Der er stadig forvirring: Forskellige, ofte meget enslydende, udtryk som skriftlig form, skriftlig form, formfrihed, håndskreven form skaber forvirring, når det gælder håndtering af kontrakter. Derfor tyer folk desværre stadig ofte til pen, papir og besværlige postkanaler, når der er noget, der skal underskrives.

I denne artikel forklarer vi, i hvilke tilfælde den digitale signatur er 100 % juridisk gyldig, og hvor den højeste bevisværdi og sporbarhed kan garanteres. Lille “spoiler”: Der er kun meget få undtagelsestilfælde, hvor den elektroniske signatur ikke er tilladt. Ellers “overtrumfer” den digitale signaturproces den analoge signatur i alle tilfælde på grund af teknisk uforfalskelighed og den højeste bevisværdi.

Et overblik

Kun meget få kontraktformer er udelukket fra elektroniske signaturer i henhold til national lovgivning.

...alle andre kontrakter kan underskrives digitalt med juridisk gyldighed. Tre standarder er reguleret i den europæiske eIDAS-forordning.

De fleste kontrakter er underlagt formfrihed. De kontraherende parter kan selv vælge (digital) signaturstandard.

Hvis national lovgivning kræver skriftlig form, kan den kvalificerede elektroniske signatur erstatte den håndskrevne underskrift 100%.

Ud over de juridiske rammebetingelser er valget af digital signaturstandard underlagt den individuelle vurdering af valgfrie risici afhængigt af ansvarsrisikoen og kontraktvolumen.

Hvad er kontrakternes funktion?

I princippet er det indlysende: Ved at underskrive en kontrakt accepterer alle involverede parter de betingelser og forpligtelser, der er fastsat i kontrakten. Indgåelsen af en kontrakt sikrer, at alle parter i kontrakten opfylder deres forpligtelser, og at deres rettigheder og interesser beskyttes. Desuden kan et underskrevet dokument tjene som bevis i tilfælde af en konflikt og hjælpe med at stå fast i retten. Den mest effektive måde at færdiggøre kontrakter på er at gøre det digitalt.

Hvad enten det er analogt eller digitalt: Hvad betyder formfrihed for kontrakter?

I europæiske lande er kontrakter generelt gyldige uden en foreskrevet form. Der er derfor ingen regler for, hvordan kontrakter skal underskrives. For eksempel er elektronisk, skriftlig eller endda mundtlig form tilladt (jf. § 883 ABG). I sidste ende kan de kontraherende parter selv blive enige om en bestemt type underskrift.

“I Østrig og Tyskland gælder princippet om formfrihed i civilretten. Det betyder, at digitale signaturer allerede erstatter pen og papir i mange tilfælde.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Selvom der ikke er nogen lovkrav til, hvordan man underskriver kontrakter uden en formular, anbefales det at være forsigtig til mange forretningsformål! Det ville være en fejl at underskrive vigtige aftaler, som ikke er underlagt nogen formelle krav, med en lav standard for elektronisk signatur. Hvis der er tale om kontrakter med høje forhandlingssummer eller en høj ansvarsrisiko, bør der absolut anvendes en høj standard for digital signatur.

Nogle kontrakter kræver skriftlig form ved lov

For visse typer af kontrakter er beskyttelsen af en af de kontraherende parter særlig vigtig, og derfor kræver loven en skriftlig form. I juridiske termer kaldes dette for den skriftlige form. For at opfylde den skriftlige form kræves der ifølge loven en håndskreven underskrift fra begge kontraktparter. I Østrig er den skriftlige form reguleret i § 886 ABGB, i Tyskland i § 126 stk. 1 BGB.

Her er de gode nyheder, der er nedfældet i loven: I henhold til § 126a i den tyske borgerlige lovbog (BGB) kan den lovmæssigt foreskrevne skriftlige form erstattes af den elektroniske form, medmindre andet er fastsat ved lov. Generelt regulerer eIDAS-forordningen, som har været i kraft i hele Europa siden 2016, de tekniske og indholdsmæssige krav til e-signaturer og har forrang for national lovgivning.

Hvis der specifikt kræves “skriftlig form”, kan den kvalificerede elektroniske signatur (QES) bruges til lovmedholdelig underskrift.

Det er derfor vigtigt at forstå, at udtrykkene “skriftlig form” eller “skriftlig form”, som har en tendens til at antyde håndskrift og papir, på ingen måde udelukker digitale metoder. Den digitale signatur kan være 100 % ækvivalent med “håndskrift”.

Wills & Co. I sjældne tilfælde er kun en “våd underskrift” tilstrækkelig

En håndskreven underskrift er kun påkrævet ved indgåelse af kontrakter og underskrivelse af dokumenter, hvis dette udtrykkeligt (!) er foreskrevet i en lovbestemmelse eller en kontraktbestemmelse mellem parterne.

Ud over nogle arveretlige dokumenter som testamenter (som endda skal være håndskrevne) og nogle andre notarialdokumenter er der nogle fremtrædende eksempler på dokumenttyper i især HR-sektoren, som ifølge loven kun må underskrives i hånden.

Et eksempel er opsigelse af ansættelsesforhold ved opsigelse eller ophævelsesaftale i henhold til tysk (!) lov (§ 623 BGB). Her kan ingen form for e-signatur erstatte den skriftlige form, da den elektroniske form udtrykkeligt er udelukket ved lov i henhold til § 623 BGB.

Et stort tilbageslag i den tyske digitaliseringspolitik har for nylig været genstand for en kontroversiel diskussion i mange medier. Siden 1995 har arbejdsgivere i Tyskland skullet nedfælde de vigtigste kontraktvilkår skriftligt og overdrage dem til medarbejderen til underskrift i henhold til den tyske lov om bevismateriale (NachwG): Optegnelsen af de væsentlige ansættelsesvilkår (§2 NachwG). Selvom EU-direktivet (eIDAS-forordningen) tillader elektronisk overførsel, er det ikke tilladt i Tyskland at fremlægge bevis for de væsentlige kontraktvilkår i elektronisk form. Selv en kvalificeret elektronisk signatur opfylder ikke kravene i verifikationsloven.

Vores personlige vurdering: Det er kun et spørgsmål om tid, før de nødvendige digitaliseringsoffensiver, især inden for HR, også vil have en positiv indvirkning på lovgivningen, og bevisloven vil også blive ændret igen meget snart.

Selv i dette særlige tilfælde er der desuden allerede “løsninger” til at minimere mængden af papir og den nødvendige tid og holde medieforstyrrelserne på et minimum. Dette fungerer f.eks. takket være yderligere dokumenter, der underskrives i analog form i overensstemmelse med loven, men en digital kopi administreres og opbevares stadig centralt i det digitale arkiv.

Helt risikofrit: underskriv digitalt og i overensstemmelse med de nødvendige formelle krav

Uanset om det er analogt eller digitalt, regulerer den nationale lovgivning primært, om og hvordan en kontrakt er underlagt et formkrav. Når du har fået overblik over dette og besluttet dig for den digitale, tidsbesparende vej, gælder eIDAS-forordningen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) som en gyldig ramme i alle EU/EØS-medlemslande. Denne juridiske ramme skal fremme den digitale transformation i hele Europa, muliggøre forretningsprocesser uden mediebrud og lette sikre elektroniske processer mellem 28 individuelle markeder.

En stor del af eIDAS regulerer spørgsmålene om sikker digital identitet og sikre elektroniske signaturer. Så hvis en elektronisk signatur, som nævnt ovenfor, ikke udtrykkeligt er udelukket af national lovgivning, kan kontrakter underskrives i overensstemmelse med eIDAS-retningslinjerne. Forordningen skelner grundlæggende mellem tre typer af elektroniske signaturer: simple, avancerede og kvalificerede.

Det er vigtigt for alle forretningsdrivende at have et godt overblik over kontraktprocesserne i virksomheden for at kunne beslutte, hvilken signaturstandard der er den rigtige til hvilken kontraktproces.

Hvis du vil have flere detaljer, anbefaler vi, at du læser vores oversigtsartikel om signaturstandarder. I kombination med denne artikel vil du kunne beslutte, hvilke af dine kontrakter du skal underskrive med hvilken standard.

Her er et almindeligt praktisk eksempel på en ikke-juridisk gyldig underskrift:

Eksempel på e-mail: Beslutninger, der udføres som tekst i en e-mail, skal være skriftlige for at være juridisk gyldige. Det betyder, at der skal være en skriftlig underskrift fra alle parter i kontrakten. Her er det ofte tilfældet, at digitale signaturer er utilstrækkelige. Følgende procedurer er ikke juridisk gyldige:

• Udskriv, underskriv, scan igen, send (mediebrud)
  
• Placer et billede af en underskrift på e-maildokumentet (simpel elektronisk underskrift)

Kun den kvalificerede elektroniske signatur ville være den juridisk gyldige metode i dette tilfælde.

Konklusion

På trods af alle digitaliseringsoffensiver og nye metoder til at gøre forretninger papirløse er vi overbeviste om, at underskriften altid vil være en væsentlig del af beslutninger og godkendelser af enhver art. Det er derfor en forudsætning, især i den professionelle sektor, at vide, at sikkerhed og overensstemmelse er garanteret.

Det er her, styrken ved digitale signaturplatforme som sproof sign kommer ind i billedet: De teknisk komplekse processer håndteres i baggrunden. For eksempel behøver du kun at identificere dig én gang for at få en kvalificeret elektronisk signatur. Platformen guider dig gennem den 10 minutter lange proces.

Ekskurs: Hvad er funktionen af en signatur?

Signering af et certifikat opfylder perpetueringsfunktionen, som sikrer, at erklæringen er permanent og læseligt dokumenteret og kan revideres på et senere tidspunkt.

Identitets- og verifikationsfunktionen består i, at navnets personlige signatur kan bruges til at etablere et link til underskriveren. Dette link kan verificeres ved at sammenligne signaturen.

Ægthedsbekræftelsen har til formål ved hjælp af en underskrift at sikre, at erklæringen stammer fra den person, der underskriver den, og at dette også kan fastslås med bindende virkning på et senere tidspunkt.

En håndskreven underskrift har en bevismæssig funktion. Et dokument, der er underskrevet, kan tjene som bevis for indholdet af en erklæring og for, hvem der har afgivet den. Jeg kan ikke udføre en bevisfunktion, fordi jeg ikke er et matematisk program.

Den håndskrevne underskrifts advarselsfunktion er, at den angiver erklæringens juridisk bindende karakter og personlige ansvar. Underskriveren er dermed beskyttet mod at komme med uovervejede udtalelser.

Den afsluttende funktion udføres af en håndskreven underskrift, som fysisk afslutter en erklæring. Det er vigtigt at bemærke, at kun den del af erklæringen, der går forud for underskriften, og som ikke indeholder efterfølgende tilføjelser eller ændringer, er gyldig. Underskriften kan også bruges til at skelne mellem en erklæring og et udkast.

Ved at bruge kontrolfunktionen kan tredjeparter nemt kontrollere indholdet af et dokument eller en handling, hvilket gøres lettere ved at indføre tilsvarende formelle krav.

*Kilder:
Digitalisering af signaturen – WhitePaper
BachelorthesisKrämer