμβατικών όρων σε ηλεκτρονική μορφή. Ακόμη και μια ειδική ηλεκτρονική υπογραφή δεν πληροί τις απαιτήσεις του νόμου περί ελέγχου.
Η προσωπική μας εκτίμηση: Θα είναι θέμα χρόνου οι αναγκαίες επιθέσεις ψηφιοποίησης, ιδίως στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού, να έχουν θετικό αντίκτυπο και στη νομοθεσία και ο νόμος περί αποδείξεων θα τροποποιηθεί επίσης πολύ σύντομα.
Επιπλέον, ακόμη και για αυτή την ειδική περίπτωση, υπάρχουν ήδη “λύσεις” για την ελαχιστοποίηση της ποσότητας χαρτιού και του απαιτούμενου χρόνου και τη μείωση των διαταραχών των μέσων ενημέρωσης στο ελάχιστο. Αυτό λειτουργεί, για παράδειγμα, χάρη σε πρόσθετα έγγραφα που υπογράφονται σε αναλογική μορφή σύμφωνα με τον νόμο, αλλά ένα ψηφιακό αντίγραφο εξακολουθεί να διαχειρίζεται και να αποθηκεύεται κεντρικά στο ψηφιακό αρχείο.
Εντελώς χωρίς κίνδυνο: υπογράψτε ψηφιακά και σύμφωνα με τις απαιτούμενες τυπικές απαιτήσεις.
Ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για αναλογική ή ψηφιακή σύμβαση, η εθνική νομοθεσία ρυθμίζει πρωτίστως αν και πώς μια σύμβαση υπόκειται σε τύπο. Μόλις αποκτήσετε μια γενική εικόνα και αποφασίσετε υπέρ της ψηφιακής οδού, που εξοικονομεί χρόνο, ο κανονισμός eIDAS (Ηλεκτρονική ταυτοποίηση, πιστοποίηση ταυτότητας και υπηρεσίες εμπιστοσύνης) εφαρμόζεται ως έγκυρο πλαίσιο σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ/ΕΟΚ. Αυτό το νομικό πλαίσιο θα πρέπει να προωθήσει τον ψηφιακό μετασχηματισμό σε ολόκληρη την Ευρώπη, να επιτρέψει επιχειρηματικές διαδικασίες χωρίς ασυνέχεια στα μέσα και να διευκολύνει ασφαλείς ηλεκτρονικές διαδικασίες μεταξύ 28 επιμέρους αγορών.
Ένα μεγάλο μέρος του eIDAS ρυθμίζει τα θέματα της ασφαλούς ψηφιακής ταυτότητας και των ασφαλών ηλεκτρονικών υπογραφών. Έτσι, εάν, όπως προαναφέρθηκε, η ηλεκτρονική υπογραφή δεν αποκλείεται ρητά από την εθνική νομοθεσία, οι συμβάσεις μπορούν να υπογράφονται σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του eIDAS. Ο κανονισμός διακρίνει βασικά μεταξύ τριών τύπων ηλεκτρονικών υπογραφών: απλές, προηγμένες και αναγνωρισμένες.
Είναι σημαντικό για όλους τους επιχειρηματίες να έχουν καλή εικόνα των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων στην εταιρεία, προκειμένου να αποφασίσουν ποιο πρότυπο υπογραφής είναι το κατάλληλο για ποια διαδικασία σύναψης σύμβασης.
Για περισσότερες λεπτομέρειες, συνιστούμε να διαβάσετε το άρθρο μας σχετικά με τα πρότυπα υπογραφής. Σε συνδυασμό με αυτό το άρθρο, θα είστε σε θέση να αποφασίσετε ποιες από τις συμβάσεις σας θα πρέπει να υπογράψετε με ποιο πρότυπο.
Ακολουθεί ένα συνηθισμένο πρακτικό παράδειγμα μη νομικά έγκυρης υπογραφής:
Παράδειγμα e-mail: Οι αποφάσεις που εκτελούνται ως κείμενο σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να είναι γραπτές για να είναι νομικά έγκυρες. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να υπάρχει γραπτή υπογραφή από όλα τα μέρη της σύμβασης. Συχνά εδώ οι ψηφιακές υπογραφές είναι ανεπαρκείς. Οι ακόλουθες διαδικασίες δεν είναι νομικά έγκυρες:
- Εκτύπωση, υπογραφή, εκ νέου σάρωση, αποστολή (διάλειμμα μέσων)
- Τοποθετήστε μια εικόνα υπογραφής στο έγγραφο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (απλή ηλεκτρονική υπογραφή)
Μόνο η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή θα ήταν η νομικά έγκυρη μέθοδος σε αυτή την περίπτωση.
Συμπέρασμα
Παρά τις όποιες επιθέσεις ψηφιοποίησης και τις νέες μεθόδους για τη διεκπεραίωση των εργασιών χωρίς χαρτί, είμαστε πεπεισμένοι ότι η υπογραφή θα αποτελεί πάντα βασικό μέρος των αποφάσεων και των εγκρίσεων κάθε είδους. Συνεπώς, αποτελεί προϋπόθεση, ιδίως στον επαγγελματικό τομέα, να γνωρίζουμε ότι η ασφάλεια και η συμμόρφωση είναι εγγυημένες.
Σε αυτό το σημείο αναδεικνύεται η δύναμη των πλατφορμών ψηφιακής υπογραφής, όπως η sproof sign: οι τεχνικά πολύπλοκες διαδικασίες διεκπεραιώνονται στο παρασκήνιο. Για παράδειγμα, χρειάζεται να ταυτοποιηθείτε μόνο μία φορά για την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Η πλατφόρμα σας καθοδηγεί κατά τη διάρκεια της 10λεπτης διαδικασίας.
Εκδρομή: Ποια είναι η λειτουργία της υπογραφής;
Η υπογραφή ενός πιστοποιητικού εκπληρώνει τη λειτουργία διαιώνισης, η οποία εξασφαλίζει ότι η δήλωση τεκμηριώνεται μόνιμα και ευανάγνωστα και μπορεί να επανεξεταστεί σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
Η λειτουργία της ταυτότητας και της επαλήθευσης είναι ότι η προσωπική υπογραφή του ονόματος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία σύνδεσης με τον υπογράφοντα. Η σύνδεση αυτή μπορεί να επαληθευτεί με τη σύγκριση της υπογραφής.
Η επιβεβαίωση της γνησιότητας έχει ως σκοπό να διασφαλίσει με την υπογραφή ότι η δήλωση προέρχεται από το πρόσωπο που την υπογράφει και ότι αυτό μπορεί επίσης να αποδειχθεί δεσμευτικά σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
Η χειρόγραφη υπογραφή εκπληρώνει αποδεικτική λειτουργία. Ένα έγγραφο που είναι υπογεγραμμένο μπορεί να χρησιμεύσει ως απόδειξη του περιεχομένου μιας δήλωσης και από ποιον έγινε. Δεν μπορώ να εκπληρώσω αποδεικτική λειτουργία επειδή δεν είμαι μαθηματικό πρόγραμμα.
Η προειδοποιητική λειτουργία της ιδιόχειρης υπογραφής είναι ότι υποδηλώνει τη νομική δεσμευτικότητα και την προσωπική ευθύνη της δήλωσης. Ο υπογράφων προστατεύεται έτσι από το να κάνει απερίσκεπτες δηλώσεις.
Η λειτουργία οριστικοποίησης εκτελείται με χειρόγραφη υπογραφή, η οποία ολοκληρώνει φυσικά μια δήλωση. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι μόνο το μέρος της δήλωσης που προηγείται της υπογραφής και δεν περιέχει μεταγενέστερες προσθήκες ή αλλαγές είναι έγκυρο. Η υπογραφή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη διάκριση μιας δήλωσης από ένα σχέδιο.
Με τη χρήση της λειτουργίας ελέγχου, οι τρίτοι μπορούν εύκολα να ελέγχουν το περιεχόμενο ενός εγγράφου ή μιας πράξης, γεγονός που διευκολύνεται από την υιοθέτηση των αντίστοιχων τυπικών απαιτήσεων.
*Πηγές:
Ψηφιοποίηση της υπογραφής– WhitePaper
Bachelorthesis Krämer
