Все още съществува объркване: различни, често много сходни термини като писмена форма, писмена форма, свобода на формата, ръкописна форма предизвикват объркване при обработката на договори. Поради тази причина хората за съжаление все още често прибягват до химикал, хартия и тромави пощенски канали, когато трябва да се подпише нещо.

В тази статия обясняваме за кои случаи на употреба цифровият подпис е 100% правно валиден и може да се гарантира най-висока доказателствена стойност и проследимост. Малък “спойлер”: Има само много малко изключителни случаи, в които електронният подпис не е разрешен. В противен случай процесът на цифрово подписване “превъзхожда” аналоговия подпис във всички случаи поради техническата неподправеност и най-високата доказателствена стойност.

Накратко

Само много малко форми на договори са изключени от електронните подписи от националното законодателство.

…всички останалидоговори могат да бъдат подписани с цифров подпис с правна валидност. В общоевропейския регламент за eIDAS са регламентирани три стандарта.

Повечето договори са предмет на свобода на формата. Договарящите се страни могат сами да изберат стандарта за (цифров) подпис.

Ако националното законодателство изисква писмена форма, квалифицираният електронен подпис може да замени 100% саморъчния подпис.

В допълнение към условията на правната рамка изборът на стандарт за цифров подпис зависи от индивидуалната оценка на незадължителните рискове в зависимост от риска от отговорност и обема на договора.

Каква е функцията на договорите?

По принцип това е очевидно: с подписването на договора всички участващи страни се съгласяват с условията и задълженията, посочени в договора. Сключването на договор гарантира, че всички страни по договора изпълняват своите задължения и че техните права и интереси са защитени. Освен това подписаният документ може да послужи като доказателство в случай на конфликт и да помогне да се издържи в съда. Най-ефикасният начин за финализиране на договорите е това да става по цифров път.

Аналогови или цифрови: какво означава свободата на формата за договорите?

В европейските страни договорите обикновено са валидни без предписана форма. Поради това няма разпоредби относно начина на подписване на договорите. Допуска се например електронна, писмена или дори устна форма (вж. член 883 ABG). В крайна сметка самите договарящи се страни могат да се споразумеят за конкретен вид подпис.

“В Австрия и Германия принципът на свобода на формата се прилага в гражданското право. В съответствие с това в много случаи цифровият подпис вече замества химикалката на хартия.”

Д-р Кристиан Цвик
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Въпреки че няма законови изисквания за начина на подписване на договори, които не подлежат на изисквания за форма, за много бизнес цели се препоръчва предпазливост! Би било грешка да се подписват важни договори, които не подлежат на никакви формални изисквания, с нисък стандарт за електронен подпис. Ако има договори с високи суми за договаряне или висок риск от отговорност, определено трябва да се използва висок стандарт за електронен подпис.

Някои договори изискват писмена форма по закон

При някои видове договори защитата на една от договарящите се страни е от особено значение, поради което законът изисква писмена форма. На юридически език тя се нарича писмена форма. За да се изпълни писмената форма или писмената форма, законът изисква саморъчен подпис на двете договарящи се страни. В Австрия писмената форма е уредена в § 886 ABGB, а в Германия – в § 126, ал. 1 BGB.

Ето и добрата новина, залегнала в закона: Съгласно член 126а от Германския граждански кодекс (BGB) законово определената писмена форма може да бъде заменена с електронна форма, освен ако в закона не е предвидено друго. Като цяло Регламентът eIDAS, който е в сила в цяла Европа от 2016 г., урежда техническите изисквания и изискванията за съдържанието на електронните подписи и има предимство пред националните закони.

Ако “писмената форма” е изрично изисквана, QES може да се използва за подписване в съответствие с изискванията на закона.

Ето защо е важно да се разбере, че термините “писмена форма” или “писмена форма”, които обикновено предполагат писане на ръка и на хартия, по никакъв начин не изключват цифровите методи. Цифровият подпис може да бъде 100% еквивалентен на “ръкописния”.

В редки случаи е достатъчен само “мокър подпис”.

Собственоръчен подпис в писмена форма се изисква за сключване на договори и подписване на документи само ако това е изрично (!) предвидено в законова разпоредба или в договорна клауза между страните.

В допълнение към някои документи в областта на наследственото право, като например завещания (които дори трябва да бъдат написани на ръка) и някои други нотариални актове, има някои ярки примери за видове документи, по-специално в сектора на човешките ресурси, които по закон могат да бъдат подписани само на ръка.

Пример за това е прекратяването на трудови правоотношения с предизвестие или споразумение за прекратяване съгласно германското (!) право (член 623 BGB). Тук никаква форма на електронен подпис не може да замени писмената форма, тъй като електронната форма е изрично изключена от закона в съответствие с раздел 623 BGB.

Неотдавна в много медии се обсъждаше един сериозен провал в германската политика в областта на цифровизацията. От 1995 г. насам работодателите в Германия са длъжни да записват най-важните договорни условия в писмена форма и да ги предават на служителя за подпис в съответствие с германския Закон за доказателствата (NachwG): Записването на съществените условия на труд (§2 NachwG). Въпреки че Директивата на ЕС (Регламентът за eIDAS) разрешава електронното предаване, в Германия не е разрешено да се предоставят доказателства за съществените договорни условия в електронна форма. Дори квалифицираният електронен подпис не отговаря на изискванията на Закона за проверката.

Нашата лична оценка: Въпрос на време е необходимите офанзиви в областта на цифровизацията, особено в областта на човешките ресурси, да окажат положително въздействие и върху законодателството и Законът за доказателствата да бъде изменен отново много скоро.

Освен това, дори и за този специален случай вече има “обходни пътища”, които позволяват да се сведе до минимум количеството хартия и необходимото време и да се намалят до минимум прекъсванията на работата на медиите. Това работи, например, благодарение на допълнителни документи, които се подписват в аналогова форма в съответствие със закона, но цифрово копие все пак се управлява и съхранява централно в цифровия архив.

Напълно безрисково: подписвайте цифрово и в съответствие с необходимите формални изисквания

Независимо дали става въпрос за аналогов или цифров договор, националното законодателство урежда преди всичко дали и как даден договор подлежи на формално изискване. След като сте се запознали с това и сте решили да изберете цифровия път, който спестява време, Регламентът eIDAS (Електронна идентификация, удостоверяване на автентичността и удостоверителни услуги) се прилага като валидна рамка във всички държави-членки на ЕС/ЕИО. Тази правна рамка трябва да даде тласък на цифровата трансформация в цяла Европа, да даде възможност за осъществяване на бизнес процеси без прекъсване на медиите и да улесни сигурните електронни процеси между 28 отделни пазара.

Голяма част от eIDAS урежда въпросите на сигурната цифрова идентичност и сигурните електронни подписи. Така че, ако, както беше споменато по-горе, електронният подпис не е изрично изключен от националното законодателство, договорите могат да бъдат подписани в съответствие с насоките на eIDAS. В регламента основно се прави разграничение между три вида електронни подписи: прости, усъвършенствани и квалифицирани.

За всички бизнес оператори е важно да имат добър поглед върху процесите на сключване на договори в компанията, за да решат кой стандарт за подписване е подходящ за даден процес на сключване на договор.

За повече подробности препоръчваме да прочетете нашата обзорна статия за стандартите за подписване. В комбинация с тази статия ще можете да решите кои от договорите си трябва да подпишете с определен стандарт.

Ето един често срещан практически пример за подпис, който не е правно валиден:

Пример за имейл: Решенията, които се изпълняват като текст в електронна поща, трябва да бъдат в писмена форма, за да бъдат правно валидни. Това означава, че всички страни по договора трябва да положат писмен подпис. В този случай често се случва цифровите подписи да са неподходящи. Следните процедури не са правно валидни:

• Отпечатване, подписване, повторно сканиране, изпращане (прекъсване на медията)
  
• Поставяне на изображение на подпис върху документа на електронната поща (обикновен електронен подпис)

В този случай единствено квалифицираният електронен подпис би бил правно валиден метод.

Заключение

Въпреки всички настъпления в областта на цифровизацията и новите методи за безхартиено водене на бизнес, ние сме убедени, че подписът винаги ще бъде съществена част от решенията и одобренията от всякакъв вид. Ето защо е необходимо условие, особено в професионалния сектор, да се знае, че сигурността и съответствието са гарантирани.

Именно тук се проявява силата на платформите за цифров подпис, като sproof sign: технически сложните процеси се обработват във фонов режим. Например, за квалифицирания електронен подпис е необходимо да се идентифицирате само веднъж. Платформата ви превежда през 10-минутния процес.

Екскурс: Каква е функцията на подписа?

Подписването на сертификата изпълнява функцията за увековечаване, която гарантира, че декларацията е трайно и четливо документирана и може да бъде прегледана на по-късна дата.

Функцията за идентификация и проверка се състои в това, че личният подпис на името може да се използва за установяване на връзка с подписващия. Тази връзка може да бъде проверена чрез сравняване на подписа.

Функцията на потвърждаването на автентичността е да гарантира чрез подпис, че декларацията произхожда от лицето, което я е подписало, и че това може да бъде установено с обвързваща сила и на по-късна дата.

Ръкописният подпис изпълнява доказателствена функция. Подписаният документ може да служи като доказателство за съдържанието на декларацията и за това от кого е направена. Аз не мога да изпълнявам доказателствена функция, защото не съм математическа програма.

Предупредителната функция на саморъчния подпис е, че той показва правно обвързващия характер и личната отговорност на декларацията. По този начин подписващият се е защитен от правене на необмислени изявления.

Функцията на финализиране се извършва чрез саморъчен подпис, който физически завършва декларацията. Важно е да се отбележи, че валидна е само частта от декларацията, която предхожда подписа и не съдържа последващи допълнения или промени. Подписът може да се използва и за разграничаване на декларацията от проекта.

С помощта на контролната функция трети страни могат лесно да проверяват съдържанието на даден документ или акт, което се улеснява от приемането на съответните формални изисквания.

*Източници:
Дигитализация на подписа– Бяла книга
Bachelorthesis Krämer