Stále dochází k nejasnostem: různé, často velmi podobné pojmy, jako je písemná forma, písemná forma, volná forma, rukopis, způsobují zmatek při nakládání se smlouvami. Z tohoto důvodu se lidé bohužel stále často uchylují k tužce, papíru a těžkopádným poštovním kanálům, když je třeba něco podepsat.

V tomto článku vysvětlíme, pro které případy použití je digitální podpis 100% právně platný a lze zaručit nejvyšší důkazní hodnotu a dohledatelnost. Malý “spoiler”: Existuje jen velmi málo výjimečných případů, kdy elektronický podpis není povolen. Jinak proces digitálního podpisu “trumfne” analogový podpis ve všech případech díky technické nezfalšovatelnosti a nejvyšší důkazní hodnotě.

Přehledně

Vnitrostátní právní předpisy vylučují elektronický podpis pouze u několika málo smluvních forem .

…všechny ostatnísmlouvy mohou být digitálně podepsány s právní platností. V celoevropském nařízení eIDAS jsou upraveny tři standardy.

Na většinu smluv se vztahuje svoboda formy. Smluvní strany si mohou samy zvolit standard (digitálního) podpisu.

Pokud vnitrostátní právní předpisy vyžadují písemnou formu, může kvalifikovaný elektronický podpis 100% nahradit vlastnoruční podpis.

Kromě právních rámcových podmínek je volba standardu digitálního podpisu podmíněna individuálním posouzením volitelných rizik v závislosti na riziku odpovědnosti a objemu zakázky.

Jaká je funkce smluv?

V zásadě je to zřejmé: podpisem smlouvy všechny zúčastněné strany souhlasí s podmínkami a povinnostmi stanovenými ve smlouvě. Uzavření smlouvy zajišťuje, že všechny smluvní strany plní své povinnosti a že jsou chráněna jejich práva a zájmy. Kromě toho může podepsaný dokument sloužit jako důkaz v případě konfliktu a pomoci obstát u soudu. Nejefektivnějším způsobem, jak uzavřít smlouvu, je uzavřít ji digitálně.

Analogová nebo digitální: Co znamená svoboda formy pro smlouvy?

V evropských zemích jsou smlouvy obecně platné bez předepsané formy. Neexistují proto žádné předpisy týkající se způsobu, jakým musí být smlouvy podepsány. Přípustná je například elektronická, písemná nebo dokonce ústní forma (srov. § 883 ABG). Na konkrétním typu podpisu se nakonec mohou dohodnout i samotné smluvní strany.

“V Rakousku a Německu platí zásada svobody formy podle občanského práva. To znamená, že digitální podpisy již v mnoha případech nahrazují pero a papír.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Ačkoli neexistují žádné právní požadavky na to, jak podepisovat smlouvy bez formuláře, pro mnoho obchodních účelů se doporučuje opatrnost! Bylo by chybou podepisovat důležité smlouvy, na které se nevztahují žádné formální požadavky, nízkým standardem elektronického podpisu. Pokud se jedná o smlouvy s vysokými sjednanými částkami nebo vysokým rizikem odpovědnosti, měl by být rozhodně použit vysoký standard elektronického podpisu.

Některé smlouvy vyžadují ze zákona písemnou formu

U některých typů smluv je ochrana jedné ze smluvních stran obzvláště důležitá, a proto zákon vyžaduje písemnou formu. V právní terminologii se tato forma označuje jako písemná. K naplnění písemné formy neboli písemné podoby je ze zákona vyžadován vlastnoruční podpis obou smluvních stran. V Rakousku je písemná forma upravena v § 886 ABGB, v Německu v § 126 odst. 1 BGB.

Zde je dobrá zpráva zakotvená v zákoně: Podle § 126a občanského zákoníku (BGB) lze zákonem předepsanou písemnou formu nahradit elektronickou formou, pokud zákon nestanoví jinak. Obecně platí, že nařízení eIDAS, které platí v celé Evropě od roku 2016, upravuje technické a obsahové požadavky na elektronické podpisy a má přednost před vnitrostátními právními předpisy.

Pokud je výslovně vyžadována “písemná forma”, lze pro podepsání v souladu s právními předpisy použít kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Je proto důležité si uvědomit, že pojmy “písemná forma” nebo “písemná forma”, které obvykle znamenají rukopis a papír, v žádném případě nevylučují digitální metody. Digitální podpis může být stoprocentně rovnocenný “rukopisu”.

Ve výjimečných případech stačí pouze “mokrý podpis”.

Vlastnoruční podpis je vyžadován při uzavírání smluv a podepisování dokumentů pouze tehdy, pokud je to výslovně (!) předepsáno zákonným ustanovením nebo smluvním ustanovením mezi stranami.

Kromě některých dokumentů z oblasti dědického práva, jako jsou závěti (které musí být dokonce vlastnoručně podepsány) a některé další notářské listiny, existují některé významné příklady typů dokumentů zejména v oblasti lidských zdrojů, které mohou být ze zákona podepsány pouze vlastnoručně.

Příkladem je ukončení pracovního poměru výpovědí nebo dohodou o zrušení pracovního poměru podle německého (!) práva (§ 623 BGB). Žádná forma elektronického podpisu zde nemůže nahradit písemnou formu, neboť elektronická forma je podle § 623 BGB zákonem výslovně vyloučena.

Velký zádrhel v německé politice digitalizace se nedávno stal předmětem kontroverzních diskusí v mnoha médiích. Od roku 1995 musí zaměstnavatelé v Německu zaznamenávat nejdůležitější smluvní podmínky písemně a předávat je zaměstnanci k podpisu v souladu s německým zákonem o evidenci (NachwG): Záznam o podstatných pracovních podmínkách (§ 2 NachwG). Ačkoli směrnice EU (nařízení eIDAS) povoluje elektronické předávání, v Německu není povoleno poskytovat evidenci podstatných smluvních podmínek v elektronické podobě. Ani kvalifikovaný elektronický podpis nesplňuje požadavky zákona o ověřování.

Naše osobní hodnocení: Je jen otázkou času, kdy se nezbytná ofenziva v oblasti digitalizace, zejména v personalistice, pozitivně projeví i v legislativě a zákon o dokazování bude velmi brzy opět novelizován.

Navíc i pro tento zvláštní případ již existují “obchvaty”, které minimalizují množství potřebného papíru a času a omezují narušení médií na minimum. Funguje to například díky dalším dokumentům, které jsou v souladu se zákonem podepsány v analogové podobě, ale digitální kopie je stále spravována a centrálně uložena v digitálním archivu.

Zcela bez rizika: podepisujte digitálně a v souladu s požadovanými formálními požadavky.

Bez ohledu na to, zda se jedná o analogovou nebo digitální smlouvu, vnitrostátní právní předpisy upravují především to, zda a jakým způsobem se na smlouvu vztahuje formální požadavek. Jakmile získáte přehled a rozhodnete se pro digitální cestu, která šetří čas, ve všech členských státech EU/EHS platí jako platný rámec nařízení eIDAS (elektronická identifikace, autentizace a důvěryhodné služby). Tento právní rámec by měl urychlit digitální transformaci v celé Evropě, umožnit obchodní procesy bez mediální diskontinuity a usnadnit bezpečné elektronické procesy mezi 28 jednotlivými trhy.

Velká část systému eIDAS upravuje problematiku bezpečné digitální identity a bezpečných elektronických podpisů. Pokud tedy, jak bylo uvedeno výše, není elektronický podpis vnitrostátním právem výslovně vyloučen, lze smlouvy podepisovat v souladu s pokyny eIDAS. Nařízení v zásadě rozlišuje tři typy elektronických podpisů: jednoduchý, zaručený a kvalifikovaný.

Pro všechny podnikatelské subjekty je důležité mít dobrý přehled o smluvních procesech ve firmě, aby se mohly rozhodnout, která podpisová norma je pro ten který smluvní proces vhodná.

Pro více informací doporučujeme přečíst si náš přehledový článek o podpisových standardech. V kombinaci s tímto článkem se budete moci rozhodnout, které ze svých smluv byste měli podepisovat jakým standardem.

Zde je běžný praktický příklad právně neplatného podpisu:

Příklad e-mailu: Rozhodnutí, která jsou provedena jako text v e-mailu, musí mít písemnou formu, aby byla právně platná. To znamená, že písemný podpis musí připojit všechny strany smlouvy. Často se zde stává, že digitální podpisy jsou nedostatečné. Následující postupy nejsou právně platné:

• Tisk, podpis, opětovné skenování, odeslání (přerušení média)
  
• Umístění obrázku podpisu na e-mailový dokument (jednoduchý elektronický podpis).

Právně platným způsobem by v tomto případě byl pouze kvalifikovaný elektronický podpis.

Závěr

I přes veškeré digitalizační ofenzívy a nové metody bezpapírového podnikání jsme přesvědčeni, že podpis bude vždy nezbytnou součástí rozhodnutí a schvalování všeho druhu. Zejména v profesním sektoru je proto nezbytným předpokladem, aby byla zaručena bezpečnost a shoda.

Zde se projevuje síla platforem pro digitální podpisy, jako je sproof sign: technicky složité procesy jsou řešeny na pozadí. Například pro kvalifikovaný elektronický podpis se stačí identifikovat pouze jednou. Platforma vás provede celým desetiminutovým procesem.

Exkurs: Jaká je funkce podpisu?

Podepsání certifikátu plní funkci perpetuace, která zajišťuje, že prohlášení je trvale a čitelně zdokumentováno a může být později přezkoumáno.

Funkce identifikace a ověřování spočívá v tom, že osobní podpis jména může být použit k vytvoření spojení s podepisující osobou. Toto spojení lze ověřit porovnáním podpisu.

Úkolem potvrzení pravosti je prostřednictvím podpisu zajistit, aby prohlášení pocházelo od osoby, která jej podepsala, a aby to bylo možné závazně prokázat i později.

Vlastnoruční podpis plní důkazní funkci. Podepsaný dokument může sloužit jako důkaz obsahu prohlášení a toho, kdo jej učinil. Nemohu plnit důkazní funkci, protože nejsem matematický program.

Varovná funkce vlastnoručního podpisu spočívá v tom, že vyjadřuje právní závaznost a osobní odpovědnost prohlášení. Podepsaná osoba je tak chráněna před neuváženými prohlášeními.

Funkce finalizace se provádí vlastnoručním podpisem, který fyzicky uzavírá prohlášení. Je důležité si uvědomit, že platná je pouze ta část prohlášení, která předchází podpisu a neobsahuje žádné následné dodatky nebo změny. Podpis může sloužit také k odlišení prohlášení od návrhu.

Pomocí kontrolní funkce mohou třetí strany snadno zkontrolovat obsah dokumentu nebo listiny , což je usnadněno přijetím odpovídajících formálních požadavků.

*Zdroje:
Digitalizace podpisu– Bílá kniha
Bachelorthesis Krämer